Revisionsprotokollat - Revision af regnskab 2006
Revisionsprotokollat - Revision af regnskab 2006
Børne- og Ungdomsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 15. august 2007
19. Revisionsprotokollat - Revision af regnskab 2006
J.nr. 2007-43119
Børne-
og Ungdomsforvaltningen skal forelægge Revisionsdirektoratets bemærkninger og
anbefalinger for udvalget samt redegøre for påtænkte foranstaltninger i forhold
hertil.
INDSTILLING OG Beslutning
Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU), 1. at udvalget tager Revisionsdirektoratets (RD) bemærkninger og anbefalinger til efterretning 2. at udvalget godkender forvaltningens påtænkte foranstaltninger i forhold hertil Børne- og Ungdomsudvalgets
beslutning i mødet den 15. august 2007 Indstillingen blev godkendt. Majbritt Mamsen (C), Pia Allerslev (V) og Louise Frevert (løsgænger) ønskede følgende tilført til beslutningsprotokollen: "Det er fatalt, at der igen i år er kritiske bemærkninger fra Revisionen. Dog er det positivt, at de fleste bemærkninger skyldes, at forvaltningen er i gang med en genopretningsplan, som endnu ikke er blevet effektueret. Vi vil dog stadigvæk holde et skarpt øje med økonomien." |
Problemstilling
RD har i forbindelse med revisionen af årsregnskab for 2006 afgivet fem bemærkninger og fem anbefalinger til forvaltningen. Revisionsbemærkninger kan "rangordnes" i forhold til hvor graverende RD finder at forholdet er. I den rangordning der bruges i Københavns Kommune anvendes følgende 8 begreber: Påtale, særdeles kritisabelt, kritisabelt, alvorlig kritik, kritik, stærkt beklageligt, beklageligt og utilfredsstillende (hvor utilfredsstillende er mindst graverende).
Løsning
Som følge af den mangelfulde økonomistyring i BUF har forvaltningen
udarbejdet et omfattende reformprogram (forandringsprogrammet), der har som mål
at styrke forvaltningens økonomistyring betydeligt. Programmet blev igangsat i
efteråret 2006, og forventes at løse de problemstillinger, der rejses af RD i
bemærkningerne og anbefalingerne, i løbet af 2007. Nedenfor kan RDs
bemærkninger og BUFs kommentarer læses i en forkortet udgave. I bilag 3 findes
den uforkortede udgave.
Revisionsbemærkninger
1. RD
finder det kritisk, at ledelsen har udarbejdet en begrænset
regnskabserklæring om regnskabets fuldstændighed på væsentlige områder. BUF tager bemærkningen til efterretning, og
vil for regnskabsåret 2007 udarbejde en fuldstændig regnskabserklæring.
2. RD
formulerer en alvorlig kritik af, at BUF ikke har forelagt
afstemte/specificerede statusposter. Der er usikkerhed om, hvorvidt regnskabet
for 2007 vil blive påvirket af poster fra tidligere år og dermed om
overholdelsen af bevillingerne. BUF tager
bemærkningen til efterretning, og vil i 2007 tilse at alle statusposter bliver
gennemgået. Indsatsen er endvidere højt prioriteret i forandringsprogrammet.
3. RD
skal kraftigt
påtale, at BUU ikke har formået at sikre en tilfredsstillende
økonomistyring. Den mangelfulde styring har medført et stigende merforbrug i de
seneste 3 år på i alt 464,2 mio. kr., heraf alene 285,1 mio. kr. i 2006. BUF tager bemærkningen til efterretning. Et
af Forandringsprogrammets primære formål i økonomisporet er at styrke
forvaltningens økonomistyring, og arbejdet med genopretningen har været i gang
siden efteråret 2006. Der er gennemført væsentlige besparelser i 2007 med
henblik på at opnå økonomisk balance i BUUs økonomi, og der rapporteres
månedlig til BUU og Økonomiudvalget om fremdriften i genopretningen af udvalgets
økonomi. Arbejdet følges og bistås i visse delprojekter af revisionsfirmaet
Deloitte.
4. RD
finder det beklageligt, at BUU ikke har søgt Borgerrepræsentationen om en
tillægsbevilling til at foretage tilbagebetaling af fritidshjemstakster samt
til at afholde forskellige typer af udgifter til løn og IT. BUF tager bemærkningen til efterretning, og
anerkender, at der burde der have været rejst indstillinger om ansøgning af
bevilling af tillægsbevillinger.
5. RD finder det utilfredsstillende, at regnskabsforklaringerne er uklare som følge af mange budget- og bogføringsfejl og ikke har hvilet på en fyldestgørende dokumentation for det korrigerede budget i form af vedtaget budget, ombrydninger og tillægsbevillinger. BUF er enig med RD. Forvaltningen prioriterede i foråret 2007at der i perioden frem til og med sommerferien blev "ryddet op" i forhold til fejl på lønfejlkontoen og generelt blev sikret, at fejlbogføringer minimeres.
Anbefalinger
1. RD anbefaler, at forvaltningen, af hensyn til forretningsgangenes betydning for understøttelsen af BUFs samlede nye økonomistyringsmodel, udarbejder en konkret aktivitets- og tidsplan for ajourføring af forretningsgangskonceptet. Forvaltningen tilslutter sig RDs anbefaling. Det er en særskilt del af forandringsprogrammet, at der planlægges en ajourføring af forretningsgangskonceptet for BUFs område.
2. RD anbefaler, at der udarbejdes en beskrivelse af forretningsgangen for tilsyn med de decentrale enheder. Endvidere anbefales det, at der sker en fremrykning af rapporteringen af resultatet af distrikternes udførte eftersyn til Regnskabsafdelingen, så der kan ske en koordinering af erfaringer og iværksættes eventuelle nødvendige initiativer. Vi skal samtidig bede om en underretning, når eftersynene for 2006 er behandlet i Regnskabsafdelingen, herunder hvilke resultater og tiltag eftersynsvirksomheden har givet anledning til. Forvaltningen tilslutter sig direktoratets anbefaling. For 2006 er tilsynene blevet udført af distriktskontorerne, men der er ikke blevet foretaget en opsamling af resultater og tiltag vedr. kasseeftersyn i den centrale regnskabsafdeling. Dette vil blive bragt i orden for 2007. For så vidt angår tilsyn med de decentrale enheder i forbindelse med den øgede grad af økonomisk decentralisering, arbejdes der i en projektgruppe under forandringsprogrammet på, at udarbejde forretningsgange og et analysekoncept til vurdering af økonomien i de decentrale enheders økonomi.
3. RD
anbefaler, at BUF sikrer, at der fremover foretages rapportering af de
foreskrevne økonomioplysninger til brug for de obligatoriske oversigter til
kommunens samlede regnskab. Forvaltningen
anerkender, at det i højere grad bør sikres, at alle relevante oplysninger
bliver indarbejdet i de obligatoriske oversigter, og at forvaltningen i det
omfang der til den enkelte oversigt ikke er noget at rapportere, at dette
bliver noteret.
4. RD
anbefaler, at der i forbindelse med omdannelsen af fonden (DKO) i en bevillingsmæssig
forankring tages stilling til afvikling af kommunens betydelige mellemværende
med DKO. Forvaltningen tilslutter sig RDs anbefaling. Der har været afholdt møde
med BUFs advokat med henblik på, at de afholdte merudgifter indgår i DKO's
åbningsbalance, når denne oprettes som fond. Når denne afklaring foreligger,
vil der blive taget endeligt stilling til afvikling af kommunens mellemværende
med DKO.
5. RD
anbefaler, at reglerne for anvisning og attestation følges, og at det overvejes
at udarbejde regler i overensstemmelse med integreret anvisning. Forvaltningen
anerkender, at reglerne for anvisning og attestation følges. Forvaltningen har
afventet implementeringen af Workflow i KØR, hvor af anvisning og attestation
af elektroniske regninger defineret via den enkelte medarbejders autorisation i
KØR. Implementeringen af Workflow i KØR har været forsinket, men forventes
implementeret i løbet af efteråret 2007.
Økonomi
-
Videre proces
RD udarbejder – på baggrund af beslutningsprotokollen – samlet revisionsberetning for Københavns Kommune.
Bilag
1. Følgebrev fra Revisionsdirektoratet 11. juni 2007
2. Årsrevisionsprotokollat nr. 6/2006 til Børne- og Ungdomsudvalget vedrørende Børne- og Ungdomsforvaltningen – Revision af regnskab 2006 af 11. juli 2007
3. Børne- og Ungdomsforvaltningens kommentarer til Revisionsprotokollatet nr. 6/2006 vedrørende Revisionen af regnskab 2006
Else Sommer Georg Bartholdy