B-sag: Annullering af "Samlokaliseringscase II" – FÆLLESINDSTILLING BIF, BUF, SOF og ØKF

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen, Socialforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget, Socialudvalget, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget og Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler:

1. at den udestående del af Samlokaliseringscase II, og de deri forudsatte effektiviseringer for hvert af de respektive udvalg fra 2027 og fremefter, annulleres, jf. tabel 2.

2. at de øvrige økonomiske konsekvenser af annulleringen, for hvert af de respektive udvalg, godkendes, jf. bilag 2.

Børne- og Ungdomsforvaltningen, Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget, Socialudvalget og Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler:

3. at der gives en anlægsbevilling på i alt 5,2 mio. kr. i 2024 og 2025 til et optimeringsprojekt på Gammel Køge Landevej 1-3, anlægsbevillingen finansieres af overskydende midler i forbindelse med annullering af casen.

Problemstilling

I budget 2021 godkendte aftaleparterne en tværgående investeringscase for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen om samlokalisering af en række administrative enheder, bl.a. i Ottiliahus (Ottiliavej 1-3) i Valby. Casen indebar omplacering af en række enheder med effektiviseringer til følge samt frasalg af tre ejendomme og opsigelse af tre tredjemandslejemål. Dele af casen er blevet implementeret. Imidlertid har væsentlige forudsætninger for gennemførelsen af de udestående dele af casen ændret sig.

Det drejer sig især om en central ejendom i casen, Ottiliahus, hvor der var forudsat samlokalisering af en række enheder. Imidlertid besluttede Borgerrepræsentationen 5. maj 2022 at benytte Ottiliahus til indkvartering af fordrevne ukrainere. Særloven ift. de ukrainske fordrevne er efterfølgende foreløbigt blevet forlænget til marts 2025, hvilket medfører, at Ottiliahus fortsat ikke kan anvendes som forudsat i casen.

Der er også sket ændringer i forudsætningen vedr. en anden ejendom i casen, Annexstræde 2-4. Annexstræde 2-4 kan ikke frigøres som planlagt til Socialforvaltningens specialafdeling, som var planlagt at skulle flytte fra Forchhammersvej 18 i 2026, når biblioteket fra Annexstræde 2-4 skulle flytte til det nye bibliotek på Toftegårds Plads. Rokaden er imidlertid forsinket til tidligst 2028-2029.

Samtidig er der besluttet nye investeringscases i Overførselssagen 2023/2024 på Beskæftigelses- og Integrations- og Socialforvaltningens områder, som vedrører nogle af de enheder, der indgår i den udestående del af Samlokaliseringscase II.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med forvaltningerne på den baggrund genbesøgt casen og vurderer, at det ikke længere er muligt at gennemføre casen som forudsat. Derfor indstiller forvaltningerne, at den udestående del af casen annulleres.

Løsning

Annullering af projektet og opgørelse af økonomi
Annulleringen af de udestående dele af Samlokaliseringscase II vil resultere i en tilbagebetaling til kassen på 12,6 mio. kr., jf. tabel 1.

De samlede udgifter til annullering af casen på 265 mio. kr. vil blive finansieret af de resterende projektmidler på 273 mio. kr. i Økonomiforvaltningen. De overskydende projektmidler i Økonomiforvaltningen på 7,9 mio. kr. vil blive annulleret.  De resterende projektmidler i Beskæftigelse- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen, med hhv. 1,4 mio. kr., 0,9 mio.kr. og 2,3 mio. kr., og i alt 4,6 mio. kr., vil blive annulleret.

Finansieringen af casen i Budget 2021 bestod primært af forventede indtægter fra salg af tre ejendomme samt Investeringspuljemidler og dertil et bidrag fra KEJDs styringsmodel for vedligehold. Derudover blev udskydelsen af casen i augustindstillingen for Budget 2023, som følge af beslutningen om at anvende Ottiliahus til indkvartering af ukrainske fordrevne, mellemfinansieret af kassen. Ved en annullering af den udestående del af Samlokaliseringscase II vil indtægtskravet for de forudsatte salgsindtægter blive annulleret, og herudover tilbageføres midler til styringsmodel for vedligehold samt midler fra augustindstillingen for budget 2023 til kassen.  

 Tabel 1. Opgørelse af projektets økonomi ved annullering af den udestående del af Samlokaliseringscase II (1.000 kr.)

Der vil fortsat være udgifter i casen i 2024 for 13,4 mio. kr. på service til tomgangsleje, udgifter til indflytning og lukning af et lager mv. i forbindelse med lukning af casen. Midlerne finansieres af casen, og servicemåltal håndteres ved at udskyde generelle vedligeholdelsesmidler i KEJD fra 2024-2025.

Udover udgifterne i 2024 er der brugt 31,7 mio. kr. på den eksekverede del af casen til og med 2023. Midlerne er brugt på indretning og flytning forbundet med omplaceringerne (jf. bilag 1), planlægning af Ottiliahus og projektledelse i forvaltningerne. Hertil har der været interne udgifter til tomgang. Den eksekverede del af casen har samlet medført en årlig effektivisering på 2,9 mio. kr.

Som en del af annulleringen af den udestående del af Samlokaliseringscase II, er der med indstillingen lagt op til at gennemføre et mindre optimeringsprojekt på Gammel Køge Landevej 1-3, hvor Socialforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen har stadigt større udfordringer ift. størrelse og indretning af deres lejemål. Forvaltningerne må for nuværende blive i lejemålene, da omplaceringen til Ottiliahus ikke kan finde sted. Projektet vil omfatte optimering af det eksisterende lejemål til aktivitetsbaseret indretning, herunder mindre istandsættelser og vil have udgifter på 1,5 mio. kr. i anlæg i 2024 og 3,7 mio. kr. i anlæg i 2025.

Annullering af effektiviseringer fra 2027 og frem
Med annulleringen af den udestående del af casen annulleres også en række effektiviseringer i forvaltningerne, som skulle være realiseret fra 2027 og frem, på varigt 8,2 mio. kr. fra 2029, jf. I tabel 2.  

Tabel 2. Effektiviseringer der tilbagerulles ved annullering af casen (1.000 kr.)

Ved en annullering af den udestående del af casen vil effektiviseringerne for den del ikke længere blive realiseret, da de omplaceringer af enheder, som medførte effektiviseringerne, ikke længere vil blive gennemført. Overblik over gennemførte og udestående omplaceringer fremgår af bilag 1.

Som det fremgår af tabel 2, er effektiviseringerne i den udestående del af Samlokaliseringscase II først indarbejdet fra 2027 og frem i forvaltningernes budgetter, og udgør varigt 8,2 mio. kr. i 2029 og frem. Forvaltningerne skal dermed finde nye effektiviseringer til at indfri deres effektiviseringsmåltal fra 2027 og frem.

Socialforvaltningens og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens nye investeringscases fra Overførselssagen 2023/2024 kan bidrage til at indfri forvaltningernes effektiviseringsmåltal fremadrettet. Da de nye investeringscases vedrører enheder, der også indgår i den udestående del af Samlokaliseringscase II, er annulleringen af den udestående del af Samlokaliseringscase II en forudsætning for indfrielsen af de nye investeringscases.

Konsekvenser for de kommunale ejendomme i casen
Ved annullering af den udestående del af Samlokaliseringscase II vil det indarbejdede indtægtskrav på forudsatte salgsindtægter fra tre ejendomme på i alt 226 mio. kr. (Ørnevej 53-55, Forchhammersvej 18 og Gamle Vasbygade 49) blive annulleret. Annulleringen af indtægtskravet finansieres af uforbrugte midler i casen.

Forchhammersvej 18 huser for nuværende Socialforvaltningens Speccialenhed Forchammersvej og enkelte lejligheder til ukrainske fordrevne. Socialforvaltningen fraflytter, med en ny investeringscase til Overførselssagen 2023/2024, ejendommen fra 2025. Ejendommen blev med Samlokaliseringscase II indstillet til salg, da ejendommen har ringe funktionalitet ift. kommunale behov og betydelige lokalplansmæssige begrænsninger. Ved annullering af den udestående del af casen vil Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne genbesøge, om ejendommen kan aktiveres til kommunale formål. Er det ikke tilfældet, vil ejendommen indstilles til salg med godkendelse i ØU og BR.

Gamle Vasbygade 49 huser for nuværende Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens Center for Afklaring og Beskæftigelse, som fraflytter ejendommen i foråret 2024. Det er i overførselssagen 2023/2024 besluttet, at ejendommen herefter skal huse ukrainske fordrevne.

Ørnevej 53-55 huser indtil maj 2024 Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, hvorefter ejendommen er i tomgang. Ejendommen indgår i arealplan for plejeboliger som løsning på 140 plejeboliger med forventet ibrugtagning i 2029. Økonomiforvaltningen vil arbejde videre med udbud af ejendommen til et alment selskab mhp. opførelse af plejeboliger. Salg af ejendomme indstilles særskilt til godkendelse i ØU og BR.

Den sidste del af ejendommen kommer i tomgang fra maj og august 2024, og dermed vil hele ejendommen potentielt være i tomgang i 2025. Tomgangen vedrørende 2024 dækkes af de afsatte midler til nedlukning. Ørnevej har en årlig udgift på tomgangsleje på 16 mio. kr. Økonomiforvaltningen vil i budgetforslag 2025 indarbejde det nødvendige måltal efter 2024 til håndtering af reservationsleje samt vurdere et eventuelt behov for også at afsætte finansiering hertil.

Annexstræde 2-4 og Ottiliahus (Otilliavej 1-3) er begge kommunale ejendomme, som på sigt forventes at blive ledige. Økonomiforvaltningen vil efter sædvanlig procedure, og i samarbejde med forvaltningerne, tage stilling til fremtidig anvendelse for ejendommene, når tidsperspektivet er kendt.

Økonomi

De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af annullering af den resterende del af Samlokaliseringscase II fremgår af Bilag 2. Den samlede annullering på service indeholder, udover nettoeffektiviseringer (tabel 2), en annullering af finansieringen af ejendommenes indtægtskrav og den oprindelige udskydelse af Ottiliahus. I tabel 3 fremgår en opsummering af de bevillingsmæssige konsekvenser for de enkelte udvalg.

Udgifter i casen i 2024 på 13,4 mio. kr., samt overførsel af merforbrug på 0,6 mio. kr. i casen i 2023, afholdes på service, og måltal håndteres ved at udskyde i alt 14 mio. kr. i generelle vedligeholdelsesmidler i KEJD fra 2024-2025. Det mindre optimeringsprojekt på Gammel Køge Landevej 1-3 på 1,5 mio. kr. i 2024 og 3,7 mio. kr. i 2025 finansieres af casen, og måltallet håndteres af Økonomiforvaltningens resterende anlægsmåltal i casen. jf. tabel 3. Der afsættes i alt 5,2 mio. kr. på anlæg til det mindre optimeringsprojekt på Gammel Køge Landevej, jf. tabel 4

Tabel 3: Samlet bevillingstabel vedr. lukning af samlokaliseringscase II

*For 2024 vedrører reduktionen alene finansiering, hvilket indebærer, at der ikke afgives måltal for hver enkelt forvaltning.

Med indstillingen frigives en anlægsbevilling til optimering af Gammel Køge Landevej, herunder aktivitetsbaseret indretning og mindre istandsættelser, for at kunne imødekomme udfordringer ift. størrelse og indretning af lejemål for Socialforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen, jf. tabel 4.

Tabel 4. Anlægsbevillinger - frigivelse af anlægsmidler

Videre proces

Ved godkendelse af indstillingen igangsættes annullering af den udestående del af Samlokaliseringscase II og gennemførelse af projektet Gl. Køge Landevej 1-3 igangsættes.

Henrik Lund          Tobias Børner Stax          Mikkel Bøje          Søren Hartmann Hede