Børne- og Ungdomsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 14. november 2007

 

 

2.      Økonomisk genopretning - månedlig afrapportering oktober  J.nr. 2006-3866

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalgets og Økonomiudvalgets efterretning som følge af Borgerrepræsentationens beslutning herom (BR 678/06).

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, 1.                  at tage statusrapporten for oktober til efterretning, 2.                  at Børne- og Ungdomsforvaltningen frem til næste statusrapportering styrker indsatserne vedrørende den decentrale økonomistyring, der fortsat er forsinket, 3.                  at Børne- og Ungdomsforvaltningen fortsat har fokus på ressourcesituationen med henblik på, dels at færdiggøre de igangværende projekter, dels at sikre en stabil drift frem mod regnskabet, 4.                  at Børne- og Ungdomsforvaltningen til stadighed arbejder på at reducere usikkerhederne i prognoseresultatet med henblik på, at en vurdering heraf kan indgå i Deloittes fremlæggelse på udvalgsmøderne i december, 5.                  at tage til efterretning, at næste rapportering vil indeholde en uddybende gennemgang af budget 2008 på bevillingsområder. Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 14. november 2007 Indstillingen blev godkendt.

 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) på mødet den 14. december 2006 og besluttede samtidigt, at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapportering på arbejdet fra januar 2007. Statusrapporten pr. oktober 2007 gives her.

Løsning

Revisionsfirmaet Deloitte har i deres statusrapport for oktober vurderet 3 emner i relation til genopretningsplanen for BUFs økonomi: Genopretningsplan, regnskabsprognosen for oktober og økonomisk balance. Sammenfatningen af Deloittes statusrapport fremgår af bilag 1, mens den fulde rapport fremgår af bilag 2.

Genopretningsplan (økonomistyring)

Deloitte vurderer, at 11 af 18 indsatsområder udviser en tilfredsstillende fremdrift, mens de resterende 7 indsatsområder udviser en mindre tilfredsstillende fremdrift. Samlet set må fremdriften i genopretningsplanen i forhold til august måneds rapportering siges at være mindre tilfredsstillende. Den samlede status fremgår af bilag 3.

Deloitte fremhæver særligt tre områder, hvor fremdriften har været mindre tilfredsstillende:

·        Understøttelsen af decentrale økonomistyring, da fremdriften i forhold til de opstillede milepæle er væsentligt forsinket.

·        Afstemningen af statusposter, som ligeledes er ramt af forsinkelser, fordi der har manglet den fornødne dokumentation for at kunne afvikle lønkonti

·        Ressourcesituationen i BUF, da den skaber risiko for, at indsatsområderne i genopretningsplanen ikke kan overholdes. På den baggrund kan det blive nødvendigt at foretage en prioritering iblandt de igangværende indsatser.

Regnskabsprognose for oktober

Oktober-prognosen viser et samlet mindreforbrug på driften på knap 57 mio. kr. – mod et mindreforbrug på 152 mio. kr. i august-prognosen. Det er Deloittes overordnede vurdering, at der i forhold til august-prognosen er gennemført en mere grundig analyse af forbruget, som er medvirkende til at kvalitetssikre prognosen for oktober.

Ændringen skyldes bl.a.:

·        I forhold til oprydning i statuskonti er der sket væsentlige fremskridt i perioden, hvilket har mindsket prognosens usikkerhed på dette bevillingsområde.

·        På specialområdet er der foretaget en samlet gennemgang og registrering af det eksisterende og forventede køb og salg af pladser.

·        Der er indregnet forventelige huslejeopkrævninger i forhold til 3. mands lejemål samt ikke-udmøntede lønaftaler ind i det forventede forbrugsskøn.

·        I forhold til institutionernes forventede opsparinger er skønnet fra august til oktober måned ændret fra 54 mio. kr. til -31 mio. kr., svarende til en samlet ændring i skønnet på 85 mio. kr.

Deloitte har endvidere gennemgået prognosen for oktober separat og vurderer fremadrettet følgende:

·        Der er fortsat mangler på en række områder i forhold til de materielle årsagsforklaringer, ikke mindst vedrørende pladsudviklingen (antal) samt på visse funktioner inden for områderne fritidshjem og klubber (normal og special), undervisning og specialundervisning. Det er på visse områder ikke muligt at konkludere, i hvilken grad de konstaterende mer- eller mindreforbrug kan tilskrives ændringer i demografi eller andre faktorer.

·        Der knytter der sig fortsat en væsentlig usikkerhed til specialområdet, hvilket indikerer, at prognoseresultatet på bevillingen umiddelbart virker mindre sandsynligt. Deloitte anbefaler således, at der inden årsskiftet udarbejdes en oversigt over omposteringer på bevillingen, så det kan sandsynliggøres, at der er tale om forskydninger imellem forbrug og budget – og ikke manglende budget.

·        Herudover har erfaringen fra august-prognosen tydeliggjort, at der er behov for øget fokus på at få skabt et sikkert overblik over periodiseringen i forbrug og budget

Givet ovenstående og de generelle usikkerheder omkring forbrugsudviklingen i 2007 er det Deloittes vurdering, at der fortsat må opereres med en moderat risikomargin inden for et spænd på -20 til +50 mio. kr. til i forhold til BUFs vurdering af det samlede forbrug i regnskab 2007.

Økonomisk balance (overholdelse af budget 2007)

Deloitte har gennemgået og vurderet dokumentationen for samtlige vedtagne besparelser i forhold til budget 2007. I forhold til oktober måneds gennemgang af de konkrete besparelser er der ikke sket ændringer i den konkrete vurdering af de enkelte punkter gennemførelse. Som følge heraf er det sædvanlige bilag, der illustrerer besparelsernes fremdrift, ikke vedlagt denne rapportering.

I regnskabsprognosen fra BUF pr. oktober forventes en samlet rammeoverholdelse. Såfremt det forventede resultat i prognosen holder frem til regnskabet, vil det betyde, at de besparelser, som blev vedtaget i forbindelse med budget 2007, samlet set vil blive realiseres. Det indebærer, at besparelserne på ca. 50 mio. kr. inden for eksempelvis bevillingsområderne Fritidshjem og klubber samt Undervisning udmøntes på andre bevillingsområder, så der sker en samlet rammeoverholdelse. Der er igangsat analyser på de områder, hvor man ikke har overholdt de oprindelige besparelseskrav.

Status på Børne- og Ungdomsudvalget økonomi i 2008 (Økonomi i balance)

Deloitte har i samarbejde med BUF påbegyndt en analyse af budget 2008. Formålet er at udarbejde en validering af budgettets forudsætningsgrundlag samt konsistens i forhold til aktivitetsniveauet. Analysen inddrages i grundlaget for de fremtidige vurderinger af "økonomisk balance" i forbindelse med BUFs afrapporteringer til udvalgene i 2008. Analysen er påbegyndt umiddelbart efter budgetvedtagelsen den 11. oktober 2007 og forventes afsluttet i forbindelse med Deloittes rapportering for november måned.

Videre proces

Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 14. november og i Økonomiudvalget den 20. november 2007. Den næste statusrapportering til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget vil ske i BUU den 5. december 2007 og i ØU den 11. december 2007.

Bilag

1.      Sammenfatning af statusrapportering for oktober 2007 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance".

2.      Uddybning af konklusioner i statusrapportering for oktober 2007 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance".

3.      Status på arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen

 

 

                           Else Sommer                              Claus Juhl