BUU mødeplan 2020

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at forslaget til mødeplan for 2020 godkendes

Problemstilling

Ifølge §20, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse samt udvalgets forretningsorden, skal BUU for hvert regnskabsår træffe beslutning om en mødeplan, der angiver tidspunkter og sted for afholdelsen af møderne i udvalget.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet nedenstående forslag til mødeplan for udvalget i 2020. Forslaget er koordineret med Borgerrepræsentationens Sekretariat og andre forvaltninger. Der er i forslaget således taget højde for, hvordan møderne er placeret i forhold til at sikre smidig behandling af sagerne mellem de stående udvalg og Borgerrepræsentationen.

Udvalgets møder er planlagt som en kombination af morgenmøder samt tidlige og sene eftermiddagsmøder på onsdage. Forvaltningen foreslår, at udvalgets møder som udgangspunkt afholdes i udvalgsværelset på Rådhuset, men at 2-3 møder dog afholdes på forvaltningens institutioner, jf. tidligere tilkendegivelser fra udvalget. Udvalgets møder er som udgangspunkt planlagt til 3 timers varighed med 3 ugers mellemrum. Behovet for mødetid vil dog løbende blive vurderet, hvorfor enkelte møder - hvis dagsordenen tilsiger det - kan forlænges eller forkortes på ad hoc basis.

Forslaget til mødeplan indeholder en række ordinære udvalgsmøder. Herudover indgår afholdelsen af to budgetseminarer i forslaget og et møde med Handicaprådet samt to møder med HovedMED.

Udvalgsmøderne foreslås hovedsageligt afholdt i tidsrummet 08:15-11:15, 13:00-16:00 samt 17:00-20:00, da dette vurderes at kunne opfylde de flestes behov.

Med udgangspunkt i ovenstående ser forslaget til mødeplan således ud:

15. januar  2020, kl. 13:00-16:00

19. februar 2020, kl. 09:00-10:00 (møde med HovedMED; afholdes i forbindelse med budgetseminaret samme dag)

19. februar 2020, kl. 10:00-12:00 (BUU-møde; afholdes i forbindelse med budgetseminaret samme dag)

19.-20. februar 2020, budgetseminar (onsdag kl. 12:00 til torsdag kl. 16.00) 

11. marts 2020, kl. 16:00-17:00 (møde med Handicaprådet)

11. marts 2020, kl. 17:00-20:00

1. april 2020, kl. 08:15-11:15

29. april 2020, kl. 08:15-11:15 

20. maj 2020, kl. 17:00-20:00 

17. juni 2020, kl. 13:00-16:00

12. august 2020, kl. 14:00-15:00 (møde med HovedMED)

12. august 2020, kl. 15:00-18:00 (efterfulgt af sommer-arrangement)

26. august 2020, budgetseminar (heldags arrangement, kl. 08.00-18.00)

16. september 2020, kl. 08:15-11:15 

7. oktober 2020, kl. 17:00-20:00

4. november 2020, kl. 08:15-11:15

25. november 2020, kl. 13:00-16:00

25. november 2020, kl. 16:00-17:00 (fælles dialogmøde med SUD)

16. december 2020, kl. 17:00-20:00 

Øvrig mødevirksomhed som involverer BUU - Dialogforum for Folkeskolen, Dialogforum for Dagtilbud 0-18, Dialogforum for Ungeområdet, dialogmøder med andre politiske udvalg vil så vidt muligt blive placeret på onsdage. Det har været kutyme at afholde årligt dialogmøde med Socialudvalget (bl.a. om indsatser med fælles økonomi), men også møder med fx Kultur- og Fritidsudvalget, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget mv. kan komme på tale.  

Der tages forbehold for ændringer af de angivne klokkeslæt, da disse grundet medlemssammenfald med andre udvalg skal koordineres og fastlægges endeligt efter vedtagelse af det enkelte udvalgs mødeplan. Som følge heraf kan enkelte møder blive flyttet, fx til andre tidspunkter på onsdage. Der er ikke planlagt møder i uge 13 grundet forhandlinger om overførselssagen 2019-20, i ugerne hvor der forhandles budget for 2021, i uge 4 og 34 grundet ØU-budgetseminar samt i uge 24 grundet Folkemødet.

Økonomi

Udgifterne til udvalgets møder afholdes på funktion 6.42.41.1 kommunalbestyrelsesmedlemmer.

Videre proces

Forvaltningen sørger for at booke Børne- og Ungdomsudvalgets medlemmer i henhold til mødeplanen, der tillige offentliggøres på kommunens hjemmeside - www.kk.dk - efter vedtagelsen.

Tobias Børner Stax                          /Tine Weber