B-sag: Revisionsberetning 2018 vedr. årsregnskabet

Udvalget skal tage stilling til bemærkninger i den eksterne revision af regnskab 2018 samt forvaltningens handleplaner i forhold til bemærkningerne.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget tager den eksterne revisions bemærkninger og anbefalinger til efterretning
2. at udvalget godkender forvaltningens bemærkninger og handleplaner til de konkrete punkter

Problemstilling

Regnskabet for 2018 blev godkendt i Børne- og Ungdomsudvalget på mødet den 13. marts 2019. Efter behandlingen i udvalget er regnskabet blevet sendt til kommunens eksterne revisor Deloitte for at blive gennemgået. Revisionens opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, og om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen. Deloitte har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2018, jf. bilag 1.

Løsning

Deloitte har godkendt regnskabet uden forbehold og har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Bemærkningerne gives til områder, hvor Deloitte anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Som følge heraf skal forvaltningerne på alle områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne, iværksætte handleplaner, der skal løse forholdene.

Bemærkningerne, der vedrører Børne- og Ungdomsforvaltningen, omhandler procedurer vedrørende afstemning af fagsystemer til både driftsregnskab og balance, kommunens regler for indkøb og smarte investeringer i kernevelfærden. Med de handleplaner, der fremgår af bilag 2, forventes bemærkningerne håndteret til fremtidige beretninger.

Afstemning af fagsystemer til både driftsregnskab og balance

Forvaltningerne skal som systemejere foretage systemafstemning fra fagsystem til kommunens økonomistyringssystem Kvantum på drifts- og balancekonti. Forvaltningen har systemejerskab for EAT IT - skolemad i Københavns kommune. Forvaltningen sikrer afstemning af systemet hver måned i samarbejde med Koncern Service og følger op på en evt. difference. 

Kommunens regler for indkøb

Der er tale om en tilbageværende bemærkning gældende for alle forvaltninger, der omhandler realisering af vedtagne målsætninger for indkøbsprogrammet, hvor bl.a. 95% af alle vareindkøb skal foretages gennem indkøbssystemet i Kvantum. Revisionen henstiller, at forvaltningerne sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at de vedtagne målsætninger realiseres, så kommunen overholder gældende regler for konkurrenceudsættelse og får realiseret de økonomiske gevinster. Forvaltningen følger op med de enheder, der ikke er i positiv retning mod målsætningen på 95% og eventuelle tiltag iværksættes.

Smarte investeringer i kernevelfærden

Revisionen henstiller, at forvaltningen i forbindelse med puljeudmeldinger under investeringscasen Arbejdspladsen i Fokus i mere detaljeret grad dokumenterer, at investeringsmidlerne anvendes til formålet med casen. Som beskrevet for udvalget i indstillingen "Revisionsrapport vedrørende smarte investeringer i kernevelfærden" den 19. juni har forvaltningen udarbejdet en handleplan, der skal sikre, at kommunens bevillingsregler efterleves.

Herudover har forvaltningen formuleret tiltag, der skal sikre, at de investeringscases, der igangsættes, er realistiske ift. fremdrift og implementering samt gevinstrealisering.

Implementering af risikobaseret ledelsestilsyn

I revisionsrapporten nævnes det i forbindelse med implementering af ledelsestilsyn, at der for Børne- og Ungdomsforvaltningen fortsat udestår håndtering af væsentlige risikoområder. Forvaltningen har udarbejdet en handleplan i samarbejde med Intern Revision for håndtering af de identificerede risici ved systemerne i 2019 og følger op på håndteringen i samarbejde med Intern Revision i løbet af 2019. 

Risikoområderne omhandler levering af pædagogisk IT og TRIO (jf. desuden "notat om revisionsrapporten vedr. det risikobaserede ledelsessyn, samt rapport" den 22. maj 2019). Hvad angår risici ved levering af pædagogisk IT kan det for eksempel være fejl i registrering af antal elever, brud på persondatasikkerheden og manglende software op til afgangseksamen, hvor der ikke må foretages ændringer i systemerne. TRIO er et IT-system, der anvendes til planlægning af lærernes opgaver, hvor en identificeret risiko for eksempel er muligheden for, at en leder udbetaler tillæg til sig selv. I denne forbindelse har forvaltningen iværksat en funktionsadskillelse, så dette ikke er muligt fremadrettet.

Derudover nævnes det i revisionsrapporten, at forvaltningen endnu ikke har implementeret beskrivelsen af delegation. Forvaltningen har udarbejdet og afleveret en delegationsoversigt til Intern Revision efterfølgende. Der udestår enkelte vejledninger, der er under udarbejdelse, og Intern Revision har taget oversigten til efterretning. Delegationsoversigten ajourføres desuden løbende således, at oversigten udleveres til de til enhver tid ansvarlige ledere. 

Arbejdet med delegationsbeskrivelser har ikke nødvendiggjort ændringer i den gældende kompetence- og delegationsoversigt på udvalgets område, der på den baggrund videreføres uændret.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Den samlede handlingsplan for kommunen fremlægges for Økonomiudvalget den 27.8.2019 med forbehold for godkendelse i de enkelte fagudvalg. Økonomiudvalget oversender herefter udvalgenes besvarelser til Intern Revision, som vil udarbejde en revisionsbetænkning, der efter forelæggelse i Revisionsudvalget, forventeligt vil blive forelagt Økonomiudvalget den 24.10.2019 og Borgerrepræsentationen den 10.10.2019.

Tobias Børner Stax                              /Sti Andreas Garde               

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning på mødet den 14. august 2019:

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.