Revision af regnskabet for 2012

Udvalget skal tage stilling til Deloittes revision af Regnskab 2012 samt forvaltningens tiltag i forhold til bemærkningerne.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget tager Deloittes bemærkninger og anbefalinger til efterretning
2. at udvalget godkender forvaltningens bemærkninger og tiltag til de konkrete punkter

Deloitte har fremlagt Direktionsnotatet om BUF vedrørende årsregnskab 2012 og opfølgning på bemærkninger fra tidligere år, som vil indgå i den samlede beretning om revisionen af kommunes regnskab for 2012, jf. bilag 1. Den samlede beretning om kommunens regnskab fremlægges som bilag 2.

BUU skal således tage stilling til de fremlagte bemærkninger vedr. BUF. Som følge af et politisk ønske om en reduktion i antallet af gange politikerne ser revisionssagerne, fremlægges direktionsnotat og revisionsberetning på samme møde, se notat om revisionsprocessen vedlagt som bilag 3.

Deloitte har i Revisionsberetning for 2012 vedrørende årsregnskabet to nye revisionsbemærkninger, hvor revisionsområdet vurderes som "relativt betryggende", jf. oversigt over væsentlighedskriterierne nedenfor. Der er alene behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter.

Bemærkningerne omhandler hjemtagelse af moms, jf. positivlisten, og bevillingskontrol. Tre bemærkninger holdes i erindring fra tidligere år. De omhandler løn- og tjenestemandspensioner, balancen og forhold konstateret i forbindelse med udførte servicebesøg. Herudover betragtes tre bemærkninger fra tidligere år som afsluttet.

Der er således ingen kritiske bemærkninger, der ikke allerede er nævnt i den løbende revision, Direktionsnotatet af 16. jaunuar 2013, jf. BUU 6. februar 2013 (2013-9500).

I tabellen herunder er angivet kriterierne for tildeling af de enkelte symboler i forbindelse med afgivelser af revisionsbemærkninger.

Tabel 1. Væsentlighedskriterier


Tabel 2. Revisionsbemærkning med angivelse af væsenlighedskriterier


Bemærkninger holdt i erindring fra tidligere år
Nedenstående angiver i korte træk tidligere bemærkninger fra Deloitte, som ikke betragtes som afsluttede, og forvaltningens tiltag i forhold hertil.

Løn og tjenestemandspensioner
Intern Revision har ved revision af lønområdet i Børne- og Ungdomsforvaltningen konstateret, at kontrolniveauet på en række områder ikke er tilstrækkeligt samt manglende implementering af en række kontroller.

Forvaltningen har igangsat tiltag til sikring af, at gældende forretningsgang overholdes og interne kontroller udføres og dokumenteres. Tiltagene foretages både i forhold til undervisning/vejledning af brugerne samt udarbejdelse af nyt skriftligt materiale på Opgaveportalen. Samtidig er der indledt et samarbejde med Koncernservice, således at det med implementeringen af Administrationsplanen stadig er muligt at følge op på, om tiltagene har den ønskede effekt.

Balancen
Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplan for 2012 foretaget revision af de udarbejdede afstemninger af balancekonti samt afstemt regnskabsopstilling og noter til årsregnskabet til underliggende dokumentation.

Forvaltningen har iværksat tiltag således, at der fra 2013 er øget fokus på de områder, som Intern Revision nævner i sin rapportering. Det forventes derfor, at bemærkningerne kan afsluttes ved revision af regnskabet for 2013. Bemærkningerne berører ikke områder, som har driftsøkonomiske konsekvenser.

Servicebesøg
Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplan for 2012 foretaget servicebesøg på 13 enheder på Børne- og Ungdomsforvaltningens område. Her er konstateret manglende implementering af en række kontroller og funktionsadskillelse.

Forvaltningen har iværksat tiltag til sikring af, at gældende forretningsgange overholdes og interne kontroller udføres og dokumenteres. Tiltagene foretages både i forhold til undervisning/vejledning af brugerne samt udarbejdelse af ny skriftligt materiale på Opgaveportalen.

Nye bemærkninger
Deloitte har to nye bemærkninger, hvor én er kategoriseret "der er behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter" og én "der er behov for opmærksomhed fra ledelsen, da der er usikkerhed eller behov/mulighed for forbedring".

Bevillingskontrol
Deloitte anbefaler, at forvaltningens regnskabsforklaringer til Finansposterne bliver lige så korrekte og fyldestgørende som for de øvrige bevillinger.

Forvaltningen har udarbejdet regnskabsforklaringer til Finansposter på samme måde som tidligere år og der er derfor ikke tale om en forværring i forhold til hidtidig praksis. Forvaltningen har oplyst over for revisionen, at den vil have fokus på rapporteringen i forhold til bevillingskontrol samt kvalitetssikring af forvaltningens regenskabsforklaringer til Finansposter, som fremadrettet vil blive løftet.

Momsrefusion
Der blev i årene 2007 til 2011 hjemtaget for lidt moms jf. momspositivlisten på 18,8 mio. kr.

Deloitte har på vegne af forvaltningen udarbejdet en analyse på specialområdet for at afdække, om forvaltningen hjemtog korrekt moms, jf. positivlisten. Analysen viste, at der for årene 2007 til 2011 blev hjemtaget for lidt moms svarende til 18,8 mio. kr. På initiativ fra forvaltningens side af er det lykkedes ekstraordinært at få hjemtaget og refunderet moms for 18,8 mio. kr. i Københavns Kommunes samlede kasse. Reguleringen blev desværre ikke konteret med korrekt fortegn svarende til en manglende momsrefusion på 37,6 mio. kr. Reguleringen er nu konteret korrekt i regnskab 2013 og den manglende momsrefusion bliver således berigtiget i momsrefusionsopgørelsen for 2013. For 2012 vil der ligeledes blive foretaget en regulering i regnskabsåret 2013. Korrektionerne har udelukkende betydning for likviditeten og har ikke indflydelse på forvaltningens driftsregnskab.

I forbindelse med analysen har forvaltningen gennemgået sin konteringspraksis på specialområdet og ændret denne, således at der fra indeværende regnskabsår kan hjemtages korrekt moms, jf. positivlisten.

Private dagbehandlingstilbud
Intern Revision har efter anmodning fra Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen undersøgt de økonomiske relationer mellem kommunen og de private dagbehandlingstilbud, som Københavns Kommune har indgået undervisningsoverenskomst med. Børne- og Ungdomsforvaltningen er ansvarlig for undervisningsdelen, mens Socialforvaltningen er ansvarlig for behandlingsdelen. Intern Revision konkluderer, at dagbehandlingstilbuddene ikke efterlever de indgåede undervisningsoverenskomster - herunder i forhold til både takster, priser og regnskab. Forvaltningerne er i tvivl om, i hvilken grad kommunen kan stille krav til de private leverandørers opnåelse af og brug af overskud i virksomheden som følge af deres salg af pladser.

Intern Revision kommer ikke med nogle direkte konklusioner, men anbefaler, at forvaltningerne ser nærmere på forholdet. Børne- og Ungdomsforvaltningen har et stort fokus på en afklaring af forholdene og har indkaldt Socialforvaltningen til et opfølgende møde i forhold til Intern Revisions rapport. Det er et vanskeligt område og usikkert, hvilken ret og pligt hver forvaltning har i forhold til de økonomiske forhold. Det vil med stor sandsynlighed være nødvendigt at inddrage ekstern juridisk bistand til en komplet gennemgang og udredning af området. Forvaltningen er i kontakt med ekstern part omkring løsning af opgaven og forventer at vende tilbage til udvalget i oktober 2013 med en konkret plan og status på forholdet omkring de private dagbehandlingstilbud.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Udvalgets beslutning videreformidles til Økonomiudvalget.



                  Else Sommer                        /Lasse Elsman

Indstillingen blev godkendt.