Høring om Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2014-2018

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender indstillingen som udvalgets høringssvar til Økonomiudvalget

Indkøbspolitik
Indkøbspolitikken udstikker fælles rammer, retningslinjer og fokuspunkter for indkøb. Indkøbspolitikken skal sikre at kommunen fremstår som én enhed, og at kommunen opnår de bedste løsninger i relation til kvalitet og effektivitet, samt at der i forbindelse med indkøb tages særlige hensyn til bl.a. miljøet og samfundet. Indkøbspolitiken læner sig op ad regeringens strategi for offentlige intelligente indkøb, som har tre overordnede målsætninger : effektivtet, innovation og kvalitetsudvikling og bæredygtighed.

Københavns Kommunes indkøbspolitik fastlægger fem hensyn, som der skal tage højde for, i forbindelse med udbud og indkøb:

• Effektivitet: Københavns Kommune skal effektivisere sine indkøb gennem fokus på pris, driftsomkostninger, kvalitet samt organisering og styring.
• Brugervenlighed: Københavns Kommunes indkøbsaftaler skal være brugervenlige og understøtte kommunens opgaveløsning.
• Samfundsansvar og miljø: Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at fremme en udvikling af mere miljørigtige og samfundsansvarlige indkøbsaftaler.
• Markedsdialog: Københavns Kommunes indkøb skal bidrage til vækst og lokal jobskabelse gennem markedsdialog.
• Innovation og vækst: Københavns Kommune skal tænke innovativt og helhedsorienteret i sine udbudsforretninger med øje for totalomkostninger samt udvikling af nye og effektive løsninger, der også kan give grundlag for vækst.

Børne- og Ungdomsforvaltningens kommentarer:
Forvaltningen bakker op om, at der er én fælles indkøbspolitik i Københavns Kommune og bifalder disse fem hensyn. Forvaltningen er enig i, at det er vigtigt at holde sig for øje, at hensynene i praksis ofte vil være modsatrettede, da kompleksiteten er høj og den juridiske sti er smal, når der laves indkøbsaftaler.

Organiseringen og kulturen i Børne- og Ungdomsforvaltningen med mange små decentrale enheder med forskelligt pædagogisk fokus medfører, at mange oplever, at indkøbsaftalerne er besværlige at overholde, og at de i nogle tilfælde begrænser den faglige og pædagogiske frihed. Hvor det tidligere var frit for indkøberne at købe det de havde lyst til, skal de nu i højere grad købe ind indenfor det aftaledækkede- og ofte standardiserede sortiment. Dette opleves givetvis ofte som begrænsende. Når der laves udbud er det derfor vigtigt at være opmærksom på, om det er en vare, hvor der af pædagogiske eller andre faglige årsager er behov for et særligt sortiment. Det er desuden væsentligt, at udbudsperiodernes længde afspejler udviklingen i brugernes behov, den teknologiske udvikling og udviklingen af markedet.

Hvis aftalerne ikke overholdes, er der tale om kontraktbrud. Det gælder, at hvis der er en aftale for en given vare eller tjenestydelse, skal indkøbsaftalen altid overholdes. Hvis ikke den ønskede vare eller tjenestydelse er på aftalerne, eller hvis der er et sagligt argument for, at de varer der er på aftalen, ikke er dækkende for behovet, er det lovligt at handle udenfor aftalerne. De overordnede politikker for indkøb gælder dog også køb uden for indkøbsaftalerne.  

Der er i indkøbspolitikens handleplan beskrevet andre situationer hvor køb uden for aftaler er lovligt. Det kan for eksempel være indkøb, der foretages som led i en pædagogisk eller terapeutisk proces. Det kan for eksempel have til formål at lære børn at købe ernæringsrigtige fødevarer i det lokale supermarked. Det kan også være tale om supplementskøb – dvs. indkøb, som ikke kan vente til dagen/ugen efter. I tilfælde af, at det kan vente, skal brugerne anvende kommunens indkøbsaftaler.

Herudover kan konsekvenserne af at ikke benytte indkøbsaftalerne for de enkelte enheder være, at det er svært at tilvejebringe de beregnede effektiviseringer via aftalerne.

Det er derfor vigtigt, at der fortsat arbejdes for at nedbryde barriererne for indkøbsaftalerne. Forvaltningen bifalder derfor, at brugervenligheden er i fokus i indkøbspolitikken, og at der lægges vægt på, at medarbejderne skal opleve, at det er nemt og fordelagtigt at købe ind på aftalerne. For at øge brugervenligheden og nedbryde barriererne for indkøbsaftalerne bør der arbejdes på at sikre de indkøbende medarbejdere en enkel og effektiv adgang til indkøb ved hjælp af Netbutikken. Det er positivt, at det fremhæves, at ledere og medarbejdere skal have indflydelse på aftalerne, så produkterne lever op til brugernes behov. Viden om praksis gennem en løbende dialog med de indkøbende medarbejdere om de enkelte indkøbsområder, og om hvordan de enkelte aftaler fungerer, er afgørende for at få et godt samarbejde med leverandørerne, og for at få gode aftaler fremadrettet.

De tre sidste hensyn skal understøtte kommunen i at gå forrest i bestræbelserne på at foretage indkøb, som tager hensyn til miljøet og det omgivende samfund. Det indebærer på den ene side, at der stilles en række krav til leverandøren, og på den anden side skal der gøres en indsats for at sikre, at Københavns Kommune er nem og attraktiv at handle med for alle virksomheder. Især skal det sikres, at de små og mellemstore virksomheder har gode vilkår for at handle med Københavns Kommune. Det er hensyn, der understøtter Københavns Kommunes vision om en by med vækst og livskvalitet. Her er det vigtigt at holde sig for øje, at mange krav på den korte bane kan medføre højere priser for kommunen. På den anden side er det krav, som sikrer en sund og attraktiv by for borgere såvel som for virksomheder, og som derfor på den lange bane og i et større perspektiv må formodes at være er en god investering for kommunen.

For at sikre ovenstående hensyn er det vigtigt at Kommunens udbud baseres på nytænkning og markedsanmodning, herunder gennem udvikling af nye løsninger.

Handleplan
Indkøbspolitikken indeholder en handleplan på indkøbsområdet som bl.a. har fokus på, at der i 2018 opnås følgende mål:

1. De centrale obligatoriske indkøbsaftaler dækker 3 mia. kr.
2. Compliance er 100 pct.
3. Der tilvejebringes 25 mio. kr. årligt til kommunens effektiviseringsstrategi.
4. Information der kan tilgås i kommunens Netbutik øges, og den anvendes til indkøb, når det er praktisk muligt.

Målsætningen om at indkøbsaftaler skal dække 3 mia. kr. er ambitiøst, men et muligt mål. Her er det dog vigtigt at holde sig for øje, at der skal være et stærkt fokus på brugernes behov, og at der fortsat skal være plads til diversitet og institutionernes individuelle præg, der hvor det er fagligt vigtigt. 

Forvaltningen forudsætter, at compliancemålet omfatter alle aftaler, således også de aftaler, der laves i forvaltningerne. Det er også vigtigt, at udbuddene designes så monopoltilstande på markedet undgås. Udbuddene skal understøtte et attraktivt erhvervsliv og sikre konkurrencen.

Forvaltningen finder det principielt vigtigt, at der stræbes efter en compliance på 100 pct. Det er dog vigtigt at holde sig for øje, at dette mål kan være svært at realisere i Børne- og Ungdomsforvaltningen på grund af organiseringen med mange decentrale enheder. Dette medfører, at mange medarbejdere køber ind. Desuden har mange af de medarbejdere, der køber ind, p.t. ikke har adgang til Netbutikken, som forudsætter adgang til en administrativ PC, login og adgang til økonomistyringssystemet KØR.

Forvaltningen vurderer, at indkøb i Netbutikken er et væsentligt redskab til at øge kommunens compliance og til at sikre, at indkøberne får varerne til den korrekte pris samt under korrekte vilkår. Der er dog behov for et fortsat fokus på, at de indkøbende medarbejdere får adgang til indkøb via Netbutikken, og at de indkøbende medarbejdere har de rette kompetencer for at købe korrekt ind.

Ansvarsdeling
De overordnede principper og organiseringen af indkøbsområdet beskriver en ansvarsdeling som skal gøre det så nemt som muligt for forvaltningerne at gennemføre et udbud. Økonomiforvaltningen oplyser om de politiske krav, Arbejdsmiljø København vejleder om arbejdsmiljøkrav og Teknik- og Miljøforvaltningen skal bidrage til, at der stilles korrekte klima- og miljøkrav.

Børne- og Ungdomsforvaltningens kommentarer:
Forvaltningen bifalder at denne arbejdsdeling nu er præciseret og også gælder for de decentrale aftaler, da den er en forudsætning for at sikre, at der stilles de rigtige miljø- og klimakrav samt arbejdsmiljøkrav til kommunens leverandører. Det kræver høj faglig kompetence at stille korrekte miljø- og klimakrav samt arbejdsmiljøkrav. Forvaltningen ønsker derfor i højere grad at kunne trække på miljø- og klimarådgivning fra Teknik- og Miljøforvaltningen. En styrkelse af miljø- og klimarådgivningsindsatsen vil bl.a. understøtte en mere effektiv udnyttelse af kommunens ressourcer, da der kun skal opbygges miljø- og klimaekspertise ét sted. Dette vil medføre en øget kvalitet i miljø- og klimakrav overfor kommunens leverandører.

Børne- og Ungdomsforvaltningen ser frem til samarbejde om Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2014-2018.

På baggrund af udvalgshøringen behandles sagen igen i ØU.

Såfremt ØU godkender indkøbspolitikken sendes den til godkendelse i Borgerrepræsentationen, hvorefter indkøbspolitikken implementeres af forvaltningerne med fokus på kommunens handleplan. Der vil på tværs af forvaltningerne blive udarbejdet kommunikation til brugere og leverandører.


                      Else Sommer                  /Lina Maria Johnsson