Ledernes effektiviseringsbidrag - Budgetforslag 2015

Udvalget skal tage stilling til håndteringen af den del af udvalgets finansieringsudfordring i 2015, der i budgetforslag 2015 løses via ledernes effektiviseringsbidrag.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

    1. at udvalget godkender, at ledernes effektiviseringsbidrag nedskrives fra 69,8 mio. kr. til 63,9 mio. kr., da det interne finansieringsbehov er reduceret med 5,9 mio. kr.

    2. at udvalget godkender helt eller delvist nye strukturelle effektiviseringer og omlægninger for op mod 52,5 mio. kr. i 2015, der enten kan anvendes til at nedskrive ledernes effektiviseringsbidrag eller til interne omprioriteringer inden for udvalgets ramme


Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller alternativt,

    3. at udvalget annullerer ledernes effektiviseringsbidrag og i stedet løser denne del af finansieringsudfordringen i 2015 ved at godkende konkrete forslag for 63,9 mio. kr., samt at udvalget godkender omlægninger for yderligere 14,4 mio. kr., der kan anvendes til interne omprioriteringer inden for udvalgets ramme

Ad 1. nedskrivning af ledernes effektiviseringsbidrag

Siden vedtagelsen af budgetforslaget, har den løbende gennemgang af forvaltningens økonomi vist, at det tidligere opgjorte interne omstillingsbehov på 20 mio. kr. kan reduceres med 5,9 mio. kr. Det anbefales, at denne del bidrager til at nedskrive ledernes effektiviseringsbidrag til samlet set 63,9 mio. kr.

Det interne omstillingsbehov har ikke tidligere været konkretiseret. Vi er nu så langt i 2014, at budgetbehovet til stigende dækningsgrader på dagtilbud kan estimeres med tilstrækkelig sikkerhed til ca. 10 mio. kr. i 2015. Derudover er der behov for finansiering til et par øvrige sager primært på IT-området for ca. 4 mio. kr. En nærmere beskrivelse af de enkelte sager fremlægges til budgetseminaret, men konklusionen er, at finansieringsbehovet fra budgetforslaget kan reduceres med 5,9 mio. kr. i 2015.

Ad. 1. det resterende af ledernes effektiviseringsbidrag

Det er stadig forvaltningens vurdering, at løbende produktivitetsforbedringer bedst besluttes og implementeres så tæt på den daglige drift som muligt, da det er her, der er størst viden om indsatser og effekt. Ligeledes er ledernes effektiviseringsbidrag et led i at skabe rammerne for nogle arbejdspladser, hvor ledere og medarbejdere har en større indsigt i de økonomiske rammevilkår, mere tydelighed omkring lokale prioriteringer og generelt en god dialog om at løse opgaver på en så effektiv måde som mulig.

Det er forvaltningens klare opfattelse, at denne strategi giver både bedre og mere af den rigtige effektivisering. Forvaltningen indstiller derfor, at ledernes effektiviseringsbidrag fastholdes som en del af effektiviseringsstrategien. Ledernes effektiviseringsbidrag er en flerårig strategi og bidraget omfatter alle områder, hvorfor effektiviseringskravet fordeles ud på alle enheder. Dette muliggør, at der løbende arbejdes med effektiviseringer, i modsætning til en situation, hvor områderne skiftevis rammes af effektiviseringskrav.

Forvaltningen er gået tæt ind i arbejdet med at understøtte opgaven gennem en række forskellige indsatser, som dels giver skoler, institutioner og øvrige budgetansvarlige enheder mulighed for faglig sparring, videndeling, udbredelse af gode erfaringer enhederne imellem mv., dels giver dem en række konkrete håndtag til at implementere de effektiviseringer, som er de rigtige og mest intelligente på netop deres skole eller institution.

Som det fremgik af 2. behandlingen af budgetforslaget, fokuseres der på en række forskellige indsatsområder:

1. Klyngestruktur
2. Skolernes organisering
3. HR
4. Faglig understøttelse i områderne
5. Benchmark og Best Practice
6. Øvrige

Arbejdet med de forskellige indsatsområder har allerede kastet konkrete forslag af sig, og det videre langsigtede arbejde med indsatserne vil uden tvivl, såfremt det fortsættes resultere i flere idéer og konkrete forslag – nogle inden for de nuværende politiske og aftalemæssige rammer og andre med behov for ændringer af de rammer, som skoler og institutioner mv. fungerer inden for.

På nuværende tidspunkt er der identificeret nedenstående række af forslag, hvor ændrede rammer giver enhederne konkrete håndtag til at hjemtage effektiviseringsbidraget, og hvor forvaltningen har estimeret den økonomiske effekt:

• På dagtilbudsområdet er der bl.a. muligheder for yderligere udvikling og udnyttelse af potentialerne i klyngestrukturen ved en endnu bedre udnyttelse af ressourcerne på tværs af klyngen og ved at optimere de fysiske rammer. Konkret kan der peges på en effektiviseringsgevinst ved ansættelse af den enkelte medarbejder i klyngen frem for som i dag på den enkelte institution. Det vil sikre en mere effektiv udnyttelse af den faste medarbejderstab og nedbringe vikarforbruget. Forvaltningen har estimeret dette potentiale til ca. 6,3 mio. kr.
• På skoleområdet eksisterer der en stor bredde af forskellige funktioner på skolerne til at varetage forskellige opgaver. Flere af skolelederne har vurderet, at der er et effektiviseringspotentiale ved at vurdere disse roller og funktioner på ny, på baggrund af dette har forvaltningen igangsat et projekt med henblik på at afdække potentialet. Foruden dette, så kan der på nuværende tidspunkt peges på, at KL har oplyst, at udgangspunktet for undervisningsforpligtelsen for pædagogisk personale på skolen er 1100 timer om året i stedet for 1019 timer, som hidtil er anvendt til beregning af skolernes bevillinger. Som følge heraf kan skolernes pædagogiske personales arbejdstid effektiviseres svarende til  forventeligt ca. 2,2 mio. kr.
• Derudover er der også en række tværgående indsatser på bl.a. HR-området og den faglige understøttelse i området, som kan give skoler og institutioner mv. mulighed for at effektivisere. Det drejer sig bl.a. om at adressere sygefravær, styrkelse af personaleledelseskompetencer mv. Konkret kan der allerede nu peges på, at en fokusering af deltagerkredsen i regi af reflektionsfælleskaberne, samt en halvering af den anvendte ressource til opgaven, kan bidrage med et potentiale på omkring 5,8 mio. kr.
• Sideløbende med ovenstående indsatser igangsættes der desuden et arbejde med øget anvendelse af benchmark og best practice, som skal være med til sikre, at de gode ideer realiseres. Her vil det fx blive relevant at sætte fokus på indkøbsaftalerne, hvor en øget compliance vil kunne medføre et bidrag.
• Hertil kommer, at den ændrede socioøkonomi i København medfører, at andelen af elever, der udløser sociale kriterier via budgetmodellen for skoler, er faldet fra 22 % i 2010 til ca. 20 % i 2014. Dette bør også medføre et reduceret behov for forskellige tiltag. Der udmeldes i dag ca. 99 mio. kr. i sociale kriterier til skolerne og det vurderes, at dette på ovenstående baggrund vil være et potentiale på 4,5 mio. kr.
• Den omfattende satsning på digitale daginstitutioner har også en positiv effekt på tilrettelæggelsen af arbejdsgangen lokalt. Effektiviseringsbidraget kan dog først hjemtages fra 2016.
• I efteråret 2013 gennemførte Børne- og ungdomsforvaltningen en arbejdstidsanalyse af sundhedsplejen. Analysen viste at der var et uensartet serviceniveau og betydelige forskelle i tilrettelæggelsen. På baggrund af dette har sundhedsplejen arbejdet med at gennemføre tiltag som kan forbedre ressourceudnyttelsen. Der vurderes at være et potentiale på 1,0 mio. kr. i 2015.
• Endelig kan peges på Facility Management (FM) området, hvor den vedtagne strategi medfører, at der allerede fra 2015 ligger et effektiviseringsbidrag fra forvaltningens FM-enheder på ca. 4 mio. kr., der hovedsageligt forventes at kunne hjemtages via bedre udnyttelse af stordriftsfordele.

Samlet set har arbejdet med de forskellige indsatser og inddragelse af det decentrale niveau allerede vist sig at levere gode bud på en række konkrete forslag, der medfører en mere effektiv drift med mest mulig service til borgerne for pengene. Samtidigt har indsatserne afdækket en række områder, hvor det vurderes muligt at finde effektiviseringspotentialer i de fremtidige år.

Ad 2. at BUU godkender helt eller delvist nye strukturelle effektiviseringer og omlægninger

Udvalget vedtog ved 2. behandlingen af budgetforslaget, at forvaltningen frem mod budgetseminaret i august 2014, skulle komme med forslag for yderligere minimum 25 mio. kr. i strukturelle tiltag. Med denne indstilling præsenterer forvaltningen forslag for i alt 52,5 mio. kr., jf. tabel 1. De enkelte forslag er nærmere beskrevet i bilag 1. Det anbefales, at udvalget godkender disse forslag. De frigjorte midler kan enten anvendes

• til intern omprioritering inden for udvalgets ramme
• til at nedsætte ledernes effektiviseringsbidrag
• til at indgå i forvaltningens effektiviseringsbidrag for 2016

Tabel 1. Overblik over nye strukturelle forslag, mio. kr. 

Ad 3. annullering af ledernes effektiviseringsbidrag

Såfremt Børne- og Ungdomsudvalget beslutter at annullere ledernes effektiviseringsbidrag, kan forvaltningen pege på en række konkrete og implementerbare effektiviseringsforslag, der kan erstatte denne del af finansieringsudfordringen i 2015. I alt kan forvaltningen pege på forslag for samlet set 78,3 mio. kr., jf. tabel 2 nedenfor.

Tabel 2. Overblik over alternative konkrete forslag, mio. kr. 

Udover de strukturelle forslag, som fremgik af tabel 1, er det en samling af de konkrete forslag, som er kommet frem via arbejdet med de understøttende indsatser.

Såfremt strategien og ledernes bidrag annulleres, kan disse forslag konverteres til konkrete bud på effektiviseringsforslag, som kan erstatte det decentrale bidrag. Dermed lægges der op til en mere traditionel tilgang, hvor udvalget peger på de konkrete indsatser, som skoler og institutioner skal implementere for at hjemtage effektiviseringer.

Som det fremgår, er der fundet forslag for 14,4 mio. kr. mere end den del som udgør ledernes effektiviseringsbidrag (på 63,9 mio. kr. efter nedskrivning). Såfremt udvalget godkender forslag med et højere provenu end 63,9 mio. kr. vil de enten kunne anvendes til intern omprioritering inden for udvalgets ramme, eller alternativt udskyde disse således, at de indgår i forvaltningens effektiviseringsbidrag for 2016.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser for Børne- og Ungdomsudvalgets samlede ramme. Såfremt ledernes effektiviseringer udgår som følge af vedtagelse af 3. at-punkt eller reduceres som følge af 2. at-punkt, så vil der ske en fornyet indberetning af udvalgets forvaltningsspecifikke effektiviseringer, hvor de enkelte forslag vil erstatte ledernes effektiviseringsbidrag. Da disse forslag ikke har den samme procentmæssige fordeling mellem de forskellige bevillingsrammer, vil der ske en mindre forskydning mellem bevillingsrammerne.

Den videre proces afhænger af udvalgets beslutninger. Forvaltningen vil dog lægge op til, at der i løbet af efteråret 2014, inden arbejdet med næste års effektiviseringsbidrag tager fat, kommer en udvalgsdrøftelse af den fremadrettede effektiviseringsstrategi, således at det kan danne baggrund for næste års budgetforberedelse på budgetseminaret i februar 2015.

         Else Sommer                       /Sti Andreas Garde

Med ovenstående ændringer godkendte udvalget efter afstemning det 3. at-punkt med følgende resultat: