Forslag fra oprydningsarbejdsgrupper

Udvalget skal tage stilling til 91 forslag fra oprydningsarbejdsgrupperne på dagtilbuds-, skole- og sundhedsplejeområdet med henblik på at lette hverdagen i Københavns sundhedspleje, skoler og dagtilbud. 

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at godkende gennemførelsen af 68 forslag fra oprydningsarbejdsgrupperne ud fra implementeringsbeskrivelserne i bilag 1 
2. at godkende, at forvaltningen undersøger de syv forslag i bilag 2 nærmere med henblik på særskilt beslutning
3. at godkende, at der ikke arbejdes videre med de 16 forslag, der fremgår af bilag 3

 

D. 7. september 2011 godkendte BUU et medlemsforslag fra SF og S om at nedsætte ’oprydningsarbejdsgrupper’, der skulle komme med forslag til, hvordan der kan ryddes op i regler og dokumentationskrav på henholdsvis dagtilbud-, skole- og sundhedsplejeområdet. Denne sag redegør for udbyttet af arbejdet grupperne, og BUU skal tage stilling til behandling af forslagene.

Arbejdet i grupperne kan ses i sammenhæng med det fokus, der har været på afbureakratisering i BUF i en årrække. Siden starten af 2008 har BUF arbejdet med et afbureaukratiseringsprogram i flere faser. I de første to faser har fokus været på forenkling og effektivisering af overordnede processer samt på opbygning og udvikling af en serviceorienteret organisation tilpasset således at den bedst muligt understøtter skoler og institutioners behov. I den tredje fase af afbureaukratiseringsprogrammet er fokus nu på at fasttømre den tillidsbaserede og ubureaukratiske kultur i BUF med udgangspunkt i input fra praktikerne og deres faglige organisationer. Forsøg via den statslige Udfordringret er ligeledes et element i denne trejde fase.

Arbejdet i grupperne
BUU har med medlemsforslaget bedt ledere, medarbejdere og faglige organisationer om at komme med forslag til, hvor der kan fjernes regler og dokumentationskrav, der i dag tager tid fra kerneydelsen. Arbejdet i oprydningsarbejdsgrupperne har været en konstruktiv proces med høj deltagelse og mange forslag.  Mange af forslagene handler om helt konkrete daglige administrative redskaber, procedurer og dokumentationskrav, hvilket understreger det centrale i at have et vedvarende fokus på en tillidsbaseret og ubureaukratisk kultur i BUF. 

Arbejdet i grupperne har også vist betydningen af det fokus, der er på at få udviklingsdynamoen tilbage til skoler og institutioner, idet det har vist sig, at de forslag, der kom fra praktikerne ikke alene handler om at fjerne regler, men i høj grad også om at udvikle nuværende tiltag og gøre tingene ’smartere’.

Forslagene
Der kom i alt 91 forslag fra grupperne. 68 af forslagene fra grupperne foreslås gennemført med henblik på at lette hverdagen i skoler, dagtilbud og sundhedspleje. En lang række af forslagene går på at forbedre og forenkle processer bl.a. er det foreslået at digitalisere fraværsregistering på skolerne og forenkle procedurerne for forældresamtykke hos sundhedsplejen. Andre forslag går på at fjerne unødig administrative byrder fx ved at lade det være op til en faglig vurdering, hvordan sundhedsplejen følger op på henvisninger. Endelig er der forslag, der handler om at styrke ledernes kompetencer og udvide ledelsesrummet bl.a. via mere tydelig information og relevant kompetenceudvikling samt en opdatering af hvidbogen for klynger og et fortsat arbejde med velfærdsledelse.

Af bilag 1 fremgår, på hvilken måde forvaltningen foreslår, at disse forslag kan implementeres og indenfor hvilken tidsramme. Nogle forslag foreslås implementeret præcist, som gruppen har foreslået, fx vil forvaltningen via nye procedurer for fremsendelse af spørgeskemaer til skoler, institutioner og sundhedspleje sikre, at der fremover bruges mindre tid på at besvare spørgeskemaer. Andre spørgsmål kan ikke implementeres præcist, som gruppen har foreslået, og forvaltningen foreslår derfor en alternativ model, der så vidt muligt imødekommer, de administrative udfordringer, som grupperne har rejst. 

 

Syv af forslagene kræver en mere grundig undersøgelse/ og eller en særskilt politisk behandling, disse forslag fremgår af bilag 2. For ét af forslagene 'Toårige årshjul i stedet for etårige årshjul på skoler' gælder, at BUF fremlægger særskilt indstilling vedr. Kvalitetsrapporten på møde i BUU d. 13. juni 2012, samt særskilt indstilling for BUU vedr. Københavnerbarometer i forbindelse med BUU-behandling af resultater for 2012 i august 2012. For de resterende seks forslag, der kræver nærmere undersøgelse, gælder, at forvaltningen vil vende tilbage ultimo 2012 med særskilte oplæg til BUU, der, hvor der kræves politisk stillingtagen.

Endelig er der 16 forslag, som forvaltningen foreslår, at der ikke arbejdes videre med (fremgår af bilag 3). Det drejer sig bla. om disse forslag: Afskaffelse af lukkedage, Kommunaliser al kørsel i Københavns Kommune, Kommunaliser al vikarvirksomhed og afskaf brugen af private vikarer, Afskaf 3- og 5-årssprogvurderingen, 1. og 2. prognose skal kun laves af klynger og skoler på handleplan samt Kommunaliser alle daginstitutioner i Københavns Kommune.  Flere af disse forslag er i modstrid med nuværende beslutninger taget i BUU og BR.

Inddragelse af interessenter 

HSU har været inddraget i processen både før og efter møderne i arbejdsgrupperne. Dertil kommer, at der har været bilateral dialog med de involverede faglige organisationer. Disse stiller sig positivt overfor processen og håndteringen af forslagene. Alle forslag har endvidere været drøftet med repræsentanter fra hhv. KFO og Skole og Forældre tidligt i processen. Begge forældreorganisationer er positive overfor processen, og er generelt positive overfor de fleste forslag. I de konkrete implementeringsbeskrivelser er der så vidt muligt taget hensyn til forældreorganisationernes kommentarer til forslagene.

Sammenhæng til andre afbureaukratiseringstiltag
Arbejdet i oprydningsgrupperne bør desuden ses i sammenhæng med beslutning i BR d. 8. marts 2012 om, at forvaltningerne stiller færre indberetningskrav til institutionerne.

Formålet med oprydningsarbejdet har været at skabe mere tid til kernedriften. For hovedparten af forslagene gælder, at der ikke er tale om egentlige opgavebortfald, men i stedet om bedre processer eller mere enkle måder at gøre tingene på. Tilsammen vil det give mere tid, der kan anvendes til at øge kvaliteten i kerneydelsen.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Som led i den videre undersøgelse og implementering af forslagene nedsætter forvaltningen en sparringsgruppe bestående af relevante faglige organisationer, lederrepræsentanter og områdechefer. Sparringsgruppen kan undervejs drøfte nye forslag til afbureaukratiseringsforslag, der ikke kræver særskilt politisk stillingtagen. Hermed opnås hurtige ændringer, når ledere og medarbejder støder på nye procedure og dokumentationskrav, som de oplever som unødvendige administrative byrder, og der arbejdes videre med at fastholde udviklingsdynamoen hos de udførende led i organisationen.

 

I forlængelse af BUUs beslutning fremlægger forvaltningen løbende afrapportering på fremdrift for forslagene. Første status fremlægges i januar 2013.

 

        
                Else Sommer                              /Thomas Berlin Hovmand

SF stillede forslag om tilføjelse af et fjerde at-punkt med følgende ordlyd: "at forvaltningen udarbejder forslag til, hvordan der for at mindske den administrative byrde i dagtilbuddene, kan arbejdes med kvalitetsudvikling i dagtilbud via alternative former for læreplaner. Forslaget forelægges for BUU inden udgangen af 2012 og inddrager et eventuelt behov for justering af kommunale beslutninger og ansøgning om dispensation / udfordringsret".

Ændringsforslaget om tilføjelse af et fjerde at-punkt blev tiltrådt efter afstemning med følgende resultat:

For stemte 7 medlemmer: A, F og Ø.

Imod stemte to medlemmer: O og V.

Ingen medlemmer undlod at stemme. 

Indstillingen blev herefter tiltrådt i sin helhed uden afstemning idet, det præciseres at 1) baderegler ikke lempes (forslag 22), 2) elevfravær fortsat registreres (forslag 33) og 3) der fortsat laves statusafstemninger for skoler og klynger (forslag 42).