Indkøbsaftaler vedr. bleer, beskæftigelses- og hobbymaterialer, legetøj, institutionskøretøjer og skoleidræt

Udvalget orienteres om nye indkøbsaftaler på bleer, beskæftigelsesmaterialer, legetøj, institutionskøretøjer og idrætsudstyr. Udvalget skal tages stilling til, hvorledes den opnåede besparelse skal implementeres.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,
1. at tage orienteringen om de nye aftaler på bleer, beskæftigelses- og hobbymaterialer, legetøj, institutionskøretøjer og idrætsudstyr til efterretning 
2. at godkende implementeringen af besparelsen

Med den nye indkøbspolitik, der blev vedtaget i BR d. 10.3.2011, blev det besluttet, at indkøbsaftaler på varer med nær tilknytning til kerneydelsen, herunder bleer, legetøj, beskæftigelsesmaterialer, institutionskøretøjer og idrætsudstyr skal udarbejdes af Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Dette har nu været i offentligt udbud, og der er indgået indkøbsaftaler på de pågældende varer. (bilag A) Aftalerne træder i kraft den 1. juni 2012.

Alle aftaler har medført bedre priser end de tidligere aftaler, dels fordi der er udbudt en stor volumen, dels fordi varerne er udbudt, så flere leverandører har haft mulighed for at byde på materialet, og der derfor er sikret konkurrence.

Udvalget skal tage stilling til implementeringen af besparelsen. 

Varegrupperne, der er udbudt, er udarbejdet med udgangspunkt i de tidligere aftaler, suppleret med erfaringer fra skolernes og institutionernes hverdag. Der er lagt vægt på at lave aftaler på de varer, som institutionerne har brug for. For nogle skoler og institutioner betyder det, at de får ny leverandør, og skal købe andre men tilsvarende produkter.    

Ved udbud stilles krav til varer og leverandører om, at disse lever op til politikker for indkøb, der er besluttet i Københavns Kommune, nationalt og i EU-regi.

For de nærværende aftaler har forvaltningen sikret, at varerne lever op til de ekstra miljøkrav som Københavns Kommune har forpligtiget sig til gennem Partnerskaber for offentlige grønne indkøb. Partnerskaber for offentlige grønne indkøb er et forpligtigende samarbejde mellem 6 kommuner om at arbejde for grønne indkøb. For de varegrupper, der indgår i dette udbud,  er der i Partnerskaber for offentlige grønne indkøb formuleret konkrete krav for bleer, hvor der er stillet krav om, at de skal opfylde kriterierne for svanemærke. Herudover er bleerne mærket i samarbejde med astma- og allergiforbundet. For legetøjet er der stillet krav om, at alt legetøj for aldersgruppen 0-6 år skal være uden ftalater. For beskæftigelsesmaterialer er der stillet krav om A-mærkning af varerne, der  går skridtet videre end lovgivning mht. sundhed og miljø.

Forvaltningen arbejder også på at minimere CO2 udledningen ved at indarbejde incitamenter for institutionerne til at købe større ind og dermed reducere antallet af leveringer. Leveringen vil blive tilpasset lagerforhold på skoler og institutioner.

Der er også stillet de sociale og etiske krav til virksomhederne, der blev vedtaget af ØU d. 11. oktober 2011.

For hver aftale er der nedsat en projektgruppe bestående af medarbejdere med indsigt i skoler og institutioners hverdag. Projektgruppen har bidraget til udarbejdelsen kravspecifikation, som er det dokument, der beskriver de varer og de krav forvaltningen stiller til varerne samt vilkårene for aftalen.

For at sikre en god implementering af aftalerne er der brug for en tæt god dialog mellem leverandørerne, skoler, institutioner og forvaltningen. Forvaltningen sikrer, at institutioner og skoler kan få den nødvendige information om vilkår for aftalerne og hjælp til at bruge dem.

Forvaltningen estimerer, at de gennemførte udbud giver anledning til en samlet bruttobesparelse på 4,9 mio. kr. Nettobesparelsen er samlet 4,4 mio. kr., når faldet i forældrebetaling er trukket fra. Besparelsen fremkommer ved, at priserne i de nye aftaler er væsentligt lavere end i de tidligere aftaler, jf. tabel 1.

 

Tabel 1. Besparelser på nye indkøbsaftaler, 2012.

Aftale	Besparelsesprocent	Bruttobesparelse
Bleer	10 %	1.311.078
Legetøj	22 %	1.115.348
Institutionskøretøjer	29 %	203.178
Idrætsudstyr	35 %	973.449
Beskæftigelsesmaterialer	17 %	1.358.247
I alt		4.961.299

Note: Besparelsesprocenten er udtryk for besparelsen ved den nye aftale i forhold til det nuværende forbrug inden for hvert område.

 

Det bør understreges, at serviceniveauet på skoler og institutioner forbliver uændret med de nye indkøbsaftaler. Besparelsen indhentes ved, at institutioner og skoler kan købe de samme (eller tilsvarende) varer til en lavere pris. 

De nye indkøbsaftaler giver alene anledning til besparelser på driftsrammen og ikke anlægsrammen.

 

Bleer

Besparelsen indhentes på dagområdet, herunder dagplejen, daginstitutioner og specialbørnehaver. Besparelsesprocenten er estimeret til 10 % i forhold til det nuværende forbrug af bleer.

Den nye indkøbsaftale for bleer berører dagplejebørn, vuggestuebørn, småbørn, børnehavebørn, specialbørnehavebørn og basisbørn. Fritidshjemsbørn og klubbørn på normal- og specialområdet berøres ikke.

 

Legetøj, institutionskøretøjer og idrætsudstyr

Besparelsen for idrætsudstyr indhentes på skoleområdet, mens besparelsen for legetøj og institutionskøretøjer indhentes på dagområdet. Besparelsesprocenterne er estimeret til henholdsvis 22 % for legetøj, 29 % for institutionskøretøjer og 35 % for idrætsudstyr.

Indkøbsaftalerne for legetøj og institutionskøretøjer berører alle børn på dagområdet, mens indkøbsaftalen for idrætsudstyr berører alle børn på skoleområdet. Specialskoler berøres dog ikke.

 

Beskæftigelsesmaterialer

Besparelsen indhentes på dagområdet og skoleområdet (både normal- og specialområdet). Besparelsesprocenten er estimeret til 17 %.

Indkøbsaftalen for beskæftigelsesmaterialer berører alle børn på både dagområdet og skoleområdet. Dagplejen berøres dog ikke.

 

Fordeling på bevilling

Forvaltningen foreslår, at besparelserne indhentes ved at nedskrive pladspriser og elevsatser, idet pladspriser og elevsatser indeholder driftsmidler, som skal dække udgifter til bleer, legetøj, institutionskøretøjer, idrætsudstyr og beskæftigelsesmaterialer. Besparelsen indhentes ved at der indlægges en indfasningsperiode, hvor indkøbssystemerne tilpasses. Institutionerne skal fortsat benytte aftalerne, men der indhentes kun 1,8 mio. kr. i 2013, stigende til 4,4 mio. kr. i 2014. I 2013 tilfalder besparelsen således de decentrale enheder. Den stigende profil på 2,6 mio. kr. i 2014 vil indgå i forhandlingerne om finansieringsudfordringen for 2014.

Tabel 2 viser hvordan besparelsen på 1,8 mio i 2013 fordeler sig på bevillinger. Fordelingen tager højde for forbrugsmønstre på skoler og institutioner, så vidt dette er muligt at opgøre.

Tabel 2. Indkøbsbesparelser, 2013.

	Bevilling	Brutto-besparelse	Netto-besparelse	Udmeldt bevilling til øvrig drift	Andel
Dagområdet, normal	1301	1.308.435	1.086.001	179.431.722	0,61 %
Dagområdet, special	1305	61.313	61.313	9.929.461	0,62 %
Skoleområdet, normal	1315	619.223	619.223	90.129.587	0,69 %
Skoleområdet, special	1317	33.464	33.464	12.581.759	0,27 %
I alt		2.022.434	1.800.000	292.072.529	0,62 %

Note: Den udmeldte bevilling til øvrig drift indeholder de midler, der er meldt til drift som en del af pladspriserne eller elevsatserne.

Tabel 3 viser hvordan den samlede besparelsen på 4,4 mio kr. i 2014 fordeler sig på bevillinger.

Tabel 3: Samlede indkøbsbesparelser, 2014

	Bevilling	Brutto-besparelse	Netto-besparelse	Udmeldt bevilling til øvrig drift	Andel
Dagområdet, normal	1301	3.209.764	2.664.104	179.431.722	1,48%
Dagområdet, special	1305	150.408	150.408	9.929.461	1,51%
Skoleområdet, normal	1315	1.519.035	1.519.035	90.129.587	1,69%
Skoleområdet, special	1317	82.092	82.092	12.581.759	0,65%
I alt		4.961.299	4.415.639	292.072.529	1,51%

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-

                     Else Sommer                             / Kristina Koch Sloth

Trine Schaltz (F), Peter Thiele (F) og Claus Bodin Staal (F) stillede forslag om tilføjelse af et tredje at-punkt med følgende ordlyd: "at forvaltningen vender tilbage om et år med redegørelse for om der har været den forventede besparelse".

Ændringsforslaget om tilføjelse af et tredje at-punkt blev tiltrådt uden afstemning.

Indstillingen blev således tiltrådt i sin helhed inkl. det tredje at-punkt.