Status på implementering af Fremtidens Fritidstilbud

Udvalget skal tage stilling til status på arbejdet med Fremtidens Fritidstilbud og den justerede klynge- og netværksstruktur samt forslag til anvendelsen af midler til at understøtte implementeringen.

Indstilling og beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget tager status på arbejdet med Fremtidens Fritidstilbud til efterretning
2. at udvalget godkender forslag til finansiering af følgeudgifter samt tiltag til understøttelse af implementering af den nye struktur

Problemstilling

Børne- og Ungdomsudvalget har i løbet af 2014 og 2015 truffet beslutning om en ny struktur på fritidsområdet samt en justeret klynge- og netværksstruktur. Formålet med denne indstilling er at sætte fokus på en række udvalgte områder for at give udvalget et billede af, hvordan der sikres fremdrift i implementeringen af den nye struktur, og hvilke udfordringer der er særligt fokus på. Desuden fremlægges forslag til, hvordan der sikres finansiering af følgeomkostninger samt understøttende tiltag.

Løsning

Fysiske tilpasninger  

På mødet den 18. marts 2015 har udvalget besluttet den fysiske struktur for de kommende fritidstilbud. Arbejdet med tilpasning af de fysiske rammer er omfangsrigt, og det er afgørende for institutionerne at få klarhed over løsningerne og den videre proces (bilag 1).

Der arbejdes på den ene side med mindre tilpasninger, som bl.a. skal understøtte midlertidige løsninger og løse afledte konsekvenser for børnehaver. Forvaltningen har i første omgang fokus på at finde løsninger for de institutioner, som er presset på den korte bane - særligt dem, der mister kapacitet. Forvaltningen vil finde alternative løsninger i disse situationer, og alle børn er garanteret plads i den skoletilknyttede fritidsinstitution. Situationen skaber dog usikkerhed hos de berørte parter, indtil den nye løsning er fundet og etableret. Det vurderes p.t., at kommunen kan miste op til 5 lejemål, fordi institutionerne ikke ønsker at indgå i den nye struktur. Derudover prioriteres institutioner, som er udfordret på deres økonomiske bæredygtighed. Endelig prioriteres øvrige midlertidige løsninger, som skal sikre en god overgang i perioden frem til de fysiske rammer er helt på plads.  Forvaltningen arbejder på at sikre et højt informationsniveau således, at både medarbejdere og forældre er oplyst om den videre proces. Det sker i en lokal dialog bl.a. via lederne, og mere overordnet via information i nyhedsbreve.

Der arbejdes desuden på større anlægsprojekter, som skal udføres i takt med, at der findes finansiering hertil i budgetforhandlingerne, og som skal sikre, at den endelige fysiske løsning falder på plads. I den forbindelse skal der i foråret 2016 gennemføres de sidste 21 forundersøgelser således, at forvaltningen kan søge bevilling til disse projekter i Budget 2017.

Organisering

På mødet den 20. maj 2015 har udvalget vedtaget organiseringen af de fremtidige fritidstilbud i henholdsvis kommunalt eller selvejende regi. Den 18. november 2015 besluttede udvalget i forlængelse heraf en revideret klynge- og netværksstruktur (BR 10.12.15). 

Det kommunale område

På det kommunale område er processen for udpegning af såvel de nye fritidsledere som de nye klyngeledere afsluttet. Den efterfølgende proces med at indgå aftaler om omplacering mv. med de ledere, som ikke er blevet udpeget, er i gang. Vurderingen er, at processen kan afsluttes i løbet af januar, og at der kan indgås aftaler med hovedparten af lederne. Samlet reduceres der fra 71 til 39 klyngeledere.

Vedrørende de nye klyngeledere er det meldt ud, at de allerede nu har beslutningskompetencen i forhold til fremadrettede beslutninger for de nye klynger, mens der fortsat sikres sikker drift på de nuværende klynger. Der bliver tale om en vanskelig overgangsproces, som forvaltningen har fokus på at støtte på den bedst mulige måde. Forvaltningen vurderer, at der med denne model er fundet den bedst mulige løsning for at sikre det nødvendige ledelsesmæssige fokus.

Det selvejende område

På det selvejende område er det i høj grad institutionernes bestyrelser selv, der - støttet af deres paraplyorganisation og vejledt af forvaltningen - skal stå for processen med at etablere den nye struktur. En status medio december 2015 indikerer, at der er den fornødne fremdrift i processen, men at drøftelser om mulige forsøgsordninger for fritidscentre har betydet, at processen enkelte steder er sat på hold.

I forhold til den selvejende netværksstruktur har udvalget den 10. juni 2015 besluttet,

”at netværksorganisering for de selvejende institutioner - i videst muligt omfang - organiseres med én netværksleder, og én netværksbestyrelse (evt. med formænd for de enkelte lokale bestyrelser). Institutioner har forsat mulighed for lokal ledelse og bestyrelse. Organiseringen evalueres efter et år, og ændres hvis der ikke sikres samarbejde.”

Der stilles fra det selvejende område spørgsmål til, hvordan og hvornår evalueringen gennemføres. Det er forvaltningens oplæg, at evalueringen gennemføres i 3. kvartal af 2017 på følgende måde:

• En deskriptiv beskrivelse af udviklingen i netværkskonstruktionen

• Der sættes fokus på, hvorvidt netværk har udviklet sig fra netværk med koordinator hen imod en organisering med øget netværksledelse

• Der måles på udvikling i ledelsesstrukturen og understøttelse af et mere sammenhængende arbejdsmarked, dvs. der ses på udviklingen i det pædagogiske personales beskæftigelsesgrad og udviklingen i antal ledere vs. antal medarbejdere

• Der ses på udvikling ift. bl.a. økonomi og trivsel, herunder antal af selvejende institutioner og antal selvejende institutioner på økonomisk handleplan.

• Der ses på udviklingen i antal bemærkninger i det pædagogiske tilsyn.

Indskrivning i de nye fritidstilbud i 2016

Indskrivning i fritidstilbud til skoleåret 2016/17 foregår i februar 2016, og det er i den forbindelse, at forældrene første gang præsenteres for de nye fritidstilbud. Der er tale om et overgangsår, idet de nye tilbud ikke findes på indskrivningstidspunktet (bilag 2). Processen er tilrettelagt således, at indskrivning sker til de nye fritidstilbud, mens tidlig indskrivning skal ske i de nuværende enheder. Der er fokus på, at børnene udsættes for så få skift som muligt i denne proces, og det tilstræbes, at børn fra samme klasse i videst mulig omfang gives et samlet tilbud.

Økonomi

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.

Udvalget ønskede bl.a. et uddybende overblik vedr. økonomien i Fremtidens Fritidstilbud.