Digitalisering af pladsanvisningen

Udvalget skal tage stilling til udmøntning af en besparelse på 1,1 mio. kr. i budget 2011 og frem. Besparelsen er affødt af projekt Digital Pladsanvisning, som er et af de vedtagne projekter under Københavns Kommunes service- og kanalstrategi “Citizen 2012”( BUU 18.08.10/ BR 14.10.2010). Det indstilles her, at besparelsen udmøntes på den administrative ramme i Børne- og Ungdomsforvaltningen, da Den centrale Pladsanvisning, qua den demografiske udvikling, allerede er effektiviseret markant.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,
1. at det digitale udviklingsarbejde, som der er lagt op til i "Citizen 2012 - Digital Pladsanvisning", fortsættes med det formål at skabe flere og bedre digitale løsninger til borgerne og sikre en øget brugervenlighed (jf. blag 1)
2. at den vedtagne besparelse på 1,1 mio. kr. fra 2011 og frem udmøntes på den administrative ramme i Børne- og Ungdomsforvaltningen 

Det tilsigtede formål med ”Citizen 2012” er at løfte kommunens digitale borgerbetjening og frigøre administrative ressourcer ved at flytte henvendelserne fra dyre, administrativt/ressourcemæssigt tunge kanaler til billige kanaler, det vil sige primært til den digitale kanal.

 

Den digitale selvbetjening håndterer på nuværende tidspunkt opskrivningsprocessen på pladsanvisningsområdet, herunder regelinformation, fremsøgning, sammenligning, opskrivning til de ønskede institutioner og vejledning om alternative pasningsordninger (jf. bilag 1).

Selve anvisningen af pladser og den helt individuelle rådgivning er fortsat en opgave, der varetages af administrative medarbejderressourcer - pladsanvisere. Ingen digitalisering kan med de nuværende anvisningsregler og med det pres, der er på den eksisterende kapacitet, svare borgerne på det, som de allerhelst vil vide: ”Hvornår de kan få en plads i den/de ønskede institutioner?”. Hvis et digitalt system skal kunne svare på dette, vil det kræve, at der er en meget stor overkapacitet af pladser. Borgerne vil fortsætte med at kontakte Pladsanvisningen på den/de tilgængelige kanaler for at få de individuelle svar, som den digitale løsning ikke kan håndtere.

En besparelse på 1,1 mio. kr. på Den centrale Pladsanvisning forudsætter en udmøntning som en personalebesparelse. Det vil være muligt at afskedige personale, men det vil, efter forvaltningens opfattelse, give en reduceret økonomisk effektivitet og service. Forvaltningen vurderer således, at det ikke med færre ressourcer vil være muligt at anvise til de pladser, der står ledige, hvorved institutionerne vil blive påført et økonomisk tab, og der vil være en reduceret pladsudnyttelse. Konsekvenserne af at realisere den fulde besparelse er beskrevet i et notat, ønsket af BUU, som var på aflæggerbordet ved Børne- og Ungdomsudvalgets møde d. 1.september 2010.

I perioden 2007-2011 har Den centrale Pladsanvisning effektiviseret med 20,2 % pr. pladsanviser (forudsætninger for estimater forklares nedenfor). Det er således lykkedes at effektivisere sagsgangene, så det markant stigende børnetal de senere år, ikke har medført ansættelse af nye medarbejdere. En del af effektiviseringen har årsag i forbindelse med Citizen 2012, hvor der allerede er gennemført en besparelse i Forvaltningen/Den Centrale Pladsanvisning på 0,4 mio. kr. i 2010 og frem.

 

Nedenfor beskrives, hvor meget Den Centrale Pladsanvisning er effektiviseret siden 2007, samt hvad en ekstra besparelse vil kræve i effektivisering.

 

Stigende børnetal

Børnetallet i Københavns Kommune har været stigende de seneste mange år. Den seneste befolkningsprognose fra marts 2011 viser, at børnetallet også forventes at stige de kommende år. I perioden 2011 til 2015 forventes der at være en befolkningsstigning på 4.453 flere børn i alderen 0-5 år*. Børne- og Ungdomsforvaltningen forventer ifølge behovsprognosen, atca. 90-93 % af disse børn vil skulle passes i dagtilbud.

  

*) Pladsanvisningen varetager ligeledes anvisningen af de 6-9 årige (fritidshjem). Denne opgave er ikke medtaget i notatet idet besparelsen alene er rettet mod opskrivning til vuggestue. Det kan dog nævnes at der i perioden 2011 – 2015 ligeledes forventes en tilsvarende stigning i denne gruppe. 

Det stigende børnetal forudsætter en udbygning af nye dagtilbudspladser, hvis kommunen skal kunne overholde pasningsgaranti inden for fire kilometer fra barnets bopæl. Børne- og Ungdomsforvaltningen udvider således også i disse år sin samlede kapacitet væsentligt, hvilket sideløbende med det stigende behov for vejledning af borgere, giver stadig flere anvisninger.

 

Børne- og Ungdomsforvaltningens evne til at stille den nødvendige kapacitet til rådighed er ligeledes afgørende for Den centrale Pladsanvisnings belastningsgrad, da yderligere vejledning er nødvendig, hvis forældrene oplever, at de ikke kan få deres specifikke dagtilbudsønsker opfyldt, når de har behov.

 

Økonomisk effektivitet

Antallet af borgere, som henvender sig hos Den Centrale Pladsanvisning, har siden 2007 været støt stigende og forventes fremadrettet at stige markant.

 

Pladsanvisningen havde i 2010* nedenstående henvendelsesmønster:

 

Henvendelsesmønster i Den Centrale Pladsanvisning (årsbasis)
Personlige henvendelser	10.000 henvendelser
Telefoniske henvendelser	120.000 henvendelser
E-mailhenvendelser (førstegangshenvendelser)	8.000 henvendelser

*) De telefoniske henvendelser er opgjort for 2010 og frem, idet der i okt. 2009 blev implementeret nyt telefonsystem med statistik modul.

 

Den Centrale Pladsanvisning modtager over 120.000 opkald pr. år. Med de afsatte ressourcer kan Den Centrale Pladsanvisning i gennemsnit betjene mellem 65 – 70 % af de opkald, som der foretages til Den Centrale Pladsanvisnings nummer. Langt hovedparten af borgerne oplever ventetider på telefonisk betjening på under 1 minut, men i spidsbelastningsperioder kan ventetiden være op til 20-30 min. Det skal dog understreges, at dette ikke betyder, at der er op til 35% af borgerne, som ikke kommer i dialog med Pladsanvisningen, fx ringer mange forældre flere gange om den samme sag og de, som har behov for at komme i kontakt med Pladsanvisningen, vil ringe igen på et andet tidspunkt. En del af forældrene forventes desuden i stigende grad at kunne finde svar på deres forespørgsel på den nye digitale platform, som forventet implementeret i slutningen af 2011, jf. Videre Proces samt bilag 1.

Eventuel yderligere digitaliseringsbesparelse

Hvis den planlagte besparelse i Citizen 2012 gennemføres ved personalereduktion i Den Centrale Pladsanvisning vil dette få betydning for betjeningen af enheder, institutioner og pladsudnyttelsen.

 

I det nedenstående diagram illustreres antallet af 0-5 årige pr. medarbejder sammenholdt med antal medarbejdere, der er i Pladsanvisningens pt., ny budgetfordeling efter ny budgetmodel i Børne- og Ungdomsforvaltningen og nyt budget med Citizen 2012 besparelsen. 
 

 

 

 

BUFs nye digitale pladsanvisning, som håndterer vejlednings- og opskrivningsprocessen  omkring valg af daginstitution, kan benyttes af forældre i Københavns Kommune fra december 2011. Samtidig undersøges det nu, hvordan KMDs systemer fremadrettet kan bruges i den efterfølgende kommunikation mellem forældre og pladsanvisningen.  På den måde tilbydes borgere, som opskriver sig digitalt, kommunikation uden mellemled som Eboks. Endvidere tilbyder KMD-systemet, at enkelte administrative opgaver automatiseres eller erstattes af nye mindre tunge løsninger.

Driftsøkonomi:

Der er allerede i 2010 gennemført en generel besparelse i Kapacitetsstyring/Den Centrale Pladsanvisning på 400.000 kr. på baggrund af projekt Digital Pladsanvisning. Ydermere er Den Centrale Pladsanvisning effektiviseret markant ved at reducere personaleressourcerne i 2010 samtidig med, at børnetallet har været stigende fra 2007 og frem.

 

Det foreslås derfor, at besparelsen på 1,1 mio. kr. håndteres inden for det samlede administrative budget i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Den manglende hjemtagelse af besparelsen er indarbejdet i regnskabsprognoserne for 2011 og giver ikke anledning til et forventet merforbrug. Forvaltningen vil i forbindelse med prioriteringen af de administrative budgetter fra 2012 og frem sikre udmøntning af besparelsen inden for den samlede administrative ramme.

 

Anlægsøkonomi:

Der er tildelt 1,466 mio. kr. i 2010 og 1,634 mio. kr. i 2011 til etablering af digitale løsninger.

Den samlede løsning for Digital Pladsanvisning forventes at kunne lanceres i december 2011 Formålet med denne løsning er at give en brugervenlig og hurtig adgang til information og opskrivning til dagtilbudspladser i Københavns Kommune. Løsningen er en ”pasningsportal”, som integrerer fire nuværende systemer i én løsning. Samtidig forenkler og automatiserer  løsningen informationer om alle institutioner i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Pasningsportalens fokus er især rettet mod de indledende faser af kontakten til pladsanvisningen – udvælgelse og opskrivning til dagtilbud (jf. bilag 1). 


                 Else Sommer               /Henriette Bjørn Nielsen

Indstillingen blev godkendt, idet udmøntningen af  besparelsen i 2. at-punkt tages op til fornyet vurdering i udvalget ifm. behandlingen af budgetforslaget for 2014.