EU-udbud af skolemøbler

Børne- og Ungdomsforvaltningen har gennemført et EU-udbud og indgået indkøbsaftaler om levering af skolemøbler til kommunens skoler. Udvalget orienteres om den nye aftale og skal tage stilling til de økonomiske konsekvenser af aftalen. 

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1.      at tage orienteringen til efterretning

2.      at godkende udmøntningen af det forventede provenu

Økonomiudvalget vedtog på udvalgsmødet den 8. februar 2011 en ny indkøbspolitik for Københavns Kommune. Den nye indkøbspolitik skal sikre implementering af en ny og mere fleksibel tilrettelæggelse af indkøbsområdet med fortsat fokus på økonomisk effektivisering samt overholdelse af lovgivningen og Borgerrepræsentationens beslutninger. Den nye indkøbspolitik betyder desuden, at en række aftaleområder er blevet overdraget til de enkelte fagforvaltninger, fx har BUF nu ansvaret for aftaler som skolemøbler, fødevarer, bleer m.m.

Beslutninger om håndtering af de økonomiske konsekvenser (besparelser eller øgede udgifter) af nye indkøbsaftaler træffes af Børne- og Ungdomsudvalget, og foretages efter hvert gennemført udbud, der resulterer i en aftale.  Forvaltningen har netop gennemført det første udbud i 2011 efter den nye organisering af indkøbsområdet. Dette resulterede i en ny aftale vedrørende skolemøbler.

Princippet i Københavns Kommunes indkøbspolitik er, at aftaler kategoriseres i 3 niveauer:

1. De tværgående aftaler, som har mindre betydning for kerneydelsen, indgås som store centrale obligatoriske aftaler. Disse aftaler indgås af økonomiforvaltningen.
2. De decentrale obligatoriske aftaler, er aftaler der har nær tilknytning til kerneydelsen, og disse indgås af de respektive forvaltninger (eventuel i samarbejde med andre forvaltninger).
3. Frivillige tilslutningsaftaler er aftaler, hvor enhederne selv bestemmer, om de vil tilslutte sig. Aftalen indgås af forvaltningen.

Aftalen om skolemøbler er en decentral aftale, der omfatter alle skoler i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Aftale om skolemøbler

Forvaltningen har indgået en indkøbsaftale med 3 leverandører i 24 måneder. Forvaltningen modtog 9 tilbud, hvilket har givet en god konkurrence. Den nye indkøbsaftale er trådt i kraft den 1. september 2011 og løber til den 1. september 2013. Der er derudover mulighed for at forlænge aftalerne et år ad gangen, og maksimalt to år frem til den 1. september 2015. De tre leverandører er Højer Møbler A/S (primærleverandør), Kinnarps A/S (2. Leverandør) og SIS Functional Furniture A/S (3. Leverandør).

Aarhus og Odense Kommune har valgt at gøre brug af en option i udbuddet, og indgår derfor i aftalen på samme vilkår som Københavns Kommune. 

Kommunens skoler er forpligtet til at anvende de indgåede aftaler. Samtidig er der med aftalerne søgt at give skolerne en vis frihed. Ved ordreafgivelse anvendes ”vandfaldsmodellen”, hvorved skolen som udgangspunkt skal bestille hos Højer Møbler, da de er primærleverandør. Kun hvis Højer Møbler ikke kan levere, gives ordren til den leverandør med det andet bedste tilbud, som er Kinnarps, og hvis denne heller ikke kan levere, er det leverandøren med det tredje bedste tilbud, SIS Functional Furniture der får ordren.

Der er i aftalen indskrevet en undtagelse til ”vandfaldsmodellen”, og det er når æstetiske vilkår taler for at bryde rangordenen.
Det betyder, at hvis en skole eksempelvis hovedsagligt har SIS møbler i forvejen, og skal supplere med tilsvarende møbler, og Højer Møbler og Kinnarps ikke kan levere møbler, der er magen til de møbler, der allerede er på skolen, så kan skolen vælge - ud fra et æstetisk hensyn - at bestille samme type møbler, som de allerede har, hos SIS. Hvis det efterspurgte møbel falder helt uden for den indgået aftale, og ingen af de tre leverandører kan skaffe det, har skolen mulighed for at foretage et suppleringskøb uden for aftalen. Dette er dog begrænset af udbudsreglerne, og kan kun lade sig gøre for op til maksimalt ca. 600.000 DKK i hele aftaleperioden, for alle skolerne samlet set.  

Forvaltningen har lagt vægt på ikke at presse en uhensigtsmæssig indkøbsaftale ned over hovedet på skolerne. Derfor er det æstetiske hensyn et vigtigt redskab til at imødekomme skolernes behov. Da Kinnarps og SIS også var leverandører på den tidligere aftale for skolemøbler, er det forvaltningens vurdering, at der kan være mange skoler der vil benytte sig af denne mulighed.

Der er i udbuddet lagt vægt på følgende tildelingskriterier: prisen, størrelsen af det øvrige sortiment, garantiperioden og leveringstiden.

Forvaltningen ser følgende forbedringer ved den nye aftale:

·Forbedrede priser: På de produkter der udgør den største omsætning er der mellem 25-38 % bedre priser.

·Bredt sortiment: Giver skolerne mulighed for at vælge mellem et stort sortiment af skolemøbler.

·Bedre kvalitet: Der er en lang garantiperiode på møblerne, hvilket indikerer en god kvalitet.

·Forbedrede miljøforhold: Der er i aftalen krav om, at der er benyttet lovligt og bæredygtigt træ til fremstilling af møblerne. Dette sikres gennem FSC- eller PEFC-certificering.

·Indeklima: Møblerne er indeklimamærket, hvilket sikrer at studiemiljøet på skolerne ikke bliver negativt påvirket.

Inden rammeaftalens udløb vil forvaltningen analysere, hvorvidt skolerne er tilfredse med aftalerne, og om den skal forlænges ved brug af optionerne, eller om der skal laves et nyt udbud efter 2 år.
Kriterierne til vurderingen af aftalerne, er bl.a. feedback fra skolerne, samt en analyse af hvilke møbler der bliver købt flest af, og om det modsvarer de krav og ønsker vi har sat i dette udbud.
Forvaltningen vil samtidig afholde leverandørmøder, for at se om markedet for skolemøbler har udviklet sig, og om der er grundlag for et fornyet udbud.