Status på ny institutionsstruktur

Udvalget skal drøfte status på den nye institutionsstruktur på dagtilbudsområdet.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget drøfter den foreløbige status for implementeringen af den nye institutionsstruktur for kommunens dagtilbud  

Borgerrepræsentationen vedtog på sit møde den 14.10.10 (2010-125300) en ny struktur med klynge- og netværksledelse på dagtilbudsområdet for kommunale og selvejende institutioner samt specialtilbud. Formålet var primært en ændret organisering af ledelsesopgaverne ved at samle institutionernes administration i større enheder, mens de fysiske rammer for børnene blev bevaret. Klynge- og netværksmodellen skulle samtidig give rum til mangfoldighed og bevarelse af den enkelte institutions pædagogiske særpræg.

I forbindelse med Budget 2011 blev det besluttet at gennemføre en evaluering af den nye institutionsstruktur efter 1 år vedr. forældreinddragelse, pædagogik, ledelse og økonomi.

Implementeringen af klynger og netværk på hele dagtilbudsområdet er en omfattende strukturændring, som det tager tid at få forankret organisatorisk og kulturelt. Der er desuden sideløbende med indførelsen af den nye struktur sat en række større initiativer i gang på dagtilbudsområdet bla. i form af et kvalitetsløft af dagtilbuddene (budget 2012, Pædagogisk Kvalitetsudvalg) og en yderligere centralisering af kommunens administrative støttefunktioner, jf. Administrationsplanen, herunder BUUs høringssvar fra mødet den 30.5.12 (2012-66867). Endelig er der vedtaget en ny budget- og demografimodel for området. Det betyder, at en egentlig evaluering af den nye struktur på dagtilbudsområdet på de præmisser, som forelå på tidspunktet for vedtagelsen af strukturen, ikke kan gennemføres isoleret.  

Den nu fremlagte evaluering har derfor karakter af en status på etableringen af den nye institutionsstruktur. Status viser, at ændringen af institutionsstrukturen nu er implementeret således, at besparelsen er realiseret, ændringen af stillingskategorierne/omlægning af ledelsestiden er genenmført og de pædagogiske synergieffekter er begyndt at vise sig. Forvaltningen vurderer på baggrund af denne status, at der ikke på nuværende tidspunkt er behov for at fremlægge forslag til ændringer eller justeringer i de vedtagne rammer for arbejdet i dagtilbuddene.

Forvaltningen har i løbet af foråret 2012 udarbejdet en status på arbejdet med ny institutionsstruktur. Konceptet for denne status har været drøftet med de faglige organisationer. I status indgår en nulpunktsanalyse baseret på spørgeskemaer, fokusgruppeinterviews, økonomigennemgang samt en strukturel gennemgang af alle klynger og netværk på baggrund af individuelle møder mellem forvaltning, LFS/BUPL og klynge/netværk (bilag 1-4). BUU vedtog på sit møde den 2.3.2011 (2010-143398) organiseringen af forældreindflydelsen med forældrebestyrelser og forældreråd i den nye institutionsstruktur. Det blev besluttet, at rammerne for forældreindflydelse evalueres som en del af den overordnede evaluering og emnet indgår således i beskrivelsen af status. 
 

Status afspejler i hvilket omfang de politiske visioner for den nye struktur vedr. professionalisering af ledelsesniveauet, klarere kommandoveje og en bedre direkte dialog mellem forvaltning/politisk niveau(udvalg) og institutionernes og enhedernes ledelsesniveau foreløbigt er nået. Derudover belyses i bilagene realiseringen af formålene vedr. mere børnetid ved at frigive ledertid, fastholdelse af rum for mangfoldighed og nærdemokrati på forældre og medarbejderplan og øget økonomisk bæredygtighed. I forhold til de politiske mål indikerer statusevalueringen:  

• at der er givet rum for mangfoldighed og nærdemokrati i klynge- og netværksstrukturen.
• at der er slået gode takter an i forhold til et professionaliseret ledelsesniveau på baggrund af sparring og samarbejde mellem ledere på tværs af institutioner og på tværs af enheder, og der opleves synergieffekter på ledelsesplan.
• at der er processer i gang på både ledelses- og medarbejderplan vedrørende samarbejde omkring nye roller, arbejdsområder, ansvarsdelegering og sparring. Dette har flere steder betydet nye samarbejder i relation til de konkrete arbejde med børnene i dagtilbuddene.
• at der via ændringen i ledelseskonstruktionen sker en afbureaukratisering af ledelseslagene og etableres klarere kommandoveje, omend der er forskellige oplevelser blandt klynger og netværk af, hvor langt man er nået i denne proces. 
• at de overordnede mål omkring økonomi, struktur og ændring af stillingskategorier er opnået.

Der er således gode processer i gang på klynge- og netværksområdet, og udviklingsarbejdet forløber positivt. Forvaltningen vurderer, at arbejdet med at skabe en ny kultur på institutionsområdet, der er forankret i den ændrede struktur, er godt i gang. Erfaringer fra andre kommuner er, at der bør regnes med en tidshorisont på mindst 2-3 år før, der kan tales om egentlige resultater ledelsesmæssigt og pædagogisk af en klynge-/netværksstruktur. I forhold til det politiske mål med strukturændringen indikerer statusevalueringen da også også en række udfordringer, der kan ses i lyset af, at en fuld forankring af den nye struktur - pædagogisk og fagligt - stadig kræver noget tid. 
 
Forvaltningens opfølgning vedr. udfordringer
Forvaltningen vurderer, at det fortsat er vigtigt med en intensiv indsats i forhold til implementering af ny institutionsstruktur og sikring af sammenhæng mellem denne struktur og de øvrige ændringer, der er i gang på området, således at der fortsat fra forvaltningens side sker en fagligt, pædagogisk understøttelse af udviklingen af området til gavn for børnene i kommunens dagtilbud.

Nedenfor fremgår en oversigt over temaer i statusevalueringen samt forvaltningens opfølgende initiativer:

I forbindelse med indførelsen af den nye institutionsstruktur blev det besluttet at spare i alt 93,6 mio. kr. brutto på ledelse og administration i daginstitutionerne.  Denne besparelse blev indhentet på institutionernes budgetter fordelt med 61 % (57 mio. kr.) på det kommunale område og 39 %  (36,5 mio. kr.) på det selvejende område - afhængigt af områdernes størrelse og antal. Besparelsen blev teknisk indhentet i forbindelse med en parallel omlægning af budgetmodellen på institutionsområdet og implementeret ved en reduktion i ledelsestiden (Bilag 4).

Konklusionen er, at der i løbet af nogle år vil være en reduktion i ledelsestid, som ligger ud over den gennemførte besparelse på 93,6 mio. kr. Ydermere er det konklusionen, at der allerede i 2012 er indhentet en besparelse på reduktion i ledelsestid på det pågældende beløb. Besparelsen skal i overensstemmelse med Administrationsplanen modsvares af en reduktion af de administrative opgaver.

I 2012-13 arbejder forvaltningen videre med implementeringen af den nye institutionsstruktur, herunder med individuel gennemgang af alle klynger og netværk.

På baggrund af erfaringerne med opfølgning på den nye struktur samt behovet for at se dagtilbudsområdet ud fra en bredere vinkel på baggrund af de ændrede rammer for dagtilbuddene både i forhold til pædagogisk indhold, økonomiske rammer og organisatoriske ændringer, vil forvaltningen i løbet af 2013/14 fremlægge et oplæg til gennemførelse af en evaluering af området. Det foreslås, at denne evaluering skal afdække forhold, som forvaltningen kan anvende sammen med eksisterende data vedrørende eksempelvis ledelsesstruktur og økonomi. Evalueringen vil således bygge på såvel kvalitative som kvantitative data, så der rettes fokus på generaliserbarhed såvel som nuanceringer, ligesom der vil være fokus på både struktur, pædagogisk faglighed og samarbejde i dagtilbuddene.

         Else Sommer                      /Henriette Bjørn Nielsen