Økonomisk genopretning - månedlig afrapportering

Børne- og Ungdomsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 12. september 2007

 

 

14.      Økonomisk genopretning - månedlig afrapportering  J.nr. 2006-3866

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalgets og Økonomiudvalgets efterretning som følge af Borgerrepræsentationens beslutning herom (BR 678/06).

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, 1.      at statusrapporten for august tages til efterretning. 2.      at Børne- og Ungdomsudvalget beslutter, at Børne- og Ungdomsforv altningen frem til næste statusrapportering skal reducere usikkerhederne i prognosen på bl.a. specialområdet og fremlægge årsagsforklaringer for afvigelserne i prognosen, herunder mulighederne for at realisere de forudsatte besparelser for 2007. 3.      at Børne- og Ungdomsudvalget beslutter, at Børne- og Ungdomsforvaltningen frem til næste statusrapportering har fokus på den decentrale økonomistyring på institutionerne, herunder særligt kompetenceudvikling. Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 12. september 2007 Indstillingen blev godkendt.

 

PROBLEMSTILLING

Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) på mødet den 14. december 2006 og besluttede samtidigt, at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapportering på arbejdet fra januar 2007. Statusrapporten pr. august 2007 gives her.

LØSNING

Revisionsfirmaet Deloitte har i deres statusrapport for august vurderet 3 emner i relation til genopretningsplanen for BUFs økonomi: Økonomi i balance, regnskabsprognosen for august og økonomistyring.

Økonomi i Balance (budget 2007)

Rapporteringen på økonomi balance pr. august måned har omfattet følgende aktiviteter:

1.      Gennemgang af besparelser vedtaget siden budget 2007, hvortil der har været udeståender i forhold til dokumentation og fremdrift (11 ud af 88 besparelsestiltag).

2.      Gennemgang af kompenserende besparelser vedtaget på BUU-møde den 6. juni 2007 (6 besparelsesforslag).

Deloittes gennemgang af de 11 udestående besparelser (ad 1) viser, at der er fundet tilfredsstillende dokumentation for de 10 af besparelserne. En konkret besparelse på 1,3 mio. kr. er fortsat uafklaret og kategoriseret som usikker.

Deloittes gennemgang af de kompenserende besparelsesforslag (ad 2) viser, at de har vurderet 5 ud af 6 kompenserende besparelser som realiserbare (grøn), mens den sidste kompenserende besparelse fordrer en samlet budgetoverholdelse (gulgrøn).

Deloittes samlede vurdering af økonomi i balance er, at der er sket væsentlige fremskridt. Vurderingen skal dog ses i sammenhæng med Børne- og Ungdomsudvalgets regnskabsprognose, der gennemgås nedenfor.

Regnskabsprognosen for august

Regnskabsprognosen pr. august 2007 udviser et samlet mindreforbrug på driften på 150 mio. kr.

Deloitte har foretaget en vurdering af økonomien i Børne- og Ungdomsforvaltningen og vurderer i den forbindelse bl.a.:

·        Der er en generel usikkerhed forbundet med det bogførte forbrug

·        Der er en generel usikkerhed omkring de decentrale institutioners opsparing

·        Der er kun i begrænset omfang årsagsforklaringer til mer- og mindreforbrug

·        Der knytter sig en væsentlig usikkerhed til specialområdet, hvor der på nuværende tidspunkt ikke er en tilstrækkelig klarhed og overblik over forbrug og budget

Det er Deloittes samlede vurdering af fremdriften i den økonomiske balance, at der er sket fremskridt, hvilket understøttes af den overordnede regnskabsprognose for BUF for 2007. Men prognosen indikerer samtidig, at der er en række usikkerheder forbundet med prognosen, der skal reduceres dels frem til næste statusrapportering, dels frem til oktoberprognosen.

Det fremgår af Deloittes rapport, at det med de ovenfor nævnte usikkerheder, der er knyttet til prognosen, synes sandsynliggjort, at det samlede resultat for 2007 holder sig inden for bevillingsrammen. Det er Deloittes vurdering, at usikkerheden på prognosen kan estimeres til +/- 50-60 mio. kr. svarende til +/- 0,7-0,8 % af det samlede budget.

Forbedring af Økonomistyringen

Bilag 3 omfatter en status på arbejdet med den økonomiske genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Deloitte og Børne- og Ungdomsforvaltningen har gennemgået de punkter i planen for status på arbejdet med den økonomiske genopretning med betegnelsen "høj" prioritet.

Deloitte vurderer på baggrund af dokumentation for opfyldelse af milepæle, gennemgang af aktivitets- og projektplaner samt møder med Børne- og Ungdomsforvaltningen omkring fremdriften, at der i perioden maj til august er sket betydelige fremskridt på de enkelte projekter.

·        På 11 ud af 16 projekter er der sket en markant forbedring

·        På de resterende tiltag er vurderingen, at disse projekter indenfor en overskuelig tidshorisont vil kunne indhente forsinkelsen.

·        Heraf er der på to projekter fortsat mindre forsinkelser/afvigelse på grund af manglende ressourcer.

Hvad angår gældsproblematikken på skoler og andre institutioner, er det nu muligt for hovedparten af institutionerne, at sammenstille budget og regnskab i KØR. Deloitte har bistået BUF med at udarbejde en skoleanalyse vedrørende årsagen til skolernes over- og underskud. Denne analyse har vist et meget broget billede af økonomistyringen på skolerne. Konklusionen herpå er, at der er behov for kompetenceudvikling af såvel skoleledere som personale.

Deloitte anbefaler i relation til prognosen for 2007 og budget 2008, at der fortsat er fokus på ressourcesituationen i BUF. Dette skal især ses i lyset af de kommende måneders arbejde med budgettet for 2008, idet der vil være et betydelig sammenfald af det personale som arbejder med genopretningsplanen/økonomisk balance og budgettet for 2008.

ØKONOMI

-

VIDERE PROCES

Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 12. september og i Økonomiudvalget den 25. september 2007.

Den næste statusrapportering til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget vil ske i BUU den 3. oktober 2007 og i ØU den 9. oktober 2007.

BILAG

1.      Statusrapportering for august 2007 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance" fra Deloitte.

2.      Status på Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i 2007.

3.      Status på arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

        

 

                          Else Sommer                 /                    Claus Juhl