B-sag: Revisionsberetning 2019 vedr. årsregnskabet

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget tager den eksterne revisions bemærkninger og anbefalinger til efterretning
2. at udvalget godkender forvaltningens bemærkninger og handleplaner til de konkrete punkter.

Problemstilling

Regnskabet for 2019 blev godkendt i Børne- og Ungdomsudvalget på mødet den 11. marts 2020. Efter behandlingen i udvalgene er kommunens samlede regnskab blevet sendt til kommunens eksterne revisor Deloitte for at blive gennemgået. Revisionens opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, og om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen. Deloitte har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2019, jf. bilag 1.

Løsning

Deloitte har godkendt regnskabet uden forbehold og har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Med beretningen har Deloitte givet 15 revisionsbemærkninger til kommunens regnskab. Bemærkningerne gives til områder, hvor Deloitte anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Som følge heraf skal forvaltningerne iværksætte handleplaner, der skal løse forholdene på de områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne.

Der er tre bemærkninger, som BUF skal udarbejde handleplaner til. Bemærkningerne omhandler Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, regler for indkøb samt cybersecurity og persondata. Med de handleplaner, der fremgår af bilag 2, forventes bemærkningerne håndteret til fremtidige beretninger.

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller Revisionsbemærkning nr. 6.2 vedr. alle forvaltninger.

Der er konstateret fejl og mangler i bilagshåndteringen i bogføringerne i forvaltningerne (registrering af fakturaer, kvitteringer eller lign.). Fejlene består især i manglende dokumentation, ikke-sigende forklaringstekst eller forkert momsbehandling. Deloitte henstiller til, at de enkelte forvaltninger skærper tilsynet og udarbejder vejledninger, så Økonomi- og indenrigsministeriets regler efterleves.

BUF vil i 2020 udsende detaljeret regnskabsinstruks og konteringsvejledninger for at sikre, at brugere af Kvantum foretager korrekte registreringer. Samtidigt vil alle brugere af Kvantum blive orienteret om, at der skal forelægge korrekt dokumentation og forklaringstekst for alle bilag. Yderligere øges opfølgningen på bogføringerne, der går fra at være kvartalsvis til månedlig, hvorved det bliver nemmere at fange fejl og mangler i bilagshåndteringen.

Kommunens regler for indkøb – Revisionsbemærkning nr. 8 vedr. alle forvaltninger

Der er tale om en tilbagevendende bemærkning, der omhandler realisering af vedtagne målsætninger for indkøbsprogrammet, hvor bl.a. 95 % af alle vareindkøb skal foretages gennem indkøbssystemet i Kvantum. Der henstilles til, at forvaltningerne sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at de vedtagne mål i indkøbsaftalerne realiseres, så gældende regler for konkurrenceudsættelse overholdes, og kommunen får realiseret de økonomiske gevinster herved.

BUF vil indskærpe til forvaltningens enheder, at KK’s fælles regler skal efterleves, og der vil blive afholdt møder og workshops i efteråret med de relevante enheder, hvor der orienteres om KK’s indkøbspolitik. Derudover vil overholdelse af regler for indkøb fremover indgå i de månedlige møder med de budgetansvarlige chefer. Endeligt har BUF i februar 2020 skærpet tilsynet med køb af eksterne konsulenter.

Cybersecurity og Persondata – Revisionsbemærkning nr. 14

SharePoint - Bemærkning 14.3 vedr. alle forvaltninger

SharePoint er en webbaseret løsning, der kan bruges til vidensdeling og dokumentstyring. Datatilsynet har i januar 2019 udtalt alvorlig kritik af, at Københavns Kommunes brug af SharePoint ikke lever op til databeskyttelsesforordningen. Københavns Kommune har siden igangsat et forvaltningsfælles oprydningsprojekt, som har til formål at rydde op i SharePoint. Deloitte henstiller til, at oprydningsarbejdet fortsætter.

BUF’s oprydningsprojekt består i rettighedsoprydning og filoprydning. Rettighedsoprydningen forventes gennemført i tredje kvartal i 2020 og filoprydningen forventes gennemført i fjerde kvartal i 2020.

Pædagogisk IT (PIT) – Bemærkning 14.4 vedr. BUF

Der er konstateret manglende efterlevelse af KK’s passwordpolitikker i PIT’s AD (login-kartotek). PIT’s AD har indtil februar 2020 været baseret på UNI-Login oplysninger fra Styrelsen for IT og Læring (STIL). Fra februar 2020 har STIL ikke længere tilbudt passwordsynkronisering, og derfor har både elever og pædagogiske medarbejdere siden februar anvendt PIT’s eget AD til login. Med den beslutning er KK’s password politikker implementeret. BUF har desuden gennemført en række tiltag, der understøtter denne beslutning, herunder krav til længden på passwords, krav til typen af tegn og krav til hyppigere skift af passwords.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den samlede handlingsplan for kommunen fremlægges for Økonomiudvalget den 25.8.20. Økonomiudvalget oversender herefter udvalgenes besvarelser til Intern Revision, som vil udarbejde en revisionsbetænkning, der efter forelæggelse i Revisionsudvalget, forventeligt vil blive forelagt Økonomiudvalget den 20.10.20 og Borgerrepræsentationen den 29.10.20.

Tobias Børner Stax                                              

                                                     /Sti Andreas Garde