Drøftelse af udvalgsbetjeningen - generelt
Den indeværende valgperiode har varet knap tre år. På den baggrund drøfter udvalget rammerne for medlemmernes arbejde, herunder særligt den betjening forvaltningen har ydet til udvalget i denne valgperiode.
Drøftelsen kan tage udgangspunkt i følgende temaer:
Afvikling af møderne
- omfanget af oplæg
- graden af ekstern deltagelse
- svar på spørgsmål under møder
- mødeledelsen
- forplejning
- antal udvalgsmøder uden for Rådhuset
Beslutningsgrundlag
- indstillingernes politiske udfaldsrum og valgmuligheder samt læsevenlighed
- omfanget af dagsordenspunkter og bilagsmateriale
- ordningen med "b-sager"
- materialet på aflæggerbordet
Forvaltningens betjening af udvalget uden for møderne
- tilgængeligheden til forvaltningen
- håndtering og svar på politikerspørgsmål
- råd og vejledning på ad hoc basis
- hjælp til udarbejdelse af medlemsforslag
- mødevirksomheden uden for udvalgsmøderne, fx dialogmøder, temamøder, ad hoc orienteringsmøder, spørgetimer mv.
- orienteringsmails fra forvaltningen om verserende sager
Generelle overvejelser og spørgsmål
Hvilke tiltag støtter bedst de politiske beslutningsprocesser, og er der forskel på, hvad der er brug for i forskellige typer sager?
Hvilke former for bruger- eller borgerinddragelse er ønskelig i forskellige typer sager?
Hvilke tiltag bør forvaltningen især arbejde videre med eller forbedre, og er der forskel på, hvordan den politiske betjening bør være, hvis der er kort hhv. lang tid til beslutningsprocesserne?
Det bemærkes også, at opgørelse over politikerspørgsmål, aktindsigter og borgerhenvendelser nu afrapporteres halvårligt via "aflæggerbordet" i hhv. februar og september - og dermed ikke som led i denne sag.
(Tobias Børner Stax)
Beslutning
Dagsordenspunktet blev drøftet.