B-sag: Anlægsbevilling til IT-system på specialområdet

Indstilling

Børne- Og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget (BUU) over for Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) anbefaler,

1. at der fra BUF's anlægspulje til basispladser frigives en anlægsbevilling på 8,5 mio. kr. til anskaffelse af et IT-system til journalisering på specialområdet og

    

2. at den resterende pulje til basispladser på 39,4 mio. kr. leveres tilbage til Kassen.

Problemstilling

Det er nødvendigt at anskaffe et nyt journaliseringssystem til PPR, CSV og visitationen, da det eksisterende journaliseringssystem ikke længere vedligeholdes og videreudvikles af udbyderen. Det betyder, at journaliseringssystemet ikke lever op til de nødvendige krav til sagsbehandling, journalisering og registrering af forløb for kommunens børn i forhold til GDPR-lovgivning, kommunens krav til persondatabeskyttelse og informationssikkerhed.

Enhederne har derfor for behov for et system, som sikrer, at de fremadrettet kan leve op til reglerne om beskyttelse af personfølsomme oplysninger. Det nye system skal derudover sikre en bedre understøttelse af arbejdsgangene på specialområdet, da enhederne i dag ikke har et samlet journaliserings- og sagssystem til rådighed. Det ændres med det nye system, hvor alle oplysninger samles i ét system, hvilket vil styrke visitationens sagsbehandling og vidensdeling på tværs af enhederne.

Konsekvensen ved ikke at anskaffe et nyt journaliseringssystem er, at BUF ikke kan systemunderstøtte den nødvendige sagsbehandling for de tre enheder, hvilket er kritisk i forhold til at sikre tilstrækkelig journalisering på PPR-området samt leve op til lovgivningskrav og korrekt behandling af borgernes persondata.

Der blev ikke afsat midler i Budget 2025 til finansiering af IT-systemet.

Løsning

På den baggrund indstiller forvaltningen, at udvalget overfor ØU og BR anbefaler, at der afsættes en anlægsbevilling til et nyt journaliseringssystem på 8,5 mio. kr. Midlerne udmøntes med 3,0 mio. kr. i 2025 og 5,5 mio. kr. 2026. Forbruget afholdes indenfor BUU’s eget anlægsmåltal.

Det foreslås, at midlerne finansieres via en pulje til etablering af basispladser, som indeholder 47,9 mio. kr. De resterende 39,4 mio. kr. leveres tilbage til kassen, da der ikke længere er behov for finansieringen. Både anlægsbevilling og tilbageførsel af midler til kassen skal godkendes af BR, før ændringerne træder i kraft.

Puljen blev afsat i Budget 2014 til anlæg af 72 basispladser på nye institutioner. Der har efterfølgende ikke været behov for finansieringen, da det i stedet har været muligt at etablere pladserne i eksisterende institutioner ved at omlægge almenpladser, hvilket ikke har krævet finansiering. Det eneste puljen er blevet brugt til er en anlægsbevilling i 2015, hvor der blev afsat 4,4 mio. kr. til anlæg af en ny basisgruppe på Nørrebro.

Puljen har ikke relation til det igangværende arbejde med mangfoldige børnefællesskaber, og det har ikke medført en serviceforringelse på området, at midlerne ikke er brugt.

Finansieringsmodellen for anlæg af nye dagtilbudsgrupper har ændret sig siden 2014, så midlerne nu søges via anlægsbevillinger til budgetforhandlinger og ikke via puljer i forvaltningen, som efterfølgende frigives ved at søge anlægsbevillinger. Der er derfor ikke behov for, at forvaltningen bibeholder en separat pulje til nye basispladser. Derfor indstilles det, at de resterende midler i puljen leveres tilbage til kassen.

Politisk handlerum

Det kan besluttes, at der ikke skal afsættes anlægsbevilling til IT-systemet. I så fald fremlægger forvaltningen et budgetnotat om finansiering til OFS 2024-25. Det kan derudover besluttes, at restpuljen til etablering af basispladser ikke skal leveres tilbage til Kassen, men anvendes til andre formål ved frigivelse af anlægsbevillinger i BR. I givet fald skal BUU selv finde anlægsmåltal, og der skal fremlægges en sag for BR om udmøntning af midlerne.

Økonomi

Med indstillingen udmøntes 8,5 mio. kr. til et nyt IT-system i BUF, mens 39,4 mio. kr. leveres tilbage til kassen fra den resterende pulje til basispladser.

Der følger ikke anlægsmåltal med budgetudmeldingen på 3,0 mio. kr. i 2025, men forvaltningen vurderer, at udgiften kan håndteres indenfor anlægsrammen. Hvis det ikke er tilfældet, vender forvaltningen tilbage til udvalget med en sag om tilpasning af budgettet ifm. de kvartalsvise anlægsoversigter.

Videre proces