Investeringsforslag til budget 2022

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at udvalget godkender investeringsforslaget ”Automatisering af processen for håndteringen af indsigtssager”, jf. bilag 1 
2. at udvalget godkender investeringsforslaget ”Investering i bæredygtige udflytterinstitutioner i Københavns Kommune”, jf. bilag 2.

Problemstilling

I budget 2021 blev der afsat 450 mio. kr. i investeringspuljen med henblik på at understøtte det årlige effektiviseringskrav. Puljen finansierer godkendte investeringsforslag.

Ved 2. behandlingen af BUU’s budgetforslag 2022 den 28. april 2021 godkendte udvalget det foreløbige forslag vedr. ’Automatisering af aktindsigt’. Nu forelægges udvalget det færdige investeringsforslag, som skal bidrage til at opfylde kravet om effektiviseringer i budget 2022. Derudover skal udvalget tage stilling til investeringsforslaget ’Investering i bæredygtige udflytterinstitutioner i Københavns Kommune’, som kan indgå i udvalgets budgetforslag 2023.

De foreslåede investeringer lever op til kravene i investeringspuljen til smarte investeringer, herunder krav om en maksimal tilbagebetalingstid på 6 år og en tæt kobling mellem investeringstiltagene og den opnåede effektivisering.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet to investeringsforslag. Hvis forslagene vedtages, bidrager ’Automatisering af processen for håndteringen af indsigtssager’ til at løse 0,5 mio. kr. af udfordringen i 2022 og frem, mens ’ Investering i bæredygtige udflytterinstitutioner i Københavns Kommune’ bidrager til at løse 1,1 mio. kr. i 2023 og 2,2 mio. kr. fra 2024 og frem. Samlet set anmodes der om 10,6 mio. kr. fra investeringspuljen. Forslagene er godkendt af Økonomiforvaltningen i forhold til investeringspuljens kriterier.

I det følgende er forslagene kort beskrevet. Der henvises til bilag 1 og 2 for yderligere uddybning.

1. Automatisering af processen for håndteringen af indsigtssager

Med dette forslag foreslås det at investere i udvikling og implementering af en robotløsning, der kan hjælpe administrative medarbejdere i forvaltningen med at fremsøge relevante akter i forbindelse med ansøgninger om aktindsigt. Løsningen hjælper desuden med at konvertere filer til PDF-format og klargøre dem til afsendelse.

Robotløsningen er opdelt i tre selvstændige dele. De tre robotdele er identificeret gennem workshops og interviews med medarbejdere i BUF og udvalgt på baggrund af, hvad der vil skabe størst tidsbesparelse i deres arbejde. Disse er (1) robotløsning til pdf-konvertering af dokumenter/akter, (2) robotløsning til fremsøgning og indsamling af akter fra relevante systemer (fx eDoc og Kingo PPR) (3) robotløsning til klargøring af fremsendelse af dokumenter/breve til ansøgende part.

Forslagets gennemførelse forudsætter en investering i udvikling og tilkobling af den samlede robotløsning i Koncern IT. Samlet ansøges der om 0,95 mio. kr. i implementeringsomkostninger.

2. Investering i bæredygtige udflytterinstitutioner i Københavns Kommune

Det foreslås at investere i en inddragelsesproces, der skal muliggøre en mere bæredygtig organisering af udflytterbørnehaverne i Københavns Kommune. Inddragelsen skal føre til bedre brug af kvadratmeter og færre kørte kilometer.

Effektiviseringen består i en opsigelse af dyre kvadratmeter. Ved at flytte fire børnegrupper i udflytterinstitutioner til andre eksisterende udflytterinstitutioner tættere på byen kan udgifterne reduceres med 2,2 mio. kr.

Den nye indretning af modtagerinstitutioner vil berøre både børn, deres forældre, ledere og personale. Forslagets gennemførelse forudsætter derfor, at der investeres i en inddragelses- og kommunikationsindsats, der skal sikre, at alle relevante aktører orienteres om og inddrages aktivt i arbejdet. Samlet ansøges der om 9,6 mio. kr. til inddragelse, projektorganisering og ombygning.   

Det er forventningen, at forslag på sigt vil skabe grundlag for flere investeringsforslag, der kan overflødiggøre lange busruter til udflytterinstitutioner. Dermed vil der på sigt kunne spares på udgifter til kørsel, samtidig med at kommunens indsats på miljø- og klimaområdet understøttes.

Økonomi

De økonomiske konsekvenser af investeringsforslagene fremgår af tabel 1 og 2 nedenfor. Investeringerne dækkes af investeringspuljerne til smarte investeringer. Nettoeffektiviseringerne for de to investeringsforslag vil blive indarbejdet i BUU’s budgetforslag 2022 og 2023 til at opfylde udvalgets forvaltningsspecifikke effektiviseringskrav.

Tabel 1: Nettoeffektiviseringer knyttet til 2 investeringsforslag i Børne- og Ungdomsforvaltningen

* I alt kolonnen viser de varige årlige effektiviseringer.

Tabel 2: Investeringer knyttet til 2 investeringsforslag i Børne- og Ungdomsforvaltningen

Videre proces

De forslag, som Børne- og Ungdomsudvalget vedtager, indgår i forhandlingerne om budget 2022 med henblik på udmøntning af midler fra investeringspuljerne til smarte investeringer til implementering af forslagene i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Afledte driftseffektiviseringer i 2022 og frem som følge af de godkendte investeringsforslag indarbejdes i Børne- og Ungdomsudvalgets budgetforslag 2022 og 2023.

Det er muligt at ansøge om midler fra investeringspuljen 2 gange årligt. Næste ansøgningsrunde er i forbindelse med overførselssagen 2021-2022.

Tobias Børner Stax                                  /                    Sti Andreas Garde