B-sag: Revisionsberetning 2020 vedr. årsregnskabet
Indstilling
Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,
1. at udvalget tager den eksterne revisions bemærkninger og anbefalinger til efterretning,
2. at udvalget godkender forvaltningens bemærkninger og handleplaner til de konkrete punkter.
Problemstilling
Regnskabet for 2020 blev godkendt af Børne- og Ungdomsudvalget på mødet d. 10. marts 2021. Efter behandlingen i udvalgene er kommunens samlede regnskab blevet sendt til kommunens eksterne revisor, Deloitte, for at blive gennemgået. Revisionens opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, og om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen. Deloitte har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2020, jf. bilag 1.
Løsning
Deloitte har godkendt regnskabet uden forbehold og har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Med beretningen har Deloitte givet 11 revisionsbemærkninger til kommunens regnskab. Bemærkningerne gives til områder, hvor Deloitte anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Som følge heraf skal forvaltningerne iværksætte handleplaner til løsning af forholdene på de områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne.
Der er fire bemærkninger, som BUF skal udarbejde handleplaner til. Bemærkningerne omhandler Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller; generelle IT-kontroller; revision af balancen samt regler for indkøb. Med handleplanerne i bilag 2 forventes bemærkningerne håndteret til fremtidige beretninger. Det følgende er en kort gennemgang af revisionsbemærkningerne, der vedrører BUF, samt de handleplaner BUF har udarbejdet.
Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller
I lighed med tidligere år henstiller revisionen, at forvaltningerne skærper tilsynet med, at der vedlægges tilstrækkelig dokumentation til at sikre, at det kan påses, at betalingen/omposteringen er foretaget med et legitimt formål. Derudover skal tilsynet have skærpet opmærksomhed på, at Økonomi- og indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves.
BUF har udsendt en ajourført regnskabsinstruks og vejledning til kontering. Af regnskabsinstruksen, som er gældende pr. 1. maj 2021, fremgår generelle krav i BUF til bogføringer, betaling af regninger og udlæg, herunder dokumentation. Vejledningen ”Sigende konteringstekst og god dokumentation i Kvantum”, er udsendt i første kvartal af 2021, og den er obligatorisk at anvende. Implementering af denne vejledning foretages i hele organisationen på teammøder og lignende.
Status på arbejdet følges op i forbindelse med månedsrapporteringen til direktionen i BUF.
På den baggrund forventer BUF at have håndteret revisionsbemærkningen.
Generelle it-kontroller
Revisionen har observeret, at BUF ikke har opsat tvunget periodisk skift af password for ansatte på skolerne. Revisionen henstiller, at der arbejdes videre med implementeringen af periodisk passwordskift, så løsningen bliver underlagt det it-sikkerhedsniveau, som er fastlagt i Københavns Kommune.
Forvaltningen havde planlagt det tvungne passwordskifte til forår 2020. Tidsplanen er blevet rykket, da skolerne på det tidspunkt var ramt af nedlukning og hjemmeundervisning som følge af COVID 19. BUF forventer, at flere brugere har behov for support til at skifte password. Skiftet skal derfor ske, når skolerne er vendt tilbage til en normal hverdag. Det tvungne passwordskift må samtidig ikke placeres for tæt på skolernes afgangseksamen og for tæt på skolestart.
Forvaltningen arbejder videre med implementeringen af tvunget passwordskift ud fra den reviderede tidsplan, hvor skiftet er gennemført i november 2021. For ikke at forstyrre brugerne to gange, så koordineres det tvungne password skifte med, at Digitaliseringsstyrelsen indfører en ny standard for sikkerhed ved login, hvor brugerne vil blive bedt om at bekræfte deres identitet med NemID/MitID.
Revision af balancen
Balancen opgør kommunens aktiver og passiver. Revisionen har konstateret, at der er nogle fejl i kommunens opgørelse, der skal rettes. For BUF’s vedkommende er det 1) fejl i balancen med Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB), hvor saldoen er gennemgået og fejlen rettet samt 2) enkelte differencer i mellemværender med tre selvejende institutioner, hvor rettelserne forventes at være afsluttet senest 30. september 2021.
Der er desuden udarbejdet en handleplan på tværs af alle forvaltninger, hvor Økonomiforvaltningen for at understøtte den fremadrettede kvalitet vil udvikle et uddannelsesforløb i finansposter/balancen, som tilbydes centralt placerede medarbejdere i alle forvaltninger.
Kommunens regler for indkøb
I kommunens indkøbspolitik er der en målsætning om, at ”95% af de indkøbte varer er købt hos den rigtige leverandør ved udgangen af 2021”. Brugen af indkøbsordrer i Kvantum er steget gennem 2020, og er i marts 2021 målt til 49,6%, hvilket er det højeste nogensinde.
I 2021 indfører kommunen en opfølgning på aftale-compliance, der viser kommunens evne til at købe konkurrenceudsatte varer/tjenesteydelser hos den rigtige leverandør til den rigtige pris, altså ikke bare om Kvantum bruges til indkøb, men om de rigtige ting købes de rigtige steder til den aftalte pris.
Revisionen henstiller i lighed med tidligere år, at forvaltningerne og Center For Indkøb (CFI) sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at de vedtagne målsætninger for indkøbsområdet realiseres.
Udover kommunens fælles tiltag har BUF udarbejdet en handleplan, der skal sikre, at der tages hånd om de udfordringer, ansatte og ledere i BUF har påpeget. Hovedpunkterne i BUF's handleplan er fokus på ny undervisningsmodel til ansatte, der køber ind, mere råd og vejledning til de decentrale ledere i forhold til indkøbscompliance samt forbedringer i søgefunktionen og katalogerne i Kvantum. De administrative fællesskaber skal understøtte indkøb lokalt.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Den samlede handleplan for kommunen med alle forvaltningers bidrag fremlægges for Økonomiudvalget d. 14. september 2021. Økonomiudvalget forelægges herefter opfølgning på handleplanen primo 2022.
Tobias Børner Stax / Sti Andreas Garde
Beslutning
Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning på mødet den 11. august 2021:
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.
Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.