Procedure for sammenlægning af enheder/institutioner/klynger

Udvalget får hermed forelagt procedurer for sammenlægning af enheder/institutioner/klynger. 

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget, 

1. at udvalget tager forvaltningens procedure for sammenlægninger af enheder/institutioner/klynger til efterretning

Forvaltningen følger en procedure for sammenlægninger af institutioner besluttet af BUU i 2007. Hovedparten af de sammenlægninger, der gennemføres lige nu, er aftalt på de individuelle strukturmøder, som blev afholdt i 2011 og 2012 som opfølgning med hver enkelt klynge, netværk og partnerskab efter indførslen af ny institutionsstruktur. Forvaltningen har opdateret og udvidet konceptet for sammenlægning pga. erfaringerne med disse sammenlægninger. Ydermere er der suppleret med procedure for klyngesammenlægninger, der i ny institutionsstruktur juridisk betragtes som institutioner, samt de tilknyttede enheder, der fungerer som afdelinger i institutionen.                           

Børne- og Ungdomsudvalget vedtog den 20. juni 2007 en række principper for institutionsstrukturen, heriblandt principper for sammenlægning af institutioner:

• I forbindelse med sammenlægninger lægges der stor vægt på, at sammenlægninger i videst muligt omfang sker af frivillighedens vej, idet det ellers kan være vanskeligt at få samarbejdet til at fungere. 
• Der skal foretages en vurdering af den fysiske afstand mellem de forskellige enheder/institutioner samt fremkommeligheden mellem dem og af den kommende enheds/institutions størrelse og de fysiske rammer. 

Dertil kommer, at der forsøges udvist forældrehensyn i forhold til integrerede institutioner, således at enheder/institutioner skal have en normering, der gør det muligt at sikre, at vuggestuebørn kan fortsætte i børnehave i den sammenlagte enhed/institution.

I forbindelse med Ny Institutionsstruktur blev der som opfølgning på klynge-, netværks- og partnerskabsdannelserne afholdt individuelle strukturmøder mellem forvaltning, klyngeleder/institutionsleder og LFS/BUPL. På møderne blev der lavet aftaler for den fremadrettede struktur i de enkelte klynger, netværk og partnerskaber, herunder sammenlægningsaftaler ved stillingsledighed eller udfasning blandt pædagogiske ledere/institutionsledere. Disse aftaler udgjorde den endelige plan for implementering af et reduceret ledelsesniveau og mere bæredygtige enheder. Sammenlægninger gennemføres aktuelt således enten på baggrund af aftalerne fra strukturmøderne, eller tilstræbes aftalt i enighed.

Udgangspunktet for en sammenlægning kan være mulighed for at skabe større bæredygtighed i enheder/institutioner/klynger, øget pladsfleksibilitet, reduceret ledelsesniveau eller et fagligt og kvalitetsmæssigt løft. Forvaltningen har udarbejdet to vejledninger vedr. procedurerne for henholdsvis sammenlægninger i og af klynger og sammenlægninger i netværk (bilag 1 og 2). Vejledningerne udsendes, når forvaltningen bliver kontaktet af institutioner/enheder/klynger, der er interesserede i at kende proceduren for sammenlægning nærmere. Såfremt BUU tager forvaltningens procedure til efterretning vil vejledningerne desuden blive lagt på opgaveportalen.

Derudover skal der fremadrettet ved sammenlægninger også udvises hensyn til, at de principper, der besluttes omkring fritidshjemsstrukturen i forbindelse med Folkeskolereformen, efterleves (f.eks. i forhold til den ønskede størrelse af fritidshjem).  De opdaterede procedurer fastholder grundprincipperne fra 2007 om at sammenlægning som udgangspunkt tilstræbes gennemført i enighed. Hvis det ikke er muligt at nå til enighed om en konkret sammenlægning vurderer forvaltningen, om sammenlægningsprojektet opgives, eller om der laves en indstilling BUU om en officiel høring med efterfølgende politisk beslutning i BUU.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv.

Forvaltningen vejleder som tidligere om sammenlægningsprocesser og godkender forslag efter ansøgning, så det kan sikres, at forslagene lever op til tidligere og kommende principper.  

Procedurerne vil fremover løbende blive justeret, så de er tilpasset institutionernes efterspørgsel efter vejledning, struktur samt politiske beslutninger. 


            Else Sommer                 /Henriette Bjørn Nielsen

Indstillingen blev taget til efterretning.