Status for pulje til etablering af medarbejdertilstedeværelse og teamsamarbejde

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsforvaltningen,

1. at udvalget tager den skitserede status og videre proces ift. etableringen af medarbejdertilstedeværelse og teamforberedelse til efterretning
2. at udvalget tager håndteringen af de skoler, som ikke vil stå klar med de nødvendige faciliteter til medarbejdertilstedeværelse og teamforberedelse den 1. august 2014, til efterretning 

På Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 26. februar 2014 blev principper for fordeling af puljen på de 46,0 mio. kr. til medarbejdertilstedeværelse og teamforberedelse vedtaget.

Forvaltningen har i samarbejde med 77 folkeskoler (almen- og specialskoler) afdækket de grundlæggende nødvendige løsninger for etableringen af arbejdspladser på hver enkelt skole med udgangspunkt i følgende principper, som Børne- og Ungdomsudvalget vedtog den 26. februar 2014: 

• Der skulle skabes et mere ensartet grundlag for medarbejdertilstedeværelsesfaciliteter på skolerne
• Der skulle skabes mulighed for, at mindst 1/3 af medarbejderne (lærere, børnehaveklasseledere og pædagoger ansat på skolen) kan forberede sig samtidig
• De rum, der etableres, forudsættes kun anvendt som arbejdspladser og til teamsamarbejde
• De arbejdspladser, der etableres, skal leve op til retningslinjer i Bygningsreglement og Arbejdsmiljølovgivning
• Der skulle gennemføres en undersøgelse af omfanget af skoler, hvor der var behov for mere omfattende fysiske om- eller udbygninger, således at der kunne søges om yderligere anlægsmidler hertil på længere sigt

Der blev i Budget 2014 afsat en pulje på 44,0 mio. kr., som skulle dække udgifter til etablering af arbejdspladser, der kun kræver mindre håndværks- og bygningsarbejder samt investeringer i inventar. Ved budgetlægningen blev det vurderet, at der med de 44,0 mio. kr. kan skabes faciliteter til medarbejdertilstedeværelse på 75 pct. af skolerne.

De 44,0 mio. kr. dækker således ikke mere omfattende tilpasninger af de fysiske rammer. På de skoler, hvor sådanne tiltage er nødvendige, vil der være behov for en yderligere forundersøgelse af skolernes fysiske rammer. De 2,0 mio. kr. i budget 2014 til forundersøgelser af skolerne skal netop dække dette formål. På baggrund af forundersøgelserne vil der i budget 2015 være behov for at fremme yderligere anlægsmidler til de skoler, hvor der kun er fundet kortsigtede eller delvise løsninger.   

Den første runde med skolerne i slutningen af 2013 viste, at det var muligt at finde varige løsninger for 58 ud af 77 skoler. I anden runde har det vist sig muligt at finde langsigtede løsninger for yderligere 13 skoler. Der er meldt midler til inventar og mindre håndværksmæssige og bygningsmæssige arbejder ud til alle disse skoler.

De konkrete langsigtede løsninger og investeringsbehov for de sidste 6 skoler vil være afhængige af hvilke modeller, der besluttes af Børne- og Ungdomsudvalget i forbindelse med forelæggelsen af kapacitetsanalysen.

Status på anlægsønsker til budget 2015
Forvaltningen har efter, at sagen blev drøftet på Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 26. februar 2014 været i yderligere dialog med de 19 skoler, som på daværende tidspunkt manglede en kort- og/eller langsigtet løsning.

For 13 skoler ud af de 19 skoler er der fundet permanente løsninger, der kan dækkes via puljen på 46,0 mio. kr. Disse skoler forventes at stå klar 1. august 2014 med de nødvendige arbejdspladser, og det vurderes ikke at være nødvendigt at løfte yderligere anlægsønsker i budget 2015 for disse 13 skoler. KEjd vurderer, at der evt. kan være mindre forsinkelser for de 20 skoler, hvor KEjd har fået en rådgiver til at hjælpe skolerne. På disse skoler vil nogle af arbejdspladserne måske først kunne tages i brug i midten af august. I dette tilfælde må skolerne midlertidigt finde alternative løsninger ved at indrette basislokaler, faglokaler, lokaler til støttefunktioner, grupperum eller fællesarealer til medarbejdertilstedeværelse og teamforberedelse.

For de resterende 6 skoler gælder, at der ikke vil kunne findes de nødvendige løsninger, som kan dækkes af puljen på de 46,0 mio. kr. Skolen i Ryparken vurderes at være kritiske i forhold til kortsigtede løsninger, mens de resterende 5 vurderes at stå klar med en kortsigtet løsning omkring 1. august 2014.

Af tabel 1 fremgår, hvilke af de 19 skoler som vurderes løst via puljen på 46,0 mio. kr., og hvilke skoler der indstilles til forundersøgelse med henblik på at finde langsigtede løsninger. Disse løsninger vil afhænge af kapacitetsanalysen.

 Tabel 1: Status på de sidste 19 skoler     

	Navn på skole	Antal skoler
Kort- og langsigtet løsning kan finansieres indenfor de 44,0 mio. kr. – Ikke yderligere anlægsbehov der skal fremmes i budget 2015	Den Classenske Legatskole, Hyltebjerg Skole, Skolen i Peter Vedelsgade, Strandvejsskolen, Rødkilde Skole, Gasværksvejens Skole, Heibergskolen, Korsager Skole, Lykkebo Skole, Utterslev Skole, Lergravsparkens Skole, Strandparkskolen, Bellahøj Skole	13
Yderligere anlægsbehov skal fremmes i budget 2015 – Langsigtet løsning	Skolen i Ryparken, Holbergskolen, Frejaskolen, Sankt Annæ Skole, Skolen ved Sundet, Sundbyøster Skole	6

Håndtering af udfordringer ift. kortsigtede løsninger
Løsningen på Amager Fælled Skole og Gasværksvejes Skole kræver, at der etableres niveaufriadgang. De vurderes ikke at være muligt at få på plads til skolestart, men vil først være klar i løbet af efteråret. Lokalerne kan godt anvendes, da det er et spørgsmål om handicaptilgængelighed, og der vurderes ikke pt. at være medarbejdere, som er forhindret i at anvende lokalerne.

For Bellahøj Skole og Strandparkskolen gælder, at de endelige løsningsmuligheder ikke er på plads, men forvaltningen er i dialog med de to skoler og det forventes at kunne findes løsninger. Selve etableringen kan dog blive forsinket, da der er ventetid på levering af inventar og evt. behov for hjælp fra en rådgiver, hvilket skal bestilles via KEjd. Forvaltningen er i løbende dialog med de to skoler om, hvordan medarbejdertilstedeværelse kan håndteres for disse to skoler.

På Skolen i Ryparken har det på nuværende tidspunkt ikke været muligt at finde en løsning, som kan fungere fra 1. august 2014. Forvaltningen er i dialog med skolen, men der vurderes ikke at være en løsning fra 1. august 2014.

For Skolen i Ryparken gælder, at de er meget udfordrede på de fysiske rammer generelt og derfor arbejdes der på at få midler til at flytte skolen til Freriksgårdsvejen Skole, når denne er flyttet ind i den tidligere Hillerødgades Skole. Dette er allerede blevet fremlagt i overførselssagen (uden at der blev afsat midler), og det vil blive fremlagt som en anlægsønske i budget 2015. På Skolen i Ryparken er det ikke muligt at anvende basislokaler eller KKFO-lokaler midlertidigt til medarbejdertilstedeværelse og teamforberedelse, idet Skolen og KKFO’en allerede i dag anvender hinandens lokaler på kryds og tværs henover dagen. På Skolen i Ryparken undersøges det, om der kan opstilles en midlertidig pavillon, eller om skolen kan leje sig ind i nærtliggende kontorlokaler. De to muligheder er ikke endeligt afklaret. 

For de skoler, som af forskellige årsager ikke vil have deres lærerarbejdspladser på plads til den 1. august 2014 under hensyntagen til forståelsespapiret, skal der findes midlertidige løsninger i en begrænset periode. Disse skoler  vil - i samarbejde med områdechefen - finde de mest velegnede lokale løsninger i perioden indtil, det er på plads. Det gælder både de skoler, hvor der er en mindre forsinkelse på etableringen af arbejdspladser og de skoler, hvor det kræver større ombygninger. 

Vurdering af yderligere anlægsbehov til budget 2016
Københavns Lærerforening har tidligere argumenteret for, at der er behov for at etablere arbejdspladser til mere end 1/3 af skolens medarbejdere.

For at følge med i arbejdet med forberedelsen af folkeskolereformen på alle folkeskoler (normal- og specialskoler) har forvaltningen og områderne i februar og marts måned besøgt samtlige folkeskoler. Skolerne fik ved denne lejlighed bl.a. mulighed for at fortælle, hvordan de vil sikre en succesfuld implementering af Folkeskolereformen samt adressere eventuelle udfordringer. Hermed blev der skabt et samlet overblik over de udfordringer, løsninger og aktiviteter, som Folkeskolereformen har medført på de enkelte skoler.

Et af de fokuspunkter, som blev diskuteret med skolerne, var bl.a. organiseringen af teamsamarbejde. Tilbagemeldingen fra skolerne var, at der var behov for:  

• IT-system til møde-, skema- og lokaleplanlægning, som bl.a. understøtter udveksling af erfaringer
• Teamudviklingssupport generelt og i forbindelse med mere praksisnæreforløb
• Inspiration til organisering af teamsamarbejde

Udviklingen af teamsarbejdet understøttes af områderne og det faglige implementeringsteam, som forvaltningen har ansat i løbet af foråret 2014, samt via de faglige fyrtårne, som forvaltningen er ved at ansætte til praksisnære kompetenceudviklingsforløb på alle skoler. Formålet med de praksisnære forløb er at udvikle teamenes professionelle samarbejde om børns læring og faglige progression, hvor den enkelte skole selv vælger det konkrete faglige fokus for forløbet. Der er med budget 2014 afsat i alt 8,5 mio. kr. i skoleåret 214/15 til de praksisnære forløb, som primært dækker dels aflønning af et antal faglige fyrtårne, der understøtter forløbene på skolerne, dels et mindre antal timer til hver skole til ekstra mødeaktivitet i forbindelse med forløbet, herunder refleksion og bearbejdning af fælles erfaringer. Der vil endvidere være mulighed for at søge vejledningsforløb hos de nationale læringsagenter.

Udfordringer vedr. IT-understøttelse forventer forvaltningen at kunne løfte ind i budgetforhandlingerne for 2015.

Det er forvaltningens vurdering, at skolerne ikke er helt afklaret med, hvad de ændrede retningslinjer for medarbejdertilstedeværelse og teamforberedelse vil kræve i forhold til de fysiske rammer, da skolerne kun i begrænset omfang arbejder teamorganiseret. Derfor anbefales det, at en eventuel yderligere anlægsinvestering til udbygning af faciliteter til medarbejdertilstedeværelse og teamsamarbejde afventer en evaluering af konkrete erfaringer med medarbejdertilstedeværelse og teamsamarbejde på skolerne. Dette vurderes først at kunne ske i starten af 2015, når Folkeskolereformen og arbejdstidsregler har fået lov at virke.

Kapacitetsanalysen
Parallelt med ovenstående har Børne- og Ungdomsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen, KEjd og Kultur, og Fritidsforvaltningen i løbet af 1. kvartal af 2014 udarbejdet en kapacitetsanalyse. På Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 5. maj 2014 blev det bl.a. indstillet til Børne- og Ungdomsudvalget at anbefale: 

• at de politisk besluttede principper om hjemklasse ophæves i udskolingen (7. – 9. klassetrin)
• at baseområdet i KKFO/FH beliggende på skoler reduceres til 2,6 brutto m2 pr barn og indgår i en ny model for skoleudbygning
• at faglokaleprogrammet reduceres med 1 faglokale

Forslagene blev kun drøftet, idet forvaltningen foreslog, at en ny indstilling ville blive fremlagt til mødet den 11. juni 2014.

Der er pt. disponeret 43,5 mio. kr. ud af de afsatte 46,0 mio. kr. De resterende 2,5 mio. kr. skal bl.a. dække uforudsete udgifter. Der vurderes således ikke at være overskydende midler tilbage i 2014.

Pt. vurderes der at komme yderligere anlægsønsker i budget 2015 til følgende 6 skoler: Holbergskolen, Sundbyøster Skole, Frejaskolen, Sankt Annæ Gymnasium, Skolen i Ryparken og Skolen ved Sundet.

De konkrete anlægsønsker til budget 2015 vil afhænge af kapacitetsanalysen.

• Ultimo juni 2014: Forundersøgelser for de 6 skoler, som mangler langsigtede løsninger, er udarbejdet af KEjd. Disse forundersøgelser vil danne grundlag for konkrete anlægsønsker som vil blive fremmet i budget 2015
• Medio august 2014: BUU forlægges anlægsønsker på de 6 skoler, som mangler langsigtede løsninger
• September/oktober 2014: Budget 2015 vedtages
• Primo 2015: Evaluering af skolernes erfaringer med medarbejdertilstedeværelse og teamsamarbejde
• Medio 2015: BUU drøfter evaluering af skolernes erfaringer med medarbejdertilstedeværelse og teamsamarbejde
• Medio august 2015: BUU forlægges yderligere anlægsønsker vedr. medarbejdertilstedeværelse og teamforberedelse
• September/oktober 2015: Budget 2016 vedtages

  
     Else Sommer      /Henriette Bjørn Nielsen

 

Sagen blev taget til efterretning, idet udvalget er opmærksom på at udfordringerne med etablering af medarbejderarbejdspladser endnu ikke er løst.