EAT udbud

EAT-køkkenet er kommunalt og producerer i dag op til 7.000 måltider dagligt med levering til 44 skoler. Der er 25 ansatte, heraf ca. 10 % i særlig beskæftigelse. Maden færdigtilberedes på skolerne i et modtagekøkken (EAT-skolebod) med deltagelse af elever og udgør et pædagogisk tilbud. Den selvstændige, erhvervsdrivende fond Københavns Madhus har i samarbejde med Københavns Kommune udviklet konceptet bag EAT-ordningen. Københavns Madhus rådgiver i dag omkring forankring og videreudvikling af EAT.

Forvaltningen har beregnet, at der i løbet af en 4-årig udbudsperiode, vil være behov for en produktionskapacitet på 10.000 måltider/dag, som vurderes at være det maksimale behov. Merproduktionen vil medføre et øget pladsbehov.

På baggrund af budget 2016 har BUF, ØKFog BIF undersøgt, hvordan den centrale madproduktion kan udbydes på en måde, der fremmer det rummelige arbejdsmarked, herunder de konkrete krav der skal stilles til tilbudsgivere og kravene til selve ydelsen. Undersøgelsen er baseret på en målsætning om, at der i EAT-madproduktionen er ca. 30 % ansatte på særlige vilkår. Når EAT er fuldt udrullet svarer det til 40 personer, hvoraf ca. 12 personer er ansat på særlige vilkår. Desuden forudsættes almindelige arbejdsklausuler anvendt. Det forudsættes, at den eksisterende kvalitet, økologiprocent (90 %) og prisniveau opretholdes. Undersøgelsens resultater fremgår af bilag 1.

Scenarie 1: Udbud af EAT madproduktion med øgede sociale klausuler

Den samlede centrale produktion af skolemad udbydes i et ordinært udbud. Udbuddet omfatter produktion i den private aktørs eget køkken og levering til skolerne, som varetager anretning og udlevering. Der stilles følgende krav til henholdsvis leverandør og ydelse:

Krav vedrørende beskæftigelse. Det er juridisk set ikke muligt at stille krav om, at leverandøren skal være en socialøkonomisk virksomhed, men der kan gøres brug af øgede sociale klausuler, for at opnå det ønskede antal ansættelser på særlige vilkår. Det vil være et krav, at leverandøren har erfaring med ansættelser på særlige vilkår.

Københavns Kommune (KK) har begrænset erfaring med prissætning og vurdering af det rette niveau af beskæftigede på særlige vilkår i en stor produktion som EAT. Ved en for lav vurdering af omkostningerne ved beskæftigelseskravet kan leverandøren kun regulere på råvarepriser, hvilket giver risiko for lavere kvalitet. Ved en for høj fastsættelse af krav til antal ansatte på særlige vilkår kan der være risiko for manglende kvalifikationer eller ineffektivt arbejdsflow, hvilket også kan påvirke kvaliteten af maden.

Krav vedrørende kvalitet og koncept. Det vil derfor være et krav, at leverandøren har erfaring med stordrift. Prisen pr. måltid skal svare til nuværende niveau. Maden leveres til skolerne, som fortsat varetager den lokale madhåndtering og den pædagogiske inddragelse af eleverne.

Krav vedrørende fysiske faciliteter. I udbuddet stilles krav om, at leverandøren har eget køkken, som har kapacitet til produktion af op til 10.000 måltider/dag. En fælles SUF/BUF fælles køkkenløsning vil ikke være driftsmæssigt mulig, idet SUF’s produktion er i kommunalt regi. De økonomiske konsekvenser ift. køkkenløsningen beskrives i økonomiafsnittet. 

Vurdering af scenarie 1

Forvaltningen er bekymret for, om en ændring af den eksisterende praksis vil medføre øget understøttelse af skolerne ift. håndtering af forældrehenvendelser som følge af driftsforstyrrelser oa. Forvaltningen bemærker desuden, at BUF/ØKF/BIF på baggrund af en markedsundersøgelse vurderer, at der lader til at være et meget begrænset marked, og at der umiddelbart kun er én leverandør, som i markedsundersøgelsen har tilkendegivet at kunne håndtere op til 10.000 måltider i eget køkken. Øvrige deltagere i undersøgelsen har begrænset erfaring med stordrift og har ikke eget køkken.

Hvis scenarie 1 tiltrædes, og det viser sig, at markedet ikke kan levere, vender forvaltningen tilbage med alternative scenarier for et udbud.

Scenarie 2:  Velegnede dele af EAT madproduktionen udbydes som delopgaver

I en række deludbud defineres opgaver med et omfang og af en karakter, der gør det særligt interessant for socialøkonomiske og/eller mindre virksomheder at byde. Dette kan fx være grøntsnitteri, pakkeri eller andre delfunktioner, der kan udføres som en selvstændig opgave indenfor rammerne af det kommunale køkken. 

Krav vedrørende beskæftigelse. Ved deludbuddene gøres brug af sociale klausuler, hvor der stilles krav om et antal ansættelser på særlige vilkår. Det vil være et krav, at leverandørerne har erfaring med dette. Leverandøren er ansvarlig for rekruttering, kompetenceafklaring og arbejdstilrettelæggelse i forbindelse med delopgaven. Ved en gradvis implementering kan KK opnå erfaring med både prissætning og vurdering af det rette niveau af beskæftigelse på særlige vilkår, og der vil derfor være mindre risiko for at kvaliteten eller driften påvirkes negativt undervejs.

Krav vedrørende kvalitet og koncept. Der vil være krav til høj kvalitet og leveringssikkerhed i forbindelse med delopgaven, ligesom der vil være krav om en høj grad af samarbejde og koordinering med øvrige dele af EAT-produktionen. Ved mange udbudte delopgaver kan der være risiko for et stort behov for koordinering og opfølgning på kvalitet og levering.

Krav vedrørende fysiske faciliteter. Med en stigning fra de nuværende 10 % til ca. 30 % ansatte i særlig beskæftigelse kan produktionen ikke fortsætte i de eksisterende faciliteter. KK skal derfor stille alternative køkkenfaciliteter til rådighed.

Vurdering af scenarie 2

For at imødekomme ønsket om at åbne markedet for mindre virksomheder og for at minimere risici omkring kvalitet og leveringssikkerhed anbefaler forvaltningen at undlade at udbyde den samlede produktion og i stedet udbyde velegnede dele af produktionen for gradvist at opnå målsætningen om ca. 30% ansættelse på særlige vilkår, hvilket forventes opnået inden for 3 år.

På baggrund af ovenstående anbefaler forvaltningen, at scenarie 2 tiltrædes.

Det forventes, at der skal træffes beslutning om afsættelse af en planlægningsbevilling til renovering og ombygning af det eksisterende EAT-køkken eller til at undersøge mulige alternative køkkenløsninger i budget 2017. Renovering og ombygning forventes at koste ca. 35 mio. kr., men er kun tilstrækkeligt, hvis %-delen af ansatte i særlig beskæftigelse ikke stiger i forhold til det nuværende niveau. Ønske om anlægsmidler forventes fremsat i budget 2018.

Scenarie 1 medfører at der ikke skal afsættes midler til et større produktionskøkken på en alternativ placering i budget 2018.

Scenarie 2 medfører, at der skal findes en alternativ placering af det eksisterende køkken. Det har indtil videre ikke været muligt at finde inden for bygrænsen. Anlægsudgiften til et alternativt køkken afhænger af de konkrete rammer, men en placering i Kødbyen er tidligere vurderet til at koste ca. 70 mio. kr. Scenarie 2 kan kombineres med en fælles BUF/SUF løsning, forudsat at der i den videre afklaring med SUF opnås enighed om organisering og drift. BUF/SUF løsningen er vurderet til at være billigere end en renovering/ombygning af de eksisterende faciliteter.

Hvis scenarie 2 tiltrædes, vil forvaltningens plan for udbud af delopgaver blive fremlagt for BUU i efteråret 2016.