Børne- og Ungdomsudvalget skal tage stilling til forvaltningens handleplan i forhold til en
revisionsrapport vedrørende indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i Københavns
Kommune.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender forvaltningens handleplan, der er udarbejdet for at imødekomme observationer i Intern Revisions rapport vedr. indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i Københavns Kommune.

Problemstilling

Intern Revision har undersøgt alle forvaltningers køb af eksterne konsulent- og advokatydelser i 2018. Formålet med undersøgelsen var at vurdere, hvorvidt forvaltningernes køb af eksterne konsulent- og advokatydelser i 2018 var foretaget i overensstemmelse med gældende regler og
retningslinjer. 

Intern Revision har ved gennemgang af området observeret visse forhold, som karakteriseres med en såkaldt ’rød’ bemærkning, hvilket anvendes ved forhold, der anses for kritiske. Et forhold anses for kritisk, såfremt der er en høj grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en betydelig effekt og/eller har en betydelig udbredelse.

Den røde markering er afgivet til "forvaltningerne" samlet set og er ikke rettet specifikt mod Børne- og Ungdomsforvaltningen. Revisionsbemærkninger med rød markering skal forelægges Børne- og Ungdomsudvalget med henblik på godkendelse af forvaltningens handleplan.

Løsning

Revisionen er gennemført ved stikprøver, og for hver forvaltning er der udtaget tre fakturaer på over 100.000 kr. - i alt 21 fakturaer.

Revisionsbemærkning / observationer 

• I relation til efterlevelse af retningslinjer og indkøbsaftaler har vi observeret, at 11 ud af 21 udtrukne fakturaer vedrørte indkøb uden for kommunens fælles eller forvaltningsspecifikke rammeaftaler
• at der i 2 konkrete sager er konstateret manglende overholdelse af Udbudsloven, idet der ikke er foretaget udbud af indkøb over tærskelværdien, og at der i de øvrige 9 sager er mere eller mindre mangelfuld dokumentation for, at indkøb er sket bedst og billigst
• at de to leverandører på kommunens rammeaftale for juridisk bistand står for under 35 % af det samlede indkøb af advokatydelser
• at kun ca. 50 % af kommunens samlede indkøb af konsulentydelser sker på gældende og obligatoriske SKI-aftaler
• at der i 6 sager ikke forelå skriftlig dokumentation for indgåede aftaler, der indeholdt en specifikation af opgavens indhold, som gjorde det muligt at følge op på aftalen

I de 3 sager, der blev udtrukket på BUF’s område blev der i alle sagerne konstateret ét eller flere kritiske forhold, som uddybes nedenfor.

I alle 3 sager gør det sig gældende, at det pågældende indkøb ikke er foretaget via rammeaftalen. I en af sagerne har dette imidlertid ikke har været muligt, da indkøbet vedrører et område, som der ikke findes en rammeaftale for (arkitekter). I en anden sag blev det vurderet, at de tilgængelige kompetencer på rammeaftalen ikke dækkede behovet. Forvaltningen vurderede i denne sag, at der var behov for en specialiseret viden og et solidt erfaringsgrundlag. I den sidste sag er rammeaftalen ikke blevet anvendt korrekt.

Herudover manglede der i 2 af forvaltningens 3 sager en skriftlig og underskrevet aftale med en specifikation af opgavens indhold, som gør det muligt at følge op på aftalen. For én af disse sager gør det sig imidlertid gældende, at der forelå en ikke-underskrevet kontrakt. I den anden sag forelå der alene en underskrevet faktura, men ingen kontrakt. 

I en enkelt af BUF’s sager overstiger prisen på opgaven tærskelværdien for udbud, uden at der er foretaget et udbud. Det drejer sig om en sag, hvor der indgået kontrakt med en leverandør, der fik til opgave at gennemgå forvaltningens betalingssystemer. Forvaltningen anerkender, at opgaven skulle have været sendt i udbud.

Børne- og Ungdomsforvaltningen anerkender samlet set Intern Revisions bemærkninger og har på denne baggrund udarbejdet nedenstående handleplan, som bliver suppleret af en række ekstra tiltag, der skal sikre lovmedholdelighed i forvaltningens arbejde fremadrettet.

Handleplan

Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet arbejdsgange med tilhørende skabeloner i starten af 2019 for indkøb. Der afholdes løbende møder/workshops, hvor der orienteres om ny strategi/regler angående indkøb. Desuden er der rundsendt mail til alle de faglige konsulenter i juni 2019 om indkøb og regeloverholdelse mv. 

Børne- og Ungdomsforvaltningen vil på baggrund af revisionsbemærkningerne indskærpe overfor sine brugere, at der som udgangspunkt altid skal anvendes de af Københavns Kommune indgåede fælles indkøbsaftaler, hvor det er muligt. Hvor der ikke er indgået rammeaftale med en leverandør og hvor den påtænkte leverede ydelse er under 1,645 mio. kr. (EU-tærskelværdi), da skal der være dokumentation for indkøb på markedsmæssige vilkår. Dokumentationen skal forefindes i indkøbsløsningen i Kvantum. Ved tvivlsspørgsmål skal Center for Økonomi kontaktes. 

Det indskærpes for alle ledere, hvor der ikke anvendes rammeaftale, da skal der indgås skriftlige aftaler med leverandør inden opstart af leverandørydelse, og det dokumenteres, at det påtænkte indkøb sker på markedsmæssige vilkår og overholdelse af EU-tærskel værdien. Der planlægges afholdt møder/workshops med relevante enheder, hvor der orienteres om Københavns Kommunes indkøbspolitik/regler angående indkøb. 

Børne- og Ungdomsforvaltningen vil genbesøge allerede udarbejdede retningslinjer med henblik på at uddybe disse med fokus på bedre vejledning af de decentrale indkøbere. Desuden planlægges rundsendt mail til alle faglige konsulenter om indkøb og regeloverholdelse m.v. 

I lighed med nuværende praksis for opfølgning på sygefravær, compliance og budgetoverholdelse, vil opfølgning på overholdelse af kommunens regler for indkøb indgå i månedlige møder med de budgetansvarlige chefer. 

Direktionen har herudover drøftet sagen og på denne baggrund iværksat nedenstående ekstra tiltag med henblik på at sikre større lovmedholdelighed fremadrettet.

Supplerende tiltag med henblik på at sikre lovmedholdelighed

1) Det indskrives i regnskabsinstruksen, at brug af eksterne konsulenter til en samlet kontraktsum på mere end 0,5 mio. kr. fremover skal forhåndsgodkendes af ressourcedirektøren på baggrund af en skriftlig indstilling.

2) Forvaltningens centrale regnskabsafdeling (Team Regnskab) vil fremadrettet gennemføre stikprøvekontroller af brugen af eksterne konsulenter. Formålet er at undersøge, om reglerne overholdes og dermed at give ledelsen mulighed for at gennemføre eventuelle korrigerende handlinger. Det skal i den forbindelse overvejes, om der er behov for ændringer i registreringsrammen så brugen af eksterne konsulenter registreres mere ensartet på tværs af centre, områder, klynger og institutioner.

3) Team Regnskab vil i første halvår af 2020 lave stikprøvekontroller af brugen af eksterne konsulenter tilbage til 2015. Formålet er at undersøge, om der er flere sager med fejl, hvori disse fejl evt. består og hvilken læring organisationen kan uddrage heraf. Der gennemføres derfor en screening af forbruget for de enkelte år, hvorefter de bilag udtages, der giver anledning til nærmere undersøgelse. Resultatet af denne undersøgelse kan – afhængig af resultatet – evt. resultere i en dybere og bredere kontrol.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Handleplanen samt aktiviteterne indeholdt heri implementeres straks i Børne- og Ungdomsforvaltningen. 

 

Tobias Børner Stax               /Sti Andreas Garde

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning på mødet den 11. marts 2020:

Indstillingen blev godkendt.