B-sag: Handleplaner til revisionsrapporten vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2022

Indstilling

Børne-og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU)

1. at forvaltningens handleplaner vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2022 (jf. bilag 3) godkendes og

2. at opfølgning på handleplaner til revisionsberetningen for regnskab 2021 tages til efterretning, jf. bilag 4.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2022 har kommunens eksterne revisor Deloitte foretaget revision af kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller generelt for 2022. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter.

Deloitte har afgivet bemærkninger til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser. Røde bemærkninger angiver en kritisk risiko. En risiko anses for kritisk såfremt der er stor sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har betydelig effekt eller en betydelig udbredelse. Der er krav om, at røde bemærkninger forelægges det stående udvalg og medtages i delberetninger og beretninger til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Gule bemærkninger angiver væsentlige risici. En risiko anses for væsentlig såfremt der er middel grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en vis effekt eller en vis udbredelse. Det anbefales at gule bemærkninger forelægges for det stående udvalg, men de medtages ikke i delberetninger og beretninger.

Deloitte har afgivet én rød bemærkning vedrørende bilagskontrol samt en gul bemærkning vedrørende betaling til tiden til kreditor. Disse bemærkninger er givet til alle forvaltninger i Københavns Kommune og der er altså ikke givet nogen bemærkning, som alene retter sig mod BUF.

Bemærkningerne er ikke nye men går igen fra sidste år.

Rapporterne fremgår af bilag 1 og 2.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet en handleplan til bemærkningerne som fremgår af bilag 3 samt en opfølgning på sidste års handleplaner som fremgår af bilag 4. Sidstnævnte er blot til udvalgets orientering.

Bilagskontrol (rød)

Den udførte kontrol viser, at der forsat er flere fejl og mangler i bilagshåndtering i bogføringen, som væsentligt kan henføres til manglende eller utilstrækkelig dokumentation vedrørende betalinger og finansposter samt manglende angivelse af formål og deltagere.

Handleplan til bemærkning vedr. bilagskontrol (rød)

De konstaterede forhold i BUF kan væsentligst henføres til manglende bilagsdokumentation, formålsangivelse og deltagere samt forkert momskontering for udgifterne ved brug af dankort samt udlæg og rejseafregning.

Der udarbejdes retningslinjer med vilkår for at få udleveret og anvende Dankort samt konsekvenser ved uretmæssig anvendelse. Dertil sker der en øget opfølgning på brugen af Dankort, og der iværksættes tiltag, som skal nedbringe antallet af Dankorttransaktioner.

BUF har identificeret en upræcis forretningsgang og procesbeskrivelse for udlæg og rejseafregning, herunder forskud. Der udarbejdes præcise retningslinjer for, hvordan det håndteres.

Kreditor (gul)

Indenrigs- og økonomiministeren har i brev af den 4. februar 2019 til alle landets kommuner understreget vigtigheden af, at det offentlige etablerer en god forretningsgang for betaling af regninger. Leverandørfakturer skal være betalt senest efter 30 dage. Særligt i forbindelse med ferieperioder bliver en del regninger ikke betalt til tiden.

Tabel 1 viser antal og beløb for ubetalte fakturaer i BUF. Den viser puljens status de pågældende dage og hvor betalingsfristen er overskredet. Den 14. marts lå der fx 240 fakturaer i økonomisystemet som ikke var betalt og havde en værdi på 1,5 mio. kr. Tallet i parentes angiver, at der ud af de 240 faktura i marts var 163 af dem for varer, der ikke var modtaget, til en samlet værdi af 0,3 mio. kr. 

Heraf var 163 af dem for varer der ikke var modtaget til en samlet værdi af 0,3 mio. kr.

Handleplan til bemærkning vedr. kreditor (gul)

Der arbejdes aktivt med at nedbringe fakturapuljen, hvor liggetid på fakturaer er på mere end 12 dage, og BUF intensiverer fokus på behandling af fakturaer i ferieperioder. Der er fortsat fokus på opsætning af stedfortrædere i Kvantum og dialogen med fakturabehandlere om særligt i ferieperioder at sikre fakturahåndtering fortsætter. Derudover udbygges samarbejdet mellem de administrative fællesskaber og de enheder, som håndterer fakturaer.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Handleplanerne forelægges Økonomiudvalget til orientering.