Administrative effektiviseringer og organisationsjustering 2015-2018

1. at udvalget godkender effektiviseringer i administrationen for i alt 15 mio. kr., fordelt med 8,1 mio. kr. i 2015 og 6,9 mio. kr. i overslagsårene 2016-2018

Med vedtagelsen af budget 2015 forventer Børne- og Ungdomsforvaltningen at skulle effektivisere for 8,1 mio på den administrative i ramme i 2015, hvilket indgår i Børne- og Ungdomsudvalgets budgetforslag. Samtidig peges der med denne indstilling på en yderligere administrativ effektivisering i overslagsårene på 6,9 mio. kr. Den administrative del af forvaltningen skal lige som resten af forvaltningen finde effektiviseringer i de kommende år, og det samlede beløb over en fire-årig periode forventes at udgøre 15 mio. kr. Det er forvaltningens ønske at kunne håndtere både budgetåret 2015 og de forventede yderligere effektiviseringer i overslagsårene i forbindelse med den igangsatte organisationsændring i forvaltningen.

Formålet med justeringen af den administrative organisering i forvaltningen er at styrke supporteringen af kernedriften i de decentrale enheder, sikre en større inddragelse af praksis i beslutningsoplæg, sikre øget kvalitet i beslutningsoplæg samt sikre, at der i højere grad implementeres i bund. Ændringen vil lede til betydelige omstruktureringer af forvaltningen. Indenfor de nuværende regler kan forvaltningen efter vedtagelsen af budget 2015 alene disponere på grundlag af ændringer i budgetåret 2015, hvorfor forventninger til overslagsårene må afvente kommende budgetter. Derfor fremlægges nu forslag, som giver forvaltningen mulighed for inden for udvalgets budgetramme at gennemføre en sammenhængende plan for effektiviseringer og justeringer af administrationen. 

På administrationsområdet skal forvaltningen bidrage til prioriteringsrummet via effektiviseringer på lige fod med udvalgets øvrige områder. Forvaltningen lægger derfor op til, at administrationen i perioden 2015-2018 skal bidrage med 15 mio. kr., svarende til 3,8 mio. kr. årligt. Hertil kommer evt. yderligere effektiviseringer fundet via kommunens tværgående effektiviseringer. Med et samlet administrationsbudget på ca. 305 mio. kr. er det en årlig effektivisering på 1,2 %. Dermed vil administrationen bidrage på lige fod med de øvrige områder.

Forvaltningen planlægger en større organisationsjustering i efteråret 2014. Formålet med organisationsændringen er at geare forvaltningen til udfordringerne med en sektor i stor forandring som følge af store reformer på folkeskole, fritids- og ungdomsuddannelsesområdet. Reformerne indebærer, at der skal sættes yderligere fokus på udnyttelse af faglig viden og sikker kernedrift til gavn for borgere og brugere. Desuden skal organisationen i BUF afspejle en række københavnske forhold som fx den store og fortsatte befolkningsvækst og udviklingen i retning af at samle flere og flere funktioner i koncernenheder, der opererer på tværs af forvaltningerne. Samtidig skal kommunen løbende sikre, at borgerne i København får mest muligt for pengene.

Dette stiller krav til hele Børne- og Ungdomsforvaltningen. Krav til skoler og institutioner om endnu bedre faglig kvalitet i vores tilbud til børn og unge, krav til de faglige støttefunktioner om hurtighed, smidighed og tværfaglighed - og krav til forvaltningen om endnu bedre support til skoler og institutioner. Samtidig skal der ydes en god politisk betjening, hvor den politiske ledelse får beslutningsoplæg funderet i praksiskendskab og brugernes behov og ønsker, og som følges op af effektiv og tilbundsgående implementering. 

Fokus i udviklingen af organisationen er på bedre support til kernedriften, bedre implementering eller "implementering i bund", praksis ind i beslutningerne og bedre understøttelse af politikerne. Det er en stor udfordring at kombinere organisationsudviklingen med effektiviseringer, herunder ikke mindst administrative effektiviseringer.

Forvaltningen vil gerne tænke langsigtet og samtidig samtænke organsationsudviklingen med effektiviseringerne. Forvaltningen har derfor behov for et politisk mandat, som sikrer, at de nødvendige beslutninger kan træffes i rette tid og efterfølgende kan effektueres, samt at der træffes beslutning om effektiviseringer for 15 mio. kr. i en flerårig periode. 2/3-dele af administrationsbudgettet er lønkroner og effektiviseringer i denne størrelsesorden vil medføre budgetmæssige reduktioner på ca. 20 årsværk. For at undgå en langvarig periode med usikkerhed i ansættelsen, ønskes der en samlet runde, så medarbejderne vil opleve, at der efter organisationsjusteringen er en robusthed og stabilitet til at kunne fortsætte det helt centrale arbejde med at lykkes med at understøtte de store forandringer i sektoren. En beslutning om samtænkning af de kommende effektiviseringer og organisationsjusteringerne vil desuden sikre, at forvaltningen kan effektuere personalereduktionerne korrekt ift. varslingsprocedurerne for medarbejderne.

Forvaltningen er opmærksom på, at de løbende effektiviseringer af administrationen nødvendiggør, at der indgår evt. nødvendigt administrativt overhead i fremsatte budgetønsker.

Effektiviseringerne på i alt 15 mio. kr. på administrationen fordeler sig med 8,1 mio. kr. i 2015 og 6,9 mio. kr. i  overslagsårene, jf. budgetforslag 2015. Den forventede profil for iværksættelse af effektiviseringerne fra 2015 fremgår af tabellen herunder:

Tabellen viser de beløb, som BUFs effektiviseringskrav reduceres med ved gennemførelse af en samlet effektivisering og organisationsændring fra 2015. Hele reduktionen kan ikke gennemføres i 2015 pga rådighedsløn til tjenestemænd, opsigelsesvarsler mv. Den manglende effektivisering i 2017 skyldes en antagelse om, hvor mange tjenestemænd, der indgår i personalereduktionen i 2015. Ved afskedigelse af tjenestemænd kommer effektiviseringen pga. den 3-årige rådighedsløn først i 2018.