Revisionsberetning 2021 vedrørende årsregnskabet

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at forvaltningens bemærkninger og handleplaner til revisionsberetningen for 2021 godkendes.

Problemstilling

Regnskabet for 2021 blev godkendt af BUU på mødet den 14. marts 2022. Efter behandlingen i udvalgene er kommunens samlede regnskab blevet sendt til kommunens eksterne revisor, Deloitte, for at blive gennemgået. Revisionens opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, og om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen. Deloitte har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2021, jf. bilag 2, og BUU skal tage stilling til forvaltningens forslag til handleplaner til løsning af forholdene på de områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne, jf. bilag 1.

Løsning

Deloitte har godkendt regnskabet uden forbehold og har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Med beretningen har Deloitte givet 13 revisionsbemærkninger til kommunens regnskab. Bemærkningerne gives til områder, hvor Deloitte anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

Der er 4 bemærkninger, som BUF skal udarbejde handleplaner til. Bemærkningerne omhandler:

1. Igangværende anlægsprojekter, der - udover BUF - vedrører Teknik- og Miljøforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen, samt en særskilt bemærkning omkring anlægsbevilling, der kun vedrører BUF,
2. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, der vedrører alle forvaltninger,
3. Revision af balancen, der vedrører alle forvaltninger, og
4. Aftalecompliance indkøb, der vedrører alle forvaltninger.

Med handleplanerne i bilag 1 forventes bemærkningerne håndteret til fremtidige beretninger.

Det følgende er en kort gennemgang af revisionsbemærkningerne, der vedrører BUF, samt de handleplaner BUF har udarbejdet.

Igangværende anlægsprojekter

Revisionen henstiller til fire forvaltninger – heriblandt BUF, at lovgivning og kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber efterleves. BUF har omkring 60 anlægsregnskaber, der mangler at blive aflagt. Forvaltningen forventer at kunne aflægge stort set alle 60 anlægsregnskaber inden udgangen af 2022.

Derudover henstiller revisionen særskilt til BUF, at oprydningsarbejdet i anlægsporteføljen afsluttes hurtigst muligt, så den løbende økonomistyring af anlægsprojekter fremover kan foretages med udgangspunkt i retvisende budgetter.

Oprydningen, som blev igangsat ultimo 2020, har vist uoverensstemmelser mellem anlægsprojekternes bevillinger og de budgetter, som fremgår af kommunens økonomisystem Kvantum. En del af årsagen til, at uoverensstemmelserne er opstået, er, at BUF i 2020 afleverede 72 mio. kr. (2019 P/L) i uforbrugte anlægsmidler til "Kassen". Det er derfor nødvendigt at tilbageføre disse midler for at komme i mål med oprydningsarbejdet og få regnskabsaflagt afsluttede projekter.

Forvaltningen forventer at kunne komme i mål med oprydningsarbejdet inden udgangen af 2022.

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

I lighed med tidligere år henstiller revisionen til, at forvaltningerne skærper ledelsestilsynet og sikrer, at det kan påses, at betalingen/omposteringen er foretaget med et legitimt formål.

Forvaltningens status er, at handleplanen og det høje fokus på bilagsdokumentation i 2021 er fulgt og videreført i 2022. Det sker ved forvaltningens vejledninger, dialog-møder med enheder, samspil med administrative fællesskaber, stikprøvekontroller, løbende controlling og omkonteringer.

Revision af balancen

Balancen opgør kommunens aktiver og passiver. Revisionen har konstateret, at der er nogle fejl i kommunens opgørelse, der skal rettes. For BUF’s vedkommende er det fejl i balancen med depositum, hvor saldoen er gennemgået og fejlen er rettet i marts 2022. Punktet er lukket, da der ikke forekommer andre forhold.

Revisionen har desuden kunnet konstatere en positiv udvikling, hvor der nu er relativt få afgrænsede problemområder i balancen, som ikke er væsentlige i forhold til den samlede vurdering af kommunens årsregnskab.

Aftalecompliance indkøb

Revisionen henstiller til, at forvaltningerne fortsat sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at kommunens indkøbspolitik efterleves. Så kan der bl.a. oftere købes hos den rigtige leverandør, og der kan frigøres midler, som kan anvendes til bedre service til borgerne. Dette bør bl.a. ske gennem bedre aftaledækning og fokus på højere aftalecompliance.

Forvaltningen har stort ledelsesmæssigt fokus på at efterleve målsætningerne i kommunens indkøbspolitik. BUF's opfølgning og indsats er opdelt i forvaltningsspecifikke tiltag og en aktiv medvirken i den KK-fælles indsats, der er tilrettelagt af Center for Indkøb og Indkøbskredsen. Der rapporteres løbende til direktionen på fremdriften af de igangsatte aktiviteter, og der vil i 2022 blive designet en ny opfølgningsmodel til forvaltningens decentrale ledere, hvor opfølgning på indkøbsområdet integreres i forvaltningens økonomiopfølgning.  

Forvaltningen har via dialogen med Intern Revision udpeget en række indkøbsområder, hvor der er et væsentligt økonomisk volumen, og hvor der i dag er lav aftalecompliance. Det er på disse områder, at forvaltningen vil lægge den primære indsats i 2022. Dette gælder i første omgang primært befordring (specialkørsel, udflytterkørsel, svømmekørsel mv.), vikarydelser (pædagogiske og køkkenpersonale), samt tolkeydelser.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den samlede handleplan for kommunen med alle forvaltningers bidrag fremlægges for Økonomiudvalget den 30. august 2022. Økonomiudvalget forelægges herefter opfølgning på handleplanen primo 2023.