Bestillings-, abonnements- og betalingssystem samt oplæg om brugerundersøgelse i KØSS

Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 10. maj 2006

 

 

4.      Bestillings-, abonnements- og betalingssystem samt oplæg om brugerundersøgelse i KØSS

  J.nr. 301638

 

 

INDSTILLING

 

Børne- og ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

 

at     der iværksættes en brugerundersøgelse af elever og forældres tilfredshed med skolemaden

 

at     der nedsættes en menuudviklingsgruppe

 

at      der udvikles et Internetbestillings- og betalingssystem til skolemadsordningen

 

at     der afsættes midler til at sikre, at målet om 75 % økologi nås inden udgangen af 2008

 

 

 

 

 

RESUME

Børne- og Ungdomsudvalget besluttede på udvalgsmødet den 8. februar 2006 (sagsnr. 291611), at forvaltningen skal udarbejde en plan, som skal sikre, at flere børn ønsker at købe skolemaden.

 

På den baggrund har forvaltningen udarbejdet en plan, der indeholder forslag om en brugerundersøgelse af elevernes og forældrenes tilfredshed med skolemaden, nedsættelse af en menuudviklingsgruppe med en kok fra erhvervslivet, der skal udvikle menuplanen, indførelse af et bestillings- og betalingssystem, som skal løse nogle af de barrierer, der er for salg af skolemaden, forbedring af kommunikationen og udarbejdelse af en egentlig kommunikationsstrategi.

 

Det foreslås, at udgifterne til initiativerne indgår i forhandlingerne om budgetforslag 2007, bortset fra nedsættelsen af en menuudviklingsgruppe.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Børne- og Ungdomsudvalget besluttede på udvalgsmødet den 8. februar 2006 (J.nr. 291611), at forvaltningen skal udarbejde en plan, som skal sikre, at flere børn ønsker at købe skolemaden.

 

På den baggrund har forvaltningen udarbejdet en plan, der indeholder forslag om:

 

-                En brugerundersøgelse af elevernes og forældrenes tilfredshed med skolemaden

 

-                Nedsættelse af en menuudviklingsgruppe med en kok fra er hvervslivet, der skal udvikle menuplanen. Planen skal sikre størst mulig grad af frit valg samt indeholde en rullende ordning for madsortimenet, hvori der indgår både svinekød, fisk og vegetarmad

 

-                Indførelse af et bestillings- og betalingssystem, som skal løse nogle af de barrierer, der er for salg af skolemaden

 

-                Forbedring af kommunikationen og udarbejdelse af en egentlig kommunikationsstrategi

 

-                Det foreslås, at udgifterne til initiativerne indgår i forhandlingerne om budgetforslag 2007, bortset fra nedsættelsen af en menuudviklingsgruppe.

 

Indsatserne skal også ses som en del af de initiativer, der er iværksat på baggrund af beslutningerne i faglighed for alle om forbedring af ordningen. Initiativerne understøtter også bestræbelserne med at finde en velegnet model til at levere gratis, sund skolemad til alle børn i de københavnske skoler, der ligeledes er besluttet i faglighed for alle.

 

Børne- og Ungdomsudvalget besluttede endvidere på udvalgsmødet den 8. februar 2006, at det af madinformationen skal fremgå, hvilket kød der er halalslagtet samt graden af økologi. Forvaltningen har på den baggrund beskrevet dette på de menuplakater, som alle elever får med hjem.

 

Endvidere fremgår det af varedeklarationen på hver enkelt ret, såfremt kødet er halalslagtet. Det er dog ikke muligt at angive økologiprocenten på hver enkelt ret, da økologiprocenten hele tiden varierer.

 

Økologiprocenten i skolemaden var ved den seneste måling 54%. Borgerrepræsentationen har ved vedtagelse af Københavns Kommunes Agenda 21 Plan vedtaget, at 75% af den mad, der serveres i kommunens køkkener skal være økologisk inden udgangen af 2008. Såfremt denne målsætning skal sikres uden prisstigninger til følge, er det forvaltningens vurdering, at der er brug for et årligt økonomisk driftstilskud på 650.000 kr. i 2007 og 1.300.000 kr. fra 2008.

 

 

Brugerundersøgelsen

Menuerne og menukoncepterne i skolemadsordningen udvikles fortløbende for at sikre fornyelse og for at sikre, at eleverne kan lide den mad, der sælges i skoleboderne. Der ligger følgende principper til grund for udviklingen af menuerne:

 

-         Den skal være ernæringsrigtigt sammensat

-         Den skal smage godt og være indbydende for eleverne

-         Den skal så vidt muligt være økologisk

-         Tilbuddene er sæsonpræget

-         Attraktive og billige

 

For de retter, som har været på menuen, findes tal på, hvor meget, der sælges på hver enkelt skole. Derimod er der begrænset viden om, hvem der køber maden, hvorfor de køber den, og ikke mindst hvorfor de ikke køber den.

 

Børnenes meninger er helt central, men forældrenes meninger om skolemaden har også stor betydning, især for de mindre elever. Det er i sidste ende forældrene, der giver penge med til skolemaden. Forældrenes mening om skolemaden vides der meget lidt om, og med de planlagte og igangværende aktiviteter opnås denne viden ikke.

 

En brugerundersøgelse af elevernes og forældrenes tilfredshed med skolemadsordningen og deres præferencer i forhold til frokostmåltidet vil derfor kunne fungere som et godt redskab til at udvikle menuerne og madkonceptet.

 

Forvaltningen har indhentet tilbud fra tre forskellige virksomheder på en brugerundersøgelse om tilfredsheden med maden og ønsker til maden i skoleboden. Forvaltningen har bedt om et undersøgelsesdesign og pris på to forskellige undersøgelser - én der kun omfatter elevernes tilfredshed med skolemaden og deres præferencer i forhold til frokostmåltidet og én større undersøgelse, hvor også forældrenes mening om skolemaden undersøges.

 

Deadline for undersøgelsen er ultimo september 2006.

 

Forvaltningen har indhentet tilbud fra 3 virksomheder, som angiver prisniveauer på mellem  70.000 kr. og 250.000 kr. for undersøgelser, som ikke inddrager forældretilfredshed og mellem  130.000 kr. og  350.000 kr. med inddragelse af forældretilfredshed.

 

Forvaltningen vurderer på baggrund af tilbuddene, at tilbuddet fra Boris Andersen Rådgivning er det bedste sammenholdt med prisen. Tilbuddet indeholder både en kvantitativ del, som kan sige noget om meningernes udbredelse, og en kvalitativ del som giver en dybere forståelse af elevernes og forældrenes præferencer.

 

Undersøgelsen indeholder tre dele:

 

-         En spørgeskemabaseret totalundersøgelse af elevernes brug af skolemadsordningen 

 

-         En undersøgelse af tilfredsheden hos brugerne, hvor de elever der lige har købt skolemad udspørges

 

-         Fokusgruppeinterview hvor man kommer i dybden med hensyn til elevernes holdninger til skolemaden, blandt alle elever - også de der ikke benytter madordningen

 

Undersøgelsen vil kunne give svar på tilfredsheden med maden, prisniveauet, kvaliteten og udvalget. Den vil give svar på brugernes holdning til frokostmåltidet generelt og hvilke grupper, der anvender madordningen.

 

Menuudviklingsgruppe

For at sikre en fornyelse i udviklingen af menuplanen nedsættes en menuudviklingssgruppe med en kok fra erhvervslivet. Formålet er at inspirere med nye opskrifter og nye måltidskoncepter, der over en periode afprøves i skolemadsordningen.

 

Menuudviklingssgruppen består af repræsentanter fra køkkenet i De Gamles By der producerer skolemaden, Alt-Om-Kost/fødevarestyrelsen, der skal sikre sundhedsværdien i maden, en kok, der kan inspirere med nye opskrifter, samt elever, der skal vurdere retterne.

 

Gruppens arbejde er delt i to faser. Fase 1 begynder snarest og har som mål at udvikle et antal retter til efterårsmenuen. På efterårsmenuen vil der således være retter med svinekød, fisk og vegetarretter.

 

Fase 2 begynder når resultatet af brugerundersøgelsen foreligger således, at dette kan inddrages i den videre udvikling af menuplanen. Målet for fase 2 er p.t. åbent, idet det afhænger af, hvilke dele ved menuerne, som eleverne er glade for, og hvilke de er utilfredse med.

 

Fase 1:

Mål: At udvikle nye retter til efterårsmenuen, herunder 2 retter med svinekød, sandwich og supplementsvarer.

                      Start: april 2006

                      Slut: juni 2006

 

 

Fase 2:

Mål: Udvikle menuplanen med udgangspunkt i resultatet fra brugerundersøgelsen.

Start: primo oktober

Slut: ultimo december

 

Bestillings – og betalingssystem

Betalingen for maden foregår i dag ved, at eleverne betaler kontant ved direkte køb i skoleboderne. Denne betalingsform tilgodeser især det spontane køb, hvor forældre på dagen beslutter at give deres børn penge med til mad.

 

Der er dog visse gode argumenter for at supplere det direkte salg med et bestillings- og betalingssystem. Et bestillings- og betalingssystem vil kunne sikre, at den mad som eleverne og forældrene har besluttet sig for at købe, ikke er udsolgt. Desuden imødekommer et bestillings- og betalingssystem nogle forældres bekymringer for at give deres børn penge med i skole, fordi de er usikre på, hvad pengene bliver brugt til.

 

Forvaltningen forventer på den baggrund, at et bestillings- og betalingssystem vil medføre, at flere elever køber skolemad.

 

Dansk Catering Center, DCC, har på bestilling fra forvaltningen udarbejdet et notat om forskellige løsningsmulig heder og udgifter i forbindelse med etablering og drift af et supplerende bestillings- og betalingssystem. Notatet fra DCC vedlægges som bilag. Notatet er tidligere fremsendt som bilag på udvalgsmødet den 8. februar 2006.

 

På baggrund af notatet vurderer forvaltningen følgende to bestillings- og betalingssystemer som velegnede i forhold til KØSS. Forvaltningen anbefaler dog Internetbestillings- og betalingssystemet.

 

Internetbestillings- og betalingssystem.

Ved et Internetbestillings- og betalingssystem bestilles maden via Internettet, og bestillingen betales med dankort over nettet. Bestillingen sendes til køkkenet, som elektronisk behandler den og overfører produktionsdata til køkkenets styringsredskaber.

 

Etableringsudgifterne for denne løsning går til programmering og oprettelse af Internet portal, kr. 250.000.

 

Driftsomkostninger til vedligeholdelse af portal, udskiftning af menuplaner 3- 4 gange årligt mv.,  50.000 kr. årligt. Speciel håndtering i køkkenet vurderes til 1,5 stilling svarende til  350.000 kr. Data fra internetbestillingen vil elektronisk blive overført direkte til køkkenets edb-styrings program Dankost 3000.

 

Manuelt bestillings- og betalingssystem

Ved et manuelt bestillings- og betalingssystem udfylder forældrene et skema, som sendes til køkkenet, som behandler bestillingen manuelt. Skemaet skal modtages en uge før den første leverance, så køkkenet har mulighed for at indtaste alle de nødvendige oplysninger. Betalingen finder efterfølgende sted på baggrund af en regning. Systemet kendes fra f.eks. hjemmeboende pensionister.

 

Driftsomkostningerne til denne løsning vurderes til 2- 3 medarbejder i køkkenet. Dette vil være en driftsudgift på 550.000 kr.  til  800.000 kr.  årligt. Herudover skal afregningen for det bestilte indkræves, hvilket vurderes til 200.000 kr.  årligt. Et evt. tab på regninger der ikke betales er ikke vurderet. Årlig omkostning til tryk og fremsendelse/udleveringer af formularer vurderes til  100.000 kr.  De samlede driftsomkostninger løber op i max  1.100.000 kr.

 

Etablering af arbejdspladserne vurderes som engangsomkostning til 80.000 kr. ekskl. lokalefaciliteter, som skal stilles til rådighed.

 

Forvaltningen anbefaler et Internetbestillings- og betalingssystem, idet det er et administrativt lettere og billigere system og det er væsentligt mere fleksibelt.

 

Ulempen ved et Internetbestillings- og betalingssystem er, at de forældre, der ikke har adgang til Internettet, er afskåret fra at benytte bestillings- og betalingssystemet. De forældre der ikke har adgang til Internettet, vil dog stadig kunne benytte sig af den kontante betaling. Ifølge Danmarks Statistik havde 79% af befolkningen i 2005 adgang til Internettet.

 

Budget

 

	Etableringsudgifter	Årlige driftsomkostninger
Internet bestillingssystem	250.000	400.000
Manuelt bestillingssystem	80.000	1.100.000

 

Note: tallene bygger på DCC's notat af 18. januar 2006.

 

Udvikling af kommunikationsindsatsen

Udover de ovenfor beskrevne indsatser arbejder KØSS fortsat med at udvikle markedsføringen af skolemaden, som skal sikre, at der sælges mere mad. Der eksisterer på nuværende tidspunkt ikke en samlet kommunikationsstrategi for KØSS. Dog er der udviklet en række aktiviteter, hvorigennem KØSS's budskaber kommunikeres til de givne målgrupper. KØSS primære målgruppe er elever og forældre, og de sekundære målgrupper er lærere og skoleledelse.

 

Følgende beskriver KØSS´s nuværende og planlagte kommunikationsaktiviteter:

 

Menuplakater

De 3 gange om året, hvor menuerne skifter, udarbejdes en menuplakat. Plakaten fortæller, hvad der kan købes i skoleboden og hvornår. Denne menuplakat uddeles til samtlige elever på de skoler, der har skoleboder. Menuplakaten trykkes endvidere i størrelsen A1,der kan hænges op synlige steder på skolerne. Målgruppen er elever og forældre.

 

Hjemmeside

På KØSS's hjemmeside www.skolemad.kk.dk kan man læse om maden, herunder ingrediensliste, den pædagogiske platform, sundhed, økologi og miljø. Herudover ligger der materiale til lærerne. Dette materiale, skal bruges i skoleboden samt som undervisningsmateriale. Målgruppen er forældre og lærere.

 

Folder om skolemaden

KØSS har en folder om skolemadsordningen, som omhandler maden, den pædagogiske dimension mm. Folderen er uddelt til alle forældre til børn på skoler med skolebod.

En ny folder som kun omhandler maden er under udarbejdelse. Folderen uddeles til nye forældre og f.eks. på forældremøder.

 

Smagsprøver til forældre

Lærerne kan få tilsendt en kasse med smagsprøver, som kan deles ud på forældremøder eller lignende, sammen med information om skolemaden. Konceptet er under udarbejdelse.

 

Nyhedsbrev

KØSS sekretariatet laver nyhedsbrev til lærerne om relevante aktiviteter, informationer om maden mv. Målet er, at nyhedsbrevet skal udkomme 3 gange om året. Elektronisk nyhedsbrev, som man kan tilmeldes via hjemmesiden, er under udarbejdelse.

 

ØkoXpress

ØkoXpress er DogmeØkologiprojektets/Miljøkontrollens nyhedsbrev, der sendes ud til alle institutioner, der deltager i DogmeØkologi projektet. Skolerne har pr. april 2006 fået sin egen udgave af ØkoXpress.

 

Miljøfestival

KØSS deltager hvert år med aktivitet og oplysning for forældre og børn på miljøfestivalen.

 

Når resultatet af brugerundersøgelsen foreligger vurderes hvilke aktiviteter, det er nødvendigt at videreudvikle, og en egentlig kommunikationsstrategi kan formuleres. Hvis kommunikationsstrategien skal udarbejdes med ekstern bistand gøres det opmærksom på, at det vil koste omkring 165.000 kr. plus udgifter til implementeringen af strategien.

 

Information om halalslagtning og økologi

Af varedeklarationerne på hver ret fremgår det, hvilket kød der er halalslagtet. Dette er ligeledes nu beskrevet på bagsiden af den menuplakat, som alle elever får med hjem, hver gang menuerne skifter.

 

På bagsiden af menuplakaten fremgår endvidere, at der i dag er en økologiprocent på ca. 50 og at der arbejdes på, at 75% af maden skal være økologisk inden udgangen af 2008. Det er et mål sat i Københavns Kommunes Agenda 21 plan, der er vedtaget i Borgerrepræsentationen.

 

Det er ikke indenfor de givne økonomiske rammer muligt at angive økologiprocenten på hver enkelt ret, da økologiprocenten varierer fra ret til ret, fra dag til dag og endda kan variere for den samme ret den samme dag. Det vil derfor kræve, at økologiprocenten udregnes for hver enkelt portion der produceres, hvilket der ikke er ressourcer til.

 

Opfyldelse af målet om 75% økologi inden udgangen af 2008

 

Økologiprocenten i skolemaden var ved den seneste måling 54%. Borgerrepræsentationen har ved vedtagelse af Københavns Kommunes Agenda 21 plan besluttet, at 75% af den mad, der serveres i kommunens køkkener og kantiner skal være økologisk inden udgangen af 2008. Såfremt denne målsætning skal sikres uden prisstigninger til følge, er det forvaltningens vurdering, at der er brug for et økonomisk driftstilskud. Under forudsætning af, at alle skoler får skolemad, at 25% af eleverne køber skolemad, og at skoleboden har åbent i 38 uger om året vil merudgiften for 75 % økologi i forhold til den nuværende økologiprocent være 1.300.000 mio. kr.  pr. år. Forøgelse af økologiprocenten antages ske over to år.

 

Økonomi

 

	2006	2007	2008	2009
Bestillings- og betalingssystem	250.000	400.000	400.000	400.000
Brugerundersøgelse	130.000	0	0	0
Menuudviklingsgruppen	37.000	0	0	0
75% økologi		650.000	1.300.000	1.300.000

 

Udgifter til menuudviklingsgruppen kan afholdes indenfor KØSS's nuværende budget på  Børne- og Ungdomsudvalgets bevilling konto 3.01 Folkeskoler.

 

Hvis brugerundersøgelsen, bestillings- og betalingssystemet og forøgelse af økologiprocenten ønskes gennemført, må udgifterne hertil indgå i drøftelserne af budgettet for 2007.

 

 

Miljøvurdering

 

Sagstypen er omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes. Sagen er miljøvurderet og de tre første "at"´er har ikke væsentlige miljømæssige påvirkninger.

 

"At der afsættes midler til at sikre, at målet om 75 % økologi nås inden udgangen af 2008 " har en væsentlig positiv miljøpåvirkning. Ved at anvende økologiske fødevarer vil skolemadsordningen bidrage positivt til at sikre rent drikkevand, bedre dyrevelfærd og en mere mangfoldig natur. Det vil betyde at målsætningen, der udspringer af Dogme 2000 samarbejdet, der vedrører skolemaden, nås. Således vil skolemadsordningen leve op til Borgerrepræsentationens beslutning om 75 % økologi.

 

Høring

 

Ingen bemærkninger.

 

 

BILAG VEDLAGT

·        Bilag 1: Notat fra Dansk Catering Center, DCC

·        Bilag 2: Redegørelse om Økologi i Skolemaden

·        Menuplakat, forår 2006 

 

 

 

                          Peter Rasmussen                                           

                                                                                             Marie Thun