Revision af regnskabsføring, løn & personale samt IT

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender forvaltningens handleplaner (jf. bilag 4), der er udarbejdet til at imødekomme bemærkningerne i Deloittes revisionsrapporter om hhv. regnskabsføring, personale- og lønområdet samt IT (jf. bilag 1-3).

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2020 har kommunens eksterne revisor Deloitte foretaget revision af områderne for regnskabsføring, personale- og løn samt IT. Revisionens formål er at undersøge, om områderne administreres i overensstemmelse med borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter.

Deloitte har afgivet bemærkninger til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser. Røde bemærkninger angiver en risiko, der anses for kritisk. Gule bemærkninger betyder bemærkningen anses for væsentlig. Deloitte har afgivet en rød bemærkning vedrørende alle forvaltninger til regnskabsområdet og en rød bemærkning vedrørende BUF til IT-området. Derudover er der en gul bemærkning vedrørende alle forvaltninger på både personale og IT-området. Rapporterne fremgår af bilag 1-3.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet en handleplan til bemærkningerne som fremgår af bilag 4.

Regnskabsføring

Deloitte har i 2020 tilrettelagt sin revision af regnskabsføring i to bølger hhv. ”Områder med væsentlig risiko for den løbende økonomistyring og regnskab 19” (forelagt BUU 16.12.2020) og ”Nøglekontroller”. Denne indstilling vedrører sidstnævnte. Deloitte konkluderer i deres gennemgang af kommunens nøglekontroller, at der på de fleste områder er sket en forbedring i forhold til revisionen i 2019. De observerer dog, at kommunens kontrolmiljø, særligt vedrørende roller og rettigheder i Kvantum og kontrol af regnskabsbilag, kan forbedres.

Der er i alt to røde bemærkninger og fire gule. Heraf er der én bemærkning, der vedrører alle forvaltninger, som BUF derfor skal udarbejde handleplan til. Den omhandler bilagskontrol (rød). De resterende bemærkninger vedrører ØKF og Koncern Service.

I bemærkningen, der vedrører alle forvaltninger, henstiller Deloitte til, at forvaltningerne skærper tilsynet med dokumentationen, der vedlægges ved betalinger eller omposteringer i økonomisystemet, så det fremgår klart, at de er foretaget på validt grundlagt. Herudover bemærkes, at forvaltningerne bør skærpe tilsynet med, at Økonomi- og indenrigsministeriets bogføringsregler efterleves.

Handleplan til bemærkning vedr. regnskabsføring (rød)

BUF's handleplan omfatter følgende tiltag:

• Forvaltningen forventer at udsende ajourført regnskabsinstruks inden udgangen 1. kvartal 2021. Af regnskabsinstruksen fremgår generelle krav til bogføringer, betaling af regninger og udlæg, herunder dokumentation.
• Forvaltningen arbejder med en separat vejledning til at sikre den nødvendige kvalitet af registreringer af bilag i økonomisystemet. Den udsendes til relevante medarbejdere i forvaltningen i løbet af 1. kvartal 2021
• Der etableres et forum, hvor repræsentanter fra de administrative fællesskaber sammen med de centrale enheder drøfter problemstillinger i relation til de modtagne månedlige rapporter fra KS om ”Stikprøvekontrol”.
• Det interne kursus, som udbydes af ØKF, om bilagsregistreringsrammen i økonomisystemet gøres obligatorisk for alle nye og nuværende økonomimedarbejdere.

Personale- og lønområdet

Deloitte konkluderer i rapporten, at kommunen generelt har etableret et kontrolmiljø, hvor automatiske og forebyggende kontroller sikrer, at fejl og mangler identificeres. Der er i alt fem gule observationer. Fire vedrører ØKF og én vedrører alle forvaltninger. Der er derfor én bemærkning, som BUF skal udarbejde handleplan til.

Bemærkningen omhandler de risici på lønområdet, som forvaltningerne skal håndtere. KS har i forbindelse med Forretningscirkulæret for Løn- og Personale et bilag, der oplister en række risici på lønområdet som forvaltningerne skal forholde sig til. Det gælder f.eks. risici vedr. indberetning af ansættelser, fraværsoplysninger, registrering og udbetaling af løn mv. I bemærkningen anbefaler Deloitte, at alle forvaltninger skal igangsætte implementering af forvaltningsspecifikke forretningsgange, der skal forebygge de risici, der fremgår af KS’ bilag. 

Handleplan til bemærkning vedr. løn- og personaleområdet (gul)

BUF’s handleplan omfatter følgende tiltag:

• Forretningsgangsbeskrivelser, der imødekommer bemærkninger og identificerede risici på løn- og personaleområdet inden udgangen af 2. kvartal 2021.
• Vejledende materiale om implementeringen af forretningsbeskrivelserne, der formidles til relevante ledere og gøres tilgængeligt digitalt.
• Der etableres fora, hvor repræsentanter fra de administrative fællesskaber sammen med de centrale enheder drøfter problemstillinger i relation til løn- og personaleområdet.
• Fokus på, at rolle- og ansvarsbeskrivelserne i forretningsgangene er understøttet af tiltag (træning mm.), der sikrer relevante og nødvendige kompetencer i opgaveløsningen

IT-området

Deloittes revision af IT-området har givet anledning til i alt fire revisionsbemærkninger. Alle fire bemærkninger kan føres tilbage til bemærkninger, der er fremkommet i forbindelse med tidligere års revision. Der er således ingen nye bemærkninger i forbindelse med revisionen på IT-området. To af de fire bemærkninger vedrører IT-systemer i BUF.

Den ene bemærkning (gul) omhandler Sharepoint, hvor revisionen tidligere har påpeget, at kommunens forvaltninger bør igangsætte en proces som blandt andet har til formål at vurdere og klassificere data i Sharepoint, vurdere rettighedsstyringen og herunder gennemgå adgange til data. BUF er ikke færdig med denne proces, hvorfor revisionen har bemærket, at oprydningen bør færdiggøres ud fra den tidsplan, som BUF tidligere har udarbejdet.

Den anden bemærkning (rød) vedrører brugen af UNI-Login blandt elever og lærere på skolerne. I bemærkningen påpeges, at der er behov for at implementere en løsning til sikring af periodisk skifte af passwords.

Handleplan til bemærkning vedr. IT-området (en gul og en rød)

• Sharepoint (gul)

BUF har tidligere udarbejdet en tidsplan for færdiggørelsen af oprydningen i Sharepoint. Oprydningen forventes færdig i 1. kvartal af 2021.

• Unilogin (rød)            

BUF har udarbejdet en handleplan, der løber februar-november 2021. Når passwordskiftet først er opsat, vil lærere og pædagogiske medarbejdere én gang årligt blive afkrævet et passwordskifte.

Det tvungne passwordskifte var planlagt til at blive implementeret forår 2020. Idet skolerne på det tidspunkt var ramt af nedlukning og hjemmeundervisning som følge af COVID 19, blev tidsplanen rykket. Skiftet skal derfor ske når skolerne er vendt tilbage til en normal hverdag. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiudvalget får forelagt Økonomiforvaltningens handleplaner til godkendelse samt forvaltningernes handleplaner til orientering på deres møde den 23. februar 2021.

Tobias Børner Stax                               Sti Andreas Garde