Idekatalog til investeringspuljen

Udvalget skal tage stilling til idekataloget til investeringspuljen. Idekataloget består af idebeskrivelser som er forberedelse til endelige investeringsforslag. 

Indstilling og beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at idekataloget til investeringspuljen godkendes og sendes til Økonomiforvaltningen

Problemstilling

I budget 2016 blev der afsat en investeringspulje på 452 mio. kr. til investeringer i kernevelfærden. Investeringerne skal løfte kvaliteten og samtidig sikre en mere effektiv ressourceudnyttelse. Investeringspuljen kan anvendes til alle typer af investeringer, så længe de er fremsigtede og bidrager til bedre tilrettelæggelse af arbejdet. Det kan f.eks. være investering i opkvalificering af medarbejdere, bedre arbejdsmiljø og lavere sygefravær, forebyggende indsatser eller ny velfærdsteknologi.

Effektiviseringsudfordringen for alle landets kommuner er vokset med det omprioriteringsbidrag på 7 mia. kr. frem mod 2019, som er aftalt i finansloven for 2016. Københavns Kommune havde i forvejen en effektiviseringsudfordring på ca. 300 mio. kr. om året på grund af den stigende demografi, samt at der årligt afsættes midler til at finansiere øvrige nødvendige udgifter og nye initiativer til budgetforhandlingerne. Denne udfordring stiger nu til op mod 550 mio. kr. om året. Hvor meget Børne- og Ungdomsudvalget skal effektivisere, besluttes af Økonomiudvalget i januar 2016, men det ligger typisk på omkring 42-43% svarende til en udfordring på 230 mio. kr. om året mod tidligere 130 mio. kr. Udover udfordringen på de 230 mio. kr. kommer udgifter som Børne- og Ungdomsudvalget selv kan ønske bliver finansieret, så som dækning af bevillingsudløb (i 2017 30 mio. kr.) og eventuelt internt omstillingsbidrag til at dække uforudsete udgifter og politiske ønsker i BUU. 

Investeringspuljen skal bidrage til bedre løsninger samtidig med, at Børne- og Ungdomsudvalget opnår sine effektiviseringer. Investeringscasene vil primært bidrage til at løse Børne- og Ungdomsudvalgets effektiviseringsbehov fra budget 2018 og frem, med en mindre effekt i 2017. De kommende investeringscases erstatter derfor ikke den effektiviseringsudfordring, som forvaltningen har til budget 2017. Dette skyldes, at investeringscases ikke kan medføre effektiviseringer før investeringen har fået lov til at virke.

I budget 2016 blev der nævnt følgende temaer for investeringspuljen i relation til Børne- og Ungdomsforvaltningen: arbejdsmiljø og arbejdsfællesskaber, digitale læringsmidler og læringsplatforme,  tidlig indsats og helheldsorienteret indsats for unge. Der fremlægges nu  ideforslag i relation til disse emner. Der er i budgetaftalen også udtrykt en intention om, at der fremadrettet skal afsættes lignende investeringspuljer.

Løsning

Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet i alt otte ideforslag til investeringspuljen. Ideforslagene dækker over fire overordnede temaer:

- Tidligere indsats på 0-6 års området, samt i skolen
-  Ejendomsoptimering og kapacitetsstyring
-  Arbejdsmiljø, arbejdsfællesskaber og arbejdstilrettelæggelse
- Administration og den datadrevne organisation

Nedenfor opsummeres indholdet af forslagene, der fremgår af bilag 1-8. De idebeskrivelser, der fremsendes er på større investeringscases, der vil medføre en gennemgribende forandring. Forvaltningen arbejde også videre med mindre investeringscases frem mod udvalgets budgetseminar i februar.

1. Tidligere indsats på 0-6 års området, samt i skolen

 Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet et samlet ideforslag på tidligere indsats (bilag 1), som dækker over følgende emner:

• Tidlig indsats på 0-6 årsområdet. Forslaget vedrører,  hvordan vi investerer i at kunne opspore, de børn og familier, der har brug for en ekstra indsats i samarbejde med region og praktiserende læger, samt hvordan vi løfter den generelle indsats i sundhedsplejen og dagtilbuddene i samarbejde med socialrådgiverne. Derudover skal vi investere i, at barnet og familiens ressourcer kommer i centrum, samtidig med at vi skal facilitere netværksopbygning på tværs af familierne.
• Styrkede læringsmiljøer i folkeskolen.  Forslaget omhandler, hvordan vi investerer i den support og kompetenceudvikling, der skal for at alle børn møder lærere, der er klædt på til opgaven om at skabe et inkluderende læringsmiljø. Alle lærere og skoler skal have den støtte og hjælp de har behov for, hvorfor vi skal understøtte udviklingen af 'best practice', så skolerne hjælper hinanden til at blive bedre. Derudover skal der opbygges den rigtige incitamensstruktur på skolerne, der understøtter at alle børn modtager målstyret læring, samtidig med at vi skal blive bedre til at forældrene deltager aktivt i udviklingen af de inkluderende læringsmiljøer.
• Tidligere indsats i mellemtrin og udskolingen. Forslaget omhandler, hvordan vi investerer i en tidligere identificering af unge, som har behov for en ekstra indsats, så vi ikke venter med at handle ved uddannelsesparathedsvurderingerne i 8. klasse. Vi ønsker at identificeringen fremrykkes til 6. klasse, og vurderer at fokus på højt fravær er en af de indikatorer vi skal følge som et tidligt tegn på manglende trivsel både fagligt, socialt og personligt. De konkrete indsatser, der skal investeres i, som opfølgning på identificeringen er under afdækning, men blandt de indsatser som forvaltningen vil undersøge er intensive læringsforløb, mentorprogrammer, styrket brug af skolernes faglige vejledere, sommerkurser, tiltag inden for brobygning og samarbejde med ungdomsuddannelserne.

Effektiviseringspotentialet vurderes at være en reduktion i udgifter til børn, der får udsat skolestart (svarende til udgiften af en børnehaveplads), samt til børn der går om efter skolestart (svarende til udgifter til et ekstra års undervisning), og de udgifter, der bliver brugt på skolerne på baggrund af socioøkonomiske faktorer, samt udgifter på specialområdet. Derudover forventes en reduktion i udgifter til 10. klasser, produktionsskoler, heltidsundervisning samt eventuelt STU (Særligt Tilrettelagt Ungdomsuddannelse). De konkrete investeringsforslag udarbejdes i samarbejde med Socialforvaltningen, som skal vurdere at der kan komme mulige reduktioner af udgifter til færre anbringelser og foranstaltninger, samt på sigt udgifter til unge hjemløse og unge med et misbrug.

2. Ejendomsoptimering og kapacitetsstyring
Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet tre ideforslag på ejendomsoptimering og kapacitetsstyring:
- Ejendomsoptimeringsforslaget handler om, hvordan vi kan skabe smartere fysiske løsninger (bilag 2). Der vil især blive kigget på, hvordan der kan ske ejendomsoptimering i forbindelse med: tilbud med høje ejendomsudgifter, nye byggesager, ved etablering af Fremtidens Fritidstilbud, retænkning af administrative arbejdspladser og specialområdet. Derudover ønskes der etableret en revideret styringsmodel på ejendomsområdet. Forslag om fritidstilbud vil bl.a. ske i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen.
- Lærings- og Kulturhuse i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen (bilag 3). Forslaget vedrører, hvordan vi kan samtænke funktioner på biblioteker og skoler således, at der sker en optimering af kvadratmetre, og at der skabes en fælles opgaveløsning på tværs. Der gennemføres en proces med udvalgte skoler, der skal afprøve modeller for de fælles lærings- og kulturhuse. Som en del af processen kigges der på fælles samarbejde omkring digitale læringsmidler.
- Kapacitetsstyring af dagtilbud (bilag 4). Forvaltningen ønsker at afdække mulighederne for, at forældrene fremadrettet selv kan booke en plads på et dagtilbud, hvilket både giver forældrene en bedre service, samtidig med at det forbedrer langtidsplanlægningen af dagtilbudskapaciteten. Det forventes, at vi skal investere i et nyt fagsystem i pladsanvisningen, der samtidig giver institutioner et bedre styringsværktøj. Arbejdet ses i sammenhæng med at der generelt kigges på, hvordan vi skaber størst mulig fleksibilitet i kapaciteten på dagområdet, herunder i dagplejen.

Effektiviseringspotentialet vurderes primært at være en reduktion i ejendomsudgifter. Dertil kommer en reduktion i lønudgifter til  personale såsom administrative medarbejdere, gårdmænd og rengøring, hvis opgaverne kan løses mere effektivt ved de fysiske sammenlægninger og ved at indføre et nyt fagsystem i pladsanvisningen.

3. Arbejdsmiljø, arbejdsfællesskaber og arbejdstilrettelæggelse
Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet to forslag under emnet:
- Et forslag om arbejdstidstilrettelæggelse, herunder mulige investeringer i læringsportal og digitale læremidler (bilag 5). Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker at investere i en undersøgelse af arbejdstidens tilrettelæggelse på skoler og institutioner. Det skal undersøges, om der er uhensigtsmæssig planlægning af processer, møder mv. der kan optimeres med henblik på en reduktion i personaleudgifterne. I den videre proces afdækkes måden der arbejdes på, og hvordan arbejdet bliver struktureret med udgangspunkt i kerneopgaven, samt om der er opgaver der mere optimalt kan løses anderledes. Et fokus er at undersøge, om arbejdstiden anvendes optimalt ifht. børnenes behov, f.eks. ifht. åbningstider.

  - Et forslag om arbejdsfællesskaber og arbejdsmiljø (bilag 6). Forslagene vedrører både det fysisk arbejdsmiljø som støjreduktion, hygiejne og arbejdsskader samt det psykiske arbejdsmiljø i form arbejdsfællesskaber samt administrativ og faglig support. Forslagene udarbejdes i samarbejde med bl.a. Arbejdsmiljø København, og medarbejdere og faglige organisationer inddrages i den videre proces.

Effektiviseringspotentialet vurderes at være en reduktion i lønudgifter på skoler og dagtilbud, som følge af lavere sygefravær og mere effektive arbejdsgange.

4. Administration og den datadrevne organisation
Forvaltningen har udarbejdet to forslag under emnet:
 - Et forslag om investering i administrative løsninger (bilag 7). Der ønskes at etablere administrative arbejdsfællesskaber, som vedrører, hvordan vi kan flytte udvalgte administrative opgaver fra skoler og institutioner til et administrativt arbejdsfællesskab, der kan optimere opgaveløsningen. Forslaget er udarbejdet gennem inddragelse af medarbejdere fra skoler og dagtilbud.  Som en del af arbejdet med at etablere administrative arbejdsfællesskaber, skal der særskilt kigges på potentialerne for at forbedre indkøbsprocedurerne på de enkelte enheder.
- Et forslag om den datadrevne organisation (bilag 8). Med forslaget ønsker Børne- og Ungdomsforvaltningen at styrke evnen til at være datadreven. Dette betyder, at vores institutioner og skoler skal kunne sammenstille data for såvel det enkelte barn som for alle børnene i institutionen/skolen, så udviklingen kan følges på de relevante indikatorer for barnets sundhed, faglighed, fravær og trivsel. Data skal anvendes som udgangspunkt for en dialog om de rigtige løsninger, samt at vi tidligere kan sætte ind før udfordringerne opstår.

Effektiviseringspotentialet vurderes at være en reduktion i udgifter til administrativt personale. Forslaget om den datadrevne organisation vurderes ikke i sig selv at have et effektiviseringspotentiale, men skal understøtte effektiviseringen i de øvrige forslag.

Andre forvaltningers forslag

Udover forvaltningens egne ideforslag, er der også udarbejdet en række idebeskrivelser af andre forvaltninger (primært Økonomiforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen), som går på tværs af forvaltningerne. En oversigt over forslagene fremgår i bilag 9. Forslagene vedrører primært tværgående emner såsom borgerbetjening, ejendomsoptimering, IT-løsninger, og indkøb. Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder videre med de pågældende forvaltninger om at få kvalificeret forslagene.

Risici forbundet med ideforslagene
Med alle ideforslagene er det forbundet risici med at udvikle de rigtige løsninger, hvor størrelsen af investeringen skal kunne stå på mål i forhold til de konkrete effektiviseringer. For de fleste af forslagene bliver der igangsat inddragelsesprocesser med medarbejdere, ledere, organisationer og øvrige videnspersoner for at kunne afdække, hvad der er behov for i praksis. Når de rigtige investeringer er fundet, er det desuden nødvendigt at investere i implementeringen af forslagene, så løsningerne kommer til at fungere i virkeligheden. Vi læner os i alle forslagene op ad, hvad der er evidens for, samt praksiseksempler fra andre kommuner eller andre myndigheder/virksomheder, men der ligger i processerne risici for at vi alligevel ikke kan effektivisere på området. Derfor vil der også være nogle af ideerne i forslagene, der i den senere proces vil kunne blive fravalgt.

Økonomi

Økonomien i de enkelte forslag er endnu ikke udarbejdet. Dog arbejder forvaltningen med en række arbejdshypoteser om, hvilket potentiale der er på de fremlagte idebeskrivelser over de tre kommende budgetår - budget 2017-19. Det forventes at forvaltningen skal effektivisere for 230 mio. kr. om året svarende til 690 mio. kr. over de næste tre budgetår. Foreløbige udgør potentialet for effektiviseringer, som følge af ideforslagene 280-340 mio. kr. i budget 2017-19, altså ca. halvdelen af det samlede effektiviseringsbehov. Potentialet er udregnet på baggrund af størrelse af budgettet indenfor de enkelte indsatsområder, vurderet op mod den evidens, der er for effekten af de forventede indsatser. Det forventes derfor ikke, at disse ideforslag alene kan medføre at vi når i mål med effektiviseringskravet. Forvaltningen udarbejder frem mod budgetseminaret i februar øvrige effektiviseringsforslag, hvor der også vil indgå investeringer, som skal imødekomme det samlede effektiviseringskrav til budget 2017.

Forvaltningen regner samlet med, at ideforslagene skal medføre en investering på ca. 200 mio. kr., hvoraf de fleste midler vil være driftsmidler. De øvrige forvaltninger har indtil videre fremlagt forslag på anlæg.

Videre proces

Forvaltningen vil arbejde videre med de endelige investeringsforslag frem mod udvalgets budgetseminar i slutningen af februar 2016. Forslagene omkring tidlig indsats og unge vil desuden blive drøftet yderligere i forbindelse med temadrøftelserne, der er afsat tid til på udvalgets møder i januar og februar. Økonomien i investeringsforslagene skal godkendes på Børne- og Ungdomsudvalgets møde i marts, da Økonomiudvalget skal have en status på Investeringspuljen inden budgetoverførselssagen. Investeringsforslag kan dog fremlægges løbende, som de bliver færdige.


Tobias Børner Stax       /Sti Andreas Garde 

Enhedslisten stillede ændringsforslag om at idebeskrivelsen vedr. arbejdstilrettelæggelse på dagtilbud og skoler (bilag 5) udgår af det samlede idekatalog til investeringspuljen.

Forslaget blev forkastet efter afstemning med følgende resultat:

For stemte 2 medlemmer: Ø.

Imod stemte 9 medlemmer: A, B, C, F, O og V.

Ingen medlemmer undlod at stemme.

Herefter blev indstillingen godkendt, idet udvalget var enig i et forslag fra Socialistisk Folkeparti om at forvaltningen undersøger muligheden for etablering af en decentral investeringspulje, hvor nogle eller alle skoler og institutioner kan søge om investeringsmidler.

Enhedslisten ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen: "Vi er imod satsningen på at spare penge ved at blande sig i institutionernes arbejdstilrettelæggelse (bilag 5), fordi det strider mod en satsning på udvikling af arbejdsfællesskaber - det er ikke bare spild af penge, men bagstræb at sende tidtagere ud for at blande sig i pædagogisk arbejde. For så vidt angår arbejdsfællesskaber og arbejdsmiljø (bilag 6), så mener vi, at ansvaret for at hygiejne-standarder overholdes helt entydigt bør ligge hos ledelsen - herunder at ledelsens påbud på dette område er af uomgængelig karakter. Derimod bør udviklingen af arbejdsfællesskaber være en del af at være ansat i Københavns Kommune - og herunder at det pædagogiske personale i videst mulig omfang tages med på råd omkring veje til faglighed og trivsel samt også hvordan budget udmøntes lokalt. Det virker derfor underligt, at hygiejne og arbejdsfællesskab blandes sammen i det samme forslag".

Socialdemokraterne ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen, hvilket Det Radikale Venstre, Det Konservative Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Dansk Folkeparti og Venstre tilsluttede sig: "Vi finder det ikke hensigtsmæssigt at reducere i antallet af forslag til investeringspuljen, men tværtimod at der formuleres flest mulige forslag til smarte investeringer i velfærden."