B-sag: Revisionsrapport vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Udvalget skal tage stilling til bemærkninger i revisionen af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019 samt forvaltningens handleplan i forhold til den ene bemærkning.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget tager den eksterne revisions bemærkninger og anbefalinger til efterretning
2. at udvalget godkender forvaltningens bemærkninger og handleplan

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2019 har kommunens eksterne revisor Deloitte og Intern Revision foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller. Rapporten fremgår af bilag 1.

Deloitte og Intern Revision har afgivet bemærkninger til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskab 2019. Som følge heraf skal forvaltningerne på alle områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne, iværksætte handleplaner, der skal løse forholdene.

Børne- og Ungdomsforvaltningen er nævnt i én bemærkning, der vedrører alle forvaltninger. Denne omhandler kommunens leverandører, og revisionen henstiller, at forvaltningerne løbende sikrer sig, at fakturaer og indkøbsordrer håndteres i henhold til kommunens regler, og at der sker rettidig betaling til kommunens leverandører. Ved revisionens gennemgang den 28. august 2019 var der ubehandlede fakturaer for 270 mio. kr. samlet set i kommunen, der burde være registreret i regnskabet, hvoraf de 91 mio. kr. var forfaldne. I Børne- og Ungdomsforvaltningen var der ubehandlede fakturaer for 44,6 mio. kr., hvoraf de 20,1 mio. kr. var forfaldne på opgørelsestidspunktet den 28. august 2019. Der er pr. 18. september 2019 forfaldne fakturaer i forvaltningen for 8,7 mio. kr., jf. seneste opgørelse fra Koncern Service.

Bemærkningen er markeret "rød". En rød bemærkning anvendes for risici, der anses for kritiske, og rapporten med forvaltningens handleplan skal forelægges udvalget.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet en handleplan til bemærkningen om kreditor i revisionsrapporten. Handleplanen fremgår af bilag 2.

Forvaltningen har et højt fokus på, at fakturaer skal betales til tiden og mener, at én overskredet faktura er én for meget. For at understøtte dette fokus har forvaltningen udviklet en række obligatoriske forretningsgange:

1. Forretningsgang for opfølgning
2. Forretningsgang for indkøb
3. Forretningsgang for varemodtagelse
4. Forretningsgang for godkendelse af indkøb over 10.000 kr.
5. Forretningsgang for fakturabehandling/-kontering
6. Forretningsgang for fakturagodkendelse

Denne indsats vil forvaltningen styrke yderligere med udsendelse af en opgave med en liste over ikke godkendte fakturaer og manglende varemodtagelse til de administrative fællesskaber i de fem områdeforvaltninger den 25. i måneden. Disse skal tilsikres behandling hurtigst muligt, så forbruget kan blive registreret i den korrekte periode inden den månedlige periodelukning. Efter periodelukning er der øget ledelsesfokus på, hvorvidt de specificerede udeståender blev behandlet, og udviklingen monitoreres løbende.

En af de store årsager til, at der er fakturaer med overskreden betalingsfrist er, at fakturaen ikke bliver korrekt allokeret i workflow eller er fejlbehæftet med fx forfaldsdato. Forvaltningen ønsker flere systemmæssige tiltag, der kan sikre en større grad af korrekte fakturaer og en sikker afvisning af fejlbehæftede fakturaer.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiudvalget får fremlagt revisionsrapporten og alle forvaltningers handleplaner den 22.10.2019.

Tobias Børner Stax                              /Sti Andreas Garde 

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning på mødet den 9. oktober 2019:

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.