Opfølgning på analyse af ledelse af dagtilbud

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget

1. at godkende nye principper og pejlemærker for organisering og ledelse af kommunale dagtilbud 0 - 5 år (bilag 1) som erstatning for de tidligere politisk besluttede principper
2. at der prioriteres flere midler til ledelse svarende til en forhøjelse af rammen for det vejledende budget til ledelse fra de nuværende 8,5 % til 9,4 % af de samlede lønmidler til dagtilbud.
3. at udvalget tager stilling til, hvordan finansiering af flere midler til ledelse på dagtilbudsområdet skal tilvejebringes.
4. at fritidscentre og klubtilbud skilles ud af klyngeorganiseringen og organiseres særskilt.
5. at beslutning om den fremadrettede organisering af fritidscentre og klubtilbud træffes på møde i udvalget i efteråret 2021

Problemstilling

På budgetseminaret i februar 2021 drøftede Børne- og Ungdomsudvalget analyse om ledelse og organisering af dagtilbud. På baggrund af denne drøftelse, bestilte udvalget:

1. Et bud på hvorledes forskelle i ledelsesspænd og kompleksitet i klyngerne kan udjævnes eller reduceres
2. Et bud på mere pædagogisk ledelse tæt på børn og forældre – særligt på enheder fordelt over flere adresser
3. En revurdering af ledelsesroller og opgaver i klyngeledelsesteamene.

Følgende indstilling håndterer de to første bestillinger og beskriver status og videre proces på den tredje.

Løsning

Etableringen af klyngestrukturen i 2011 skulle både løse et behov for effektiviseringer og gøre administration og ledelse på området mere professionelt.

Siden 2011 er antallet af klyngeledere reduceret samtidig med, at antallet af børn er steget. Enkelte klynger har vokset sig meget store, og en del institutioner er fordelt over flere adresser, hvilket stiller høje krav til den pædagogiske leders evne til at sikre nærhed overfor børn, medarbejdere og forældre.

Forvaltningen foreslår følgende tre løsningsgreb for at skabe bedre rammer for ledelse i dagtilbud.

1. Klyngestruktur begrænses til 0-5 års området
2. Reducering af de største klynger
3. Mere lokal pædagogisk ledelse

a) Organisering af 0-5 års området

Opgaverne og sammensætningen af personale i fritidscentre og klubber adskiller sig på flere områder fra dem på 0-5 års området og enhederne er geografisk meget spredt. De klyngeledere, der skal lede begge typer enheder, står med en mere kompleks ledelsesopgave og skal rumme en bredere faglighed.

I dag har 9 ud af 40 klynger fritidscentre eller klubber, heraf består en klynge udelukkende af fritidsinstitutioner (AMA klynge A) – der er i alt 13 fritidscentre og klubber organiseret i klyngerne med ca. 8.000 pladser (se også bilag 2).

Den konkrete organisering af området behandles særskilt på et kommende BUU-møde (jf. indstilling 2020-0856722 på BUU 9.6.2021). Med denne indstilling anbefales det jf. økonomiafsnittet, at ressourcer svarende til 5 klyngelederstillinger reserveres til den fremtidige ledelse af fritidscentre og klubber.

Den resterende indstilling bygger på en klyngeorganisering, hvor fritidscentre og klubber ikke er en del af området.

b) Reducering af de største klynger

Klyngerne har i dag mellem 200 (nystartet klynge) og ca. 1.100 pladser – de største 7 klynger har over 750 pladser fordelt på 4 af byens områder (se fordelingen i bilag 2).

Forvaltningen foreslår jf. pejlemærker i bilag 1, at hvis der er mere end 750 pladser i en klynge, skal der i dialog med forældre og medarbejdere tages stilling til om klyngen skal tilpasses i størrelsen. Det vil betyde, at de nuværende største klynger gøres mindre ved at flytte enheder til mindre eller nye klynger. En ændring af klyngestrukturen vil kræve en inddragelses- og høringsproces og kan forventeligt implementeres i sommeren 2022. 

Hvis de nye pejlemærker i bilag 1 vedtages, forventes der at blive behov for at udvide med ca. 8 klyngeledere.   

c) Mere lokal pædagogisk ledelse

Klyngelederen skal i dialog med forældrebestyrelsen, forældreråd og lokalMED, tage stilling til den konkrete organisering af den pædagogiske ledelse af institutionerne under hensyn til de lokale forhold - herunder de fysiske rammer, medarbejdergruppen og børnenes eventuelle særlige behov.

Forvaltningen anbefaler jævnfør pejlemærkerne (bilag 1), at pædagogiske ledere har et ledelsesspænd på mellem 12 og 25 medarbejdere. I 64 institutioner er der i dag mere end 25 ansatte pr. pædagogisk leder, og i 20 af dem er der 35 eller flere ansatte pr. pædagogiske leder. Forvaltningen anbefaler, at enheder med 35 eller flere ansatte pr. pædagogiske leder prioriterer midler til en ekstra pædagogisk leder (20 ekstra pædagogiske ledere). For institutionerne med mellem 25 og 35 medarbejdere pr. pædagogisk leder anbefales det, at klyngeledelsen i dialog med forældre og medarbejdere vurderer, hvilken form for ekstra ledelsesressource, der lokalt er behov for.

Derudover foreslås det i pejlemærkerne, at hvis der er mere end 200 meters afstand mellem adresser i samme institution, skal der være pædagogisk ledelse på alle adresser. Den pædagogiske ledelse kan enten være en ekstra pædagogisk leder eller pædagog(er) med ledelsesfunktion. 71 institutioner er i dag fordelt over flere adresser med mere end 200 meters afstand. Forvaltningen anbefaler, at man i dem med mere end 10-12 medarbejdere prioriterer midler til en ekstra pædagogisk leder (15 ekstra pædagogiske ledere). I de øvrige vurderes lokalt hvilken form for ledelsesressource, der er behov for.    

Samlet set anbefales det at øge antallet af pædagogiske ledere med 35 - det vil betyde at det gennemsnitlige ledelsesspænd vil falde fra 22 til 19 medarbejdere pr. pædagogisk leder.

Talentudvikling af flere pædagogiske ledere

Der er i dag store udfordringer med at rekruttere tilstrækkeligt med kvalificerede pædagogiske ledere. En forudsætning for at kunne implementere de nye principper er derfor også, at der prioriteres midler til en styrket ledelsestalentudvikling på området. En øget brug af pædagoger med ledelsesfunktion giver mulighed for en øvebane i praksis for ledertalenterne. Den hidtidige bevilling til ledertalentforløb udløb i 2020. En forlængelse af denne kan indgå forhandlingerne om i budget 2022.

Status og videre proces i forhold til ledelsesroller og -opgaver

Forvaltningen er i gang med at gennemgå ledelsesroller og opgaver i klyngeledelsesteamene se status i bilag 4. BUU vil få forelagt en indstilling i efteråret 2021 med forslag til klarere beskrivelse af ledelsesroller i klyngeledelsesteamene og et bud på, hvordan fordelingen af administrative ledelsesopgaver kan justeres.

Økonomi

De ekstra ledere medfører et behov for flere ledelsesressourcer på dagtilbudsområdet. I den nuværende model er rammen, at 8,5 % af klyngernes budget prioriteres til ledelse. I 2020 blev 8,0 % af klyngernes lønbudget brugt på ledelse - 0,5 % lavere end rammen.

Når der tildeles nye midler til ledelse af det kommunale dagtilbud, skal det tilføres en tilsvarende andel ekstra midler til selvejeområdet. På dagtilbud er der cirka 30 % selveje eller privat og 70 % kommunale institutioner. Når der tilføjes det kommunale område 20 mio. kr. skal der derved tilføjes 10 mio. kr. til selvejeområdet.

Ud fra de beskrevet greb vil der være følgende finansieringsbehov.  

Finansieringsbehov

Ved at hæve ledelsesandelen fra 8,5 % til 9,4 % på det kommunale område, vil der blive prioriteret i alt ca. 30 mio. kr. mere til ledelse. En tilsvarende stigning på selvejeområdet kan finansiere en prioritering på 12,5 mio. kr. til de selvejende institutioner. Et tilsvarende lavere beløb vil blive brugt på pædagogisk personale. De økonomiske forudsætninger er nærmere beskrevet i bilag 3.

Hvis man omprioriterer lønmidlerne fra pædagogisk personale til ledelse, vil det betyde, at man kan finansiere færre hænder for de samme midler, da ledere er dyrere end pædagoger.

For at forhindre, at midler omprioriteres fra pædagogisk personale til ledelse, kan alt eller dele af de 41,6 mio. kr. finansieres ved budgettildeling fx ved budgetaftalen 2022.

Forvaltningen anbefaler, at der i forlængelse af beslutningen om ændrede rammer for ledelse i dagtilbud udarbejdes en ny budgetmodel på dagtilbudsområdet. En ny model skal på samme måde som på skoleområdet tydeliggøre midler til ledelse. Det vil give en mere transparent budgetramme, der er nemmere at forstå for både klyngeledelser og forældrebestyrelser. En ny budgetmodel vil styrke styringen af området, og vil kunne indfases til budgetudmeldinger for 2023. 

Videre proces

Hvis BUU godkender indstillingen, og ønsker at prioritere flere midler til ledelse fra den eksisterende budgetramme på dagtilbudsområdet, vil forvaltningen forberede implementeringen så forslag til de konkrete justeringer i klyngestrukturen kan sendes i høring i efteråret 2021.

Hvis BUU godkender indstillingen, og ønsker at finansiere øget ledelse på dagtilbudsområdet via ekstra budgetmidler, vil der blive udarbejdet et budgetnotat til budget 22. Implementeringen af de nye principper og pejlemærker vil afvente godkendelse af budget 2022 i oktober 2021. Forslag til de konkrete justeringer i klyngestrukturen kan sendes i høring i starten af 2022.

                  Tobias Børner Stax                                         Nina Hemmersam