Indkøbsaftaler på fødevarer - UDSAT SAG

Udvalget orienteres om de nye indkøbsaftaler på fødevarer til institutioner og skoler og aftalernes betydning for madtilbud på institutioner og skoler. Udvalget skal tage stilling til, om institutionernes budgetter til mad skal reguleres på baggrund af de nye fødevareaftaler.  

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,
1.  at tage orienteringen om indkøbsaftaler på fødevarer tages til efterretning  
2. at institutionernes budgetter til mad ikke reguleres på baggrund af de nye fødevareaftaler  

Aftalen om føde- og drikkevarer omfatter alle daginstitutioner og skoler i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Udbuddet er inddelt i 3 deludbud for hhv. små institutioner, mellem/store institutioner og centralkøkkener med i alt 21 underaftaler. Det er et stort og komplekst udbud med 3.664 varer i sortimentslisten. Københavns Madhus har deltaget som konsulent på udbuddet.

Kontraktstart var 1. november 2011, og skoler og institutioner har haft løbende opstart frem til 1. december 2011.

Leverandørerne til Børne- og Ungdomsforvaltningen er:

 
Tildelingskriterier:

Der er lagt vægt på følgende ved valg af leverandør:

· Pris: Prisen er vægtet således, at priserne på de varer, der købes mest af, har haft størst betydning.

· Bredt sortiment: Det har været vigtigt, at der var et stort udvalg af varer at vælge mellem.

· Kvalitet: De tilbudte varer er blevet testet sensorisk af et eksternt smagepanel.

I de nye aftaler er der for hver institution kun én leverandør til hver produktgruppe. I de tidligere indkøbsaftaler var der flere leverandører at vælge mellem. Klagenævnet for Udbud har imidlertid præciseret, at denne type aftaler ikke længere er lovlige. Flere institutioner har herudover benyttet andre leverandører end dem, der indgik i aftalerne, uden at det har haft nogen konsekvens. Derfor kan der være nogle institutioner, der opfatter, at den nye aftale reducerer deres handlemulighed.

Med de nye fødevareaftaler er der opnået bedre priser på mange af de oftest anvendte fødevarer. De små institutionskøkkener er i højere grad tilgodeset i forhold til tidligere, hvor det primært var fokus på at få gode aftaler til de store køkkener og produktionskøkkenerne.

Økologi

Københavns Kommune har en målsætning om at nå 90 % økologi i 2015. Derfor er der lagt vægt på, at aftalen skal sikre gode priser på og gode muligheder for at købe økologiske varer. Der er således indgået en aftale for de små institutioner med en leverandør, der kun har økologiske varer. Den gennemsnitlige økologiprocent for daginstitutionerne er mellem 80 og 90 %, og for daginstitutioner og integrerede institutioner er den over 90 %.  De større køkkener har mulighed for at købe både økologiske og konventionelle varer.

Priser
Der er i selve udbuddet lagt vægt på, at priserne på de økologiske varer, som anvendes meget i institutionerne, er konkurrencedygtige. På mange varer er priserne forbedret i forhold til tidligere. Men der vil være produkter, som uden for sæson er dyrere eller som det er dyrt at købe i en økologisk kvalitet. Da der herudover er stor forskel på, hvilke leverandører institutionerne anvendte tidligere, og i hvilket omfang de brugte økologiske varer, vil der være forskel på om institutionerne har oplevet prisstigninger. Forvaltningen forventer at institutionerne vil have fordel af at se deres menusammensætning i gennem med henblik på at nå målene om økologi, økonomi og sund mad. Forvaltningen planlægger i samarbejde med Københavns Madhus en indsats så de institutioner, der har et behov, kan få omlægningsbistand.
 
Fragt

I den nye aftale skal institutionerne betale særskilt fragtgebyr pr. levering. Formålet er dels at sikre at de priser, der betales for maden er gennemskuelige og sammenlignelige. Dels er formålet at give institutionerne et incitament til at reducere antallet af leveringer, hvilket bidrager til at nå Københavns Kommunes målsætning om at reducere CO2 belastningen.  

Opstartsvanskeligheder og status

Der har været en del opstartsvanskeligheder med tre af leverandørerne:

ØGT har som følge af aftalen ekspanderet med ca. 250 %. Selv om de har leveret til institutioner i København gennem mange år, har aftalen medført en større omstilling for virksomheden. Især i de første 2 måneder var der for mange fejl i leverancerne. Fejlene indsamles systematisk, så fejl og fejlprocent kan dokumenteres, og der holdes ugentlige møder med ØGT. Andelen af fejl er faldet markant og forvaltningen forventer, at problemerne er løst inden maj. I uge 10 var fejlprocenten 2,5 %. 

Frugtservice er et svensk firma, der er ny som leverandør til køkkenerne i Københavns Kommune. Der har fra deres side været problemer med kvalitet og leveringstidspunkt. Problemerne forsøges løst via dialog mellem leverandøren, forvaltningen og institutionerne.  

Gert Nielsen har tidligere leveret til de større institutioner i København. Efter kontraktstart har der været leverings-/ og forsyningsproblemer. Det er Socialforvaltningen, der er kontraktholder på aftalen, og Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder tæt sammen med Socialforvaltningen om opfølgning på aftalen for at få udbedret fejlene, da der er flere af Børne- og Ungdomsforvaltningens institutioner, der får leveret herfra.

De øvrige aftaler fungerer tilfredsstillende i henhold til kontrakten.

Det primære formål med indkøbsaftalerne på fødevarerne har ikke været at opnå besparelser, men at lave aftaler, der sikrer høj kvalitet og bredt sortiment - til gode priser.

De institutioner, der har en høj økologiprocent og som kan organisere indkøbet, så antallet af leveringer minimeres, vil opleve aftalen med ØGT som økonomisk favorabel. For de mellemstore institutioner og Centralkøkkenerne er det forvaltningens vurdering, at der samlet set ikke er økonomiske konsekvenser. Men da der som beskrevet ovenfor er stor forskel på, hvilke leverandører institutionerne anvendte tidligere, vil der være forskel på de økonomiske konsekvenser af aftalen. 

Med de nye indkøbsaftaler er det muligt at lave sund økologisk mad inden for det budget, der er til mad.

Det er derfor forvaltningens vurdering, at der ikke er grund til at regulere institutionernes budgetter.