Revision vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2021

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at den eksterne revisions bemærkninger og anbefalinger tages til efterretning og
2. at forvaltningens bemærkninger og handleplan til de konkrete punkter godkendes.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2021 har kommunens eksterne revisor Deloitte foretaget revision af kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller generelt samt indkøbsområdet for 2021. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter.

Deloitte har afgivet bemærkninger til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser. Røde bemærkninger angiver en kritisk risiko. En risiko anses for kritisk såfremt der er stor sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har betydelig effekt eller en betydelig udbredelse. Der er krav om, at røde bemærkninger forelægges det stående udvalg og medtages i delberetninger og beretninger til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Gule bemærkninger angiver væsentlige risici. En risiko anses for væsentlig såfremt der er middel grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en vis effekt eller en vis udbredelse. Det anbefales at gule bemærkninger forelægges for det stående udvalg, men de medtages ikke i delberetninger og beretninger.

Deloitte har afgivet én rød bemærkning vedrørende bilagskontrol samt to gule bemærkninger vedrørende moms og betaling til kreditor. Disse bemærkninger er givet til alle forvaltninger i Københavns Kommune og der er altså ikke givet nogen bemærkning, som alene retter sig mod BUF.

Bemærkningerne er ikke nye men går igen fra sidste år.

Rapporterne fremgår af bilag 1 og 2.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet en handleplan til bemærkningerne som fremgår af bilag 3.

Bilagskontrol (rød)

Deloitte vurderer i rapporten, at der generelt er etableret et godt kontrolmiljø. I 2021 har der særligt været fokus på fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer. En stikprøve på 738 bilag fordelt på alle typer af udbetalinger samt finansbilag (omposteringer) viser dog, at der fortsat er flere fejl og mangler i bilagshåndteringen.  

ØKF har anbefalet, at handleplanerne særligt fokuserer på de områder hvor forvaltningen i stikprøveanalysen ligger under 95% i korrekt bilagshåndtering.

BUF ligger på følgende områder under 95%

• Dankort 85%: Der er tale om køb på dankort som er udleveret til medarbejdere. Kvitteringer for køb mangler eller er utilstrækkelige i 3 ud 20 undersøgte forhold.
• Udlæg og rejseafregning 90%: Der er tale om medarbejderes egne udlæg og rejseafregninger. Kvitteringer for køb mangler i 2 ud af 20 undersøgte forhold.
• E-faktura 90%: Der er tale om elektroniske fakturaer udenfor Københavns Kommunes indkøbssystem (Kvantum). I 2 ud af 20 undersøgte forhold er den vedhæftede dokumentation ikke tilstrækkelig. Fakturaen eller bogføringen mangler henvisning til dokumentation for aftale og pris.
• Finansposter 58%: Der er tale om omposteringer. I 5 ud af 12 undersøgte forhold er henvisningen, ”kontrolsporet”, til det oprindelige bilag, ikke tilstrækkelig eller mangler.

Handleplan til bemærkning vedr. bilagskontrol (rød)

BUF vil i 2022 fortsætte og udvide de igangsatte indsatser for at forbedre dokumentationen.

• BUF har udarbejdet vejledningen Sigende konteringstekst og god dokumentation i Kvantum ( Københavns Kommunes indkøbssystem) som er sendt til alle ledere i forvaltningen. 
• BUF følger løbende op på de månedlige stikprøvekontroller fra KS.
• Centralforvaltningen i BUF har møder med ledelsen af de administrative fællesskaber hver anden uge, for blandt andet at følge op på at sikre tilstrækkelig dokumentation.
• Forvaltningen vil sikre udbredelse af arbejdet i alle områder med et særligt fokus på finansposter og en eventuel opdatering af vejledning hertil.
• BUF vil undersøge om krav til opbevaring af bilagsdokumentation skal skærpes.

Kreditor (gul)

Leverandørfakturaer skal være betalt senest efter 30 dage.

Indenrigs- og økonomiministeren har i brev af den 4. februar 2019 til alle landets kommuner understreget vigtigheden af, at det offentlige etablerer en god forretningsgang for betaling af regninger.

Antallet af fakturaer, som ikke er betalt rettidigt, er væsentligt nedbragt i 2021 sammenlignet med 2020. I forbindelse med ferieperioden ses en kraftig stigning i forhold til ikke at betale faktura til tiden. Det henstilles til at forvaltningerne sikrer at håndtering af fakturaer i Kvantum sker løbende.

Tabellen viser antal og beløb for ubetalte fakturaer i BUF. Den viser puljens status de pågældende dage og hvor betalingsfristen er overskredet. Den 15. marts lå der fx 370 fakturaer i økonomisystemet som ikke var betalt og havde en værdi på 3,3 mio. Den 17. januar år lå der 73 fakturaer i økonomisystemet til et beløb på 0,4 mio.

Handleplan til bemærkning vedr. kreditor (gul)

• BUF følger udviklingen i fakturapuljen tæt og vil op til ferieperioder have fokus på betaling af alle fakturaer uanset liggetid.

   

• BUF's Regnskabsteam sender flere gange ugentligt oversigter til områder og centrale enheder med status på puljen.

   

• BUF iværksætter i første kvartal 2022 en gennemgang af anvendelse af stedfortræder i Kvantum og en proces for etablering af dette, for at sikre at der altid kan foretages fakturabehandling.

Positivliste moms (gul)

Deloitte henstiller, at de forvaltninger, som ikke bogfører på korrekt momsbærende art, skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover konteres korrekt.

Handleplan til bemærkning vedr. positivliste moms (gul)

• BUF følger i dag løbende op på konteringen på momsbærende arter med betydning for momsrefusionen og sikrer løbende omkonteringer til korrekt art. Dette arbejde videreføres i 2022.

   

• BUF vil etablere controlling på gentagne fejlkonteringer for på denne måde at identificere såvel læringspunkter og specifik opfølgning.

   

• BUF vil gå i aktiv dialog med KS og vil i denne proces sikre såvel læring som sikring af korrigerende handlinger.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Handleplanerne er forelagt Økonomiudvalget til orientering.