Revision af regnskab 2010

I notatet vurderer Deloite, at risikoen for fiktive eller uautoriserede transaktioner (betalinger som ikke relaterer sig til forvaltningens virke samt muligheden for svindel) er relativt lav. Det er Deloittes opfattelse, at det er vigtigt med funktionsadskillelse i forbindelse med omkostningstransaktioner, idet det reducerer risikoen for, at fejl opstår. Især i forhold til den elektroniske attestation og anvisning - workflow - ser Deloitte en risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner.

Styringsværktøjet er Københavns Kommunes regnskabssystem - KØR - der har et stillingshieraki, der angiver beløbsgrænsen for anvisning. Stillingshierakiet er ikke kun til workflow, idet det også styrer indkøbssystemet, hvorfor der har været oprettet flere personer, som havde behov for at benytte indkøbssystemet. Indkøbssystemet har ikke integration mellem indkøb og betaling, da der sendes en elektronisk faktura til enheden, som behandles med den normale attestation og anvisning. Dette betyder, at flere personer er oprettet med en høj beløbsgrænse.

Forvaltningen er i gang med at udrulle workflow til det decentrale niveau. I denne forbindelse vil samtlige adgange til stillingshierakiet blive gennemgået, således at medarbejdere, som ikke har godkendelseskompetence, ikke vil have adgang til systemet. Endvidere foreskriver forvaltningens forretningsgange, at enhver betaling skal igennem 2 godkendere, og at der er integreret anvisning  (attestation og anvisning af én og samme person) i forvaltningen.

Workflow kan ikke håndtere dette, hvorfor samtlige enheder månedligt skal kontrollere og dokumentere 2 godkendere via en rapport fra økonomisystemet. Forvaltningen kontrollerer, efter anbefaling fra Deloitte, via en stikprøvekontrol, at betalingerne har været igennem 2 godkendere.

Ved udrulningen af workflow har forvaltningen givet den enkelte budgetansvarlige leder bemyndigelse til, at kunne godkende fakturaer uanset beløbet (ubegrænset godkendelsesadgang). Dette er i overensstemmelse med Børne- og Ungdomsforvaltningens organisatoriske setup med Dialogbaseret ledelse, som udvalget behandlede på møde 3. november 2010. Som kontrolforanstaltning foretager forvaltningen en stikprøvekontrol på samtlige godkendelser, og herudover en gennemgang af samtlige fakturaer over kr. 100.000 månedligt. Dette understøttes ligeledes med værktøjet "Orden i Butikken" og den kommende "Min Lederside". Kontrolforanstaltningen er drøftet med Deloitte, der ikke ser at denne form for bemyndigelse og kontrol, strider imod de gældende regler.

Deloitte har kontrolleret forvaltningens budgetopfølgning og området giver ikke anledning til bemærkninger. I lighed med 2010 vil budgetopfølgningen fortsætte i samme interval. Herudover er der i 2011 indført halvårsregnskab, som er et supplement til prognosen for august måned.

Deloitte har noteret i direktionsnotatet, at de har igangsat revision af bilag, men at denne er endnu ikke afsluttet. Det er en helt normal procedure og betyder blot, at der ikke kan skrives en konklusion på denne revision på nuværende tidspunkt. Det forventes ikke, at der kommer bemærkninger til bilagsgennemgangen, når der er endeligt afsluttet ultimo 2011.

I forbindelse med revisionen af regnskab 2011 vil Deloitte gennemgå de observationer fra 2009, som ikke var afsluttet ved revisionen af regnskab 2010. Til samtlige af de oplistede observationer er der allerede igangsat foranstaltninger i forvaltningen. Disse blev behandlet af udvalget på mødet den 23. marts 2011. Revisionen gennemgår de iværksatte tiltag sammen med den øvrige revision af 2011, og der forventes ikke yderligere bemærkninger til forvaltningens tiltag på baggrund af anbefalingene for 2009.

Else Sommer
                                                             / Sti Andreas Gaarde