Løbende revision 2011

Udvalget skal tage stilling til den løbende revision af regnskab 2011 og ikke afsluttede punkter fra regnskab 2009 og 2010, som beskrevet i Direktionsnotat fra december 2011.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,
1. at udvalget tager Deloittes bemærkninger og anbefalinger i Direktionsnotatet af december 2011 til efterretning
2. at udvalget godkender forvaltningens bemærkninger og tiltag til de konkrete punkter

Deloitte fremlægger observationerne over tidligere års regnskaber i 3 rapporter. Proceduren er vedtaget i Borgerrepræsentationen 11. februar 2010. 

Deloitte har i det vedlagte Direktionsnotat fra december 2011 fremlagt den løbende revision for 2011 og opfølgningen på afsluttede og ikke afsluttede observationer fra 2009 og 2010. I notatet er den løbende revisions observation vurderet som "relativt betryggende". Herudover er der 3 observationer fra 2009 og 2010, som ikke anses som afsluttede og 2 observationer som anses som afsluttede. BUU har behandlet direktionsnotater for hhv 2009 og 2010 senest på møderne den 9.2.11 (2010-43818) og 12.10.11 (2011-25725). Forvaltningens bemærkninger fremgår efter hvert punkt i direktionsnotatet under "Ledelsens kommentarer". 

Observationer og anbefalinger vedr. regnskab 2011
Generelt er bemærkningerne til forvaltningens regnskab meget positive, og notatet giver stort set kun anbefalinger, så økonomistyringen i forvaltningen kan blive endnu bedre. De observationer, som er bemærket af Deloitte i direktionsnotatet, er med til at sikre, at Deloittes anbefalinger følges af Børne- og Ungdomsforvaltningen.

I den løbende revision for 2011 har Deloitte derfor observeret forvaltningens budgetopfølgning, som anses for "relativt betryggende". Grunden til bemærkningen er, at Børne- og Ungdomsforvaltningens aktuelle forretningsgang ikke er opdateret i forhold til gældende regler og at der derfor kan være en risiko for, at denne ikke lever op til kommunens retningslinier for budgetopfølgning. Børne- og Ungdomsforvaltningen følger selvfølgelig de gældende regler og er i gang med at gennemgå den skriftlige forretningsgang for budgetopfølgning. Det forventes, at dette arbejde er afsluttet ultimo februar 2012.

Uafsluttede observationer for regnskab 2009 og 2010
I de ikke afsluttede observationer for 2009 og 2010 bemærker Deloitte, at der er manglende sammenhæng mellem reglerne i kasse- og regnskabsregulativet og Børne- og Ungdomsforvaltningens forretningsgangsbeskrivelse og den oplyste kontrolprocedure. Deloitte anser området for "relativt betryggende", men at der kan være en risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner. Deloitte anbefaler derfor, at forretningsgangsbeskrivelsen tilrettes, ligesom Koncernservice skal tilrette systemet for at vise "2 på tråden". Børne- og Ungdomsforvaltningen har 1. januar 2012 udarbejdet en ny forretningsgang omkring godkendelser til afløsning for en tidligere forretningsgang omkring attestation og anvisning, ligesom Børne- og Ungdomsforvaltningen er i dialog med Koncernservice omkring rapporteringsmulighederne i Workflow. BUF forventer derfor at kunne afklare disse forhold i 1. kvartal af 2012.

Deloitte bemærker endvidere, at det ikke er betryggende, at lønrefusion ikke er periodiseret. Dette gælder for flere forvaltninger. Dette er løst gældende fra 1.1.2012, hvor den samlede lønrefusion for hele Københavns Kommune er samlet i Koncernservice og hvor der vil blive udarbejdet en fælles bogføringspraksis.

Slutteligt anser Deloitte de decentrale enheders overholdelse af gældende regler i forbindelse med serviceeftersyn for "relativt betryggende", men at deres kendskab til de gældende regler for regnskabsområdet bør styrkes. Generelt i Københavns Kommune er det en udfordring at sikre de regnskabsmæssige kompetencer på det decentrale niveau. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil i 2012 udbrede kendskabet til gældende forretningsgange og praksis ved bla. servicebesøg, orienteringsmøder, konkret opfølgning på revisionsbesøg og information via ugepakken, hvilket tidligere har givet en positiv effekt.

Afsluttede observationer for regnskab 2009 og 2010
De 2 afsluttede observationer fra 2009 og 2010 vedrører det periodiske review af brugeradgange til IT-systemer, som er blevet gennemgået og afsluttet ved organisationsjusteringen af Børne- og Ungdomsforvaltningen i 2011. Ligeledes er forretningsgangen for forældrebetaling blevet afsluttet af Deloitte.

-

Udvalgets beslutning videreformidles til Økonomiforvaltningen.

Vejledende tidsplan for revision af regnskab 2011:

Januar 2012	Direktionsnotat for den løbende revision 2011
Maj 2012	Direktionsnotat for statusrevision 2011
August 2012	Revisionsberetning 2011
November 2012	Revisionsberetning 2012 hele kommunen

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning. Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.