Afrapportering af mål for sagsbehandling og service til borgerne
Udvalget skal tage stilling til afrapportering til Økonomiudvalget af mål for sagsbehandling og service til borgerne (4. afrapportering).
Indstilling og beslutning
Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,
- at rapporteringen til ØU af mål for sagsbehandling og service til borgerne godkendes
Problemstilling
Kommunens Borgerrådgiver anbefalede i sin beretning for 2008, at alle forvaltninger fastsætter forpligtende og synlige mål vedrørende sagsbehandling og service til borgerne. Borgerrepræsentationen besluttede den 10. juni 2009, at forvaltningerne skulle rapportere gældende mål for sagsbehandling og service til borgerne mhp. en samlet forelæggelse for Økonomiudvalget samt efterfølgende halvårlig afrapportering. I det følgende foretages en halvårlig opfølgning på svartider for henvendelser målrettet borgmesteren.
Løsning
Børne- og Ungdomsudvalget vedtog på sit møde den 27.januar 2010 at fastsætte mål om 100 % overholdelse af sagsbehandlingsfristerne på 10 dage for henvendelser til borgmesteren vedrørende tilbagemeldingsgarantien samt aktindsigtssager som anbefalet af Borgerrepræsentationen. På BUU møderne den 23.03.2011 (2011-29088) og 21.09.2011 (2011-117292) har udvalget tidligere fået forelagt den anden halvårlige opfølgning på svartider på henvendelser målrettet borgmesteren. BUF har siden den seneste forelæggelse lavet to stikprøveundersøgelser af svartiderne. For to tilfældigt valgte perioder på hver to uger, 5. september 2011 til 16. september 2011 og 21. november til 2. december 2011, ser registreringen af svartider således ud:
|
Antal svardage |
0-10 |
11-12 |
13-15 |
16+ |
Besvarelse ikke journaliseret |
Antal henvendelser i alt |
Andel henvendelser besvaret inden for svarfristen på 10 dage |
|
5. sept. – 16. sept. 2011 |
26 |
0 |
0 |
0 |
0 |
26 |
100% |
|
21. nov. – 2. dec. 2011 |
18 |
0 |
0 |
0 |
0 |
18 |
100% |
|
I alt |
46 |
0 |
0 |
0 |
0 |
46 |
100% |
For stikprøveperioderne er henholdsvis 100 procent og 100 procent af borgerhenvendelserne besvaret inden for de fastlagte 10 dage. Det giver en samlet andel henvendelser besvaret inden for svarfristen på 100 procent.
Resultatet vurderes dermed som fuldt ud tilfredsstillende.
Karakteristisk for de undersøgte perioder har været, at de består af blandede henvendelser, hvor der er sket inddragelse af et eller flere fagkontorer i besvarelsen. Karakteristisk er også, at der er modtaget relativt mange henvendelser i forhold til tidligere stikprøver.
Forvaltningen vil fortsætte bestræbelserne på at sikre en høj grad af overholdelse af sagsbehandlingsfristerne. Forvaltningen vil overveje som led i en bredere ledelsesinformation vedr. sagsbehandling, sagsbehandlingstider mv. fremover at flytte fokus fra borgmesterhenvendelser til områder med flere direkte borgerhenvendelser.
Økonomi
Videre proces
Økonomiudvalget orienteres om afrapporteringen efter BUUs behandling. Næste afrapportering forventes forelagt for BUU i 2. halvår af 2012.
Else Sommer
/Thomas Hjortenberg