Foreløbig evaluering af frisættelsesforsøget i Børne- og Ungdomsforvaltningen

Udvalget skal tage stilling til den foreløbige evaluering af frisættelsesforsøgene i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU)

1. at den foreløbige evaluering tages til efterretning med henblik på videre behandling i Økonomiudvalget (ØU) ultimo 2015

Økonomiudvalget (ØU) besluttede d. 27. august 2013 på baggrund af et medlemsforslag fra SF i Borgerrepræsentationen (BR) d. 23. maj 2013, at Kultur-og Fritidsforvaltningen (KFF), Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF),Socialforvaltningen (SOF) og Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) skal arbejde med frisættelsesforsøg i minimum tre institutioner hver. Frisættelsesforsøget blev besluttet som et led i tillidsdagsordnen, hvor målet er at fjerne barrierer for tillid og frigøre mere tid til kerneopgaven.

Derfor er formålet med forsøget at frisætte forsøgsdeltagerne fra regler og krav, der sætter unødvendige begrænsninger, tager tid fra medarbejderne og fjerner fokus fra kerneopgaven. Udover forsøgets oprindelige formål er hensigten ligeledes i BUF at videreudvikle arbejdet med afbureaukratisering på en mere aktiv og inddragende måde end ved primært fokus på regelforenkling. Børne- og Ungdomsudvalget (BUU) udpegede på sit møde den 30. oktober 2013 de institutioner, der efter ansøgning, ønskede at deltage i forsøget, og BR godkendte på sit møde den 21. august 2014 konkrete forslag til udmøntning af forsøgene.

Med budgetaftalen for 2015 fastslås det, at det er afgørende, at der tidligt i forløbetudarbejdes evalueringsplaner, som sikrer systematisk evaluering på resultater og effekter, som fx brugertilfredshed, sygefravær/medarbejdertrivsel og tid til kerneydelsen. Forvaltningerne udarbejdede evalueringsplaner primo 2015. Disse skal sammen med forvaltningernes foreløbige evaluering af forsøgene indgå i status til ØU ultimo 2015. Derfor forelægges BUF’s foreløbige evaluering af frisættelsesforsøget hermed for BUU med henblik på videre behandling i ØU.

I BUF deltager tre enheder i forsøget: den selvejende institution Østerbrogården, der bl.a. arbejder med fleksible overgange fra børnehave til fritidshjem; Ø10-klyngen, der har særligt fokus på metodeudvikling inden for pejlemærkerne for pædagogisk kvalitet ogVE3-klyngen, der bl.a. fokuserer på at nedbringe personalets sygefravær ved at give resultatløn til medarbejdere med lavt fravær. Alle fri-enhederne inddrager løbende deres MED-udvalg i processen omkring forsøgene.

Da denne evaluering af frisættelsesforsøget er foreløbig er fokus mest på forsøgsprocessen og erfaringer, der fremover kan kvalificere arbejdet frem til forsøgets afslutning i ultimo 2016. Den er udarbejdet på baggrund af den løbende dialog med fri-enhederne.

Foreløbige effekter og resultater
Østerbrogården er lykkes med at samarbejde med Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) om at bemande Tårnlegepladsen i en forsøgsperiode, så legepladsen også bemandes i vinterhalvåret, hvor den ikke bemandes af TMF. Begge parter ønsker at fortsætte samarbejdet efter forsøgsperioden. TMF er i gang med at udarbejde en partnerskabsaftale mellem TMF og Østerbrogården. Aftalen om et partnerskab med TMF kommer både Østerbrogårdens egne børn og resten af kommunens børn til gode. Østerbrogården får mulighed for at anvende en legeplads og byens øvrige børn får glæde af de aktiviteter, som Østerbrogården sætter i gang, som fx bål.

I Ø10 skaber arbejdet med pejlemærkerne god energi blandt medarbejderne og arbejdsgrupperne tager ejerskab til metodeudviklingen. På sigt skulle arbejdet gerne betyde, at de lykkes endnu bedre med at fx sikre, at alle børn bliver mødt med positivvoksenkontakt hver dag og at alle børn er en del af et fællesskab.

Selvom det endnu er for tidligt at konkludere på effekten af VE3’s fokus på nedbringelse af sygefraværet, er det tydeligt, at den øgede indsats har en effekt. I 2014 var klyngens gennemsnitlige sygefravær på 13,6 dage og i juli 2015 var deres sygefraværsprognose på 9,6 dage. Udover at skabe øget trivsel for personalet vil nedbringelsen af klyngens sygefravær også skabe mere nærvær for børnene, bl.a. fordi der vil være mindre vikardækning.

Øvrige hovedkonklusioner

Nye innovative måder at løse kerneopgaven på

• Alle fri-enheder arbejder på hver deres måde med at løse kerneopgaven på en ny og innovativ måde i forhold til, hvad de hidtil har gjort. De arbejder alle med at skabe højere faglig kvalitet og et bedre serviceniveau.

Tværforvaltningsmæssige udfordringer

• Det har været oplevet som en særlig udfordring, når frisættelser skal gennemføres på tværs af forvaltninger.

 Frisættelsesforsøget som brobygger

• Forsøget har tydeliggjort forskellene i de opgaver og perspektiver som hhv. institutioner og forvaltning skal varetage. Den tætte dialog om frisættelserne har imidlertid bidraget til at bygge bro og skabe bedre forståelse og lydhørhed for hinandens praksis, hvilket er vigtig for at kunne skabe gode løsninger for kernedriften.

Forskel på oplevelse af regelbegrænsninger og det faktiske handlerum

• Det har været en erkendelse i projektet, at nogle af fri-enhederne har søgt fritagelse fra regler, som i realiteten ikke fandtes.

På baggrund den foreløbige evaluering af frisættelsesforsøget er det således blevet tydeligt, at forvaltningen kontinuerligt skal arbejde på at forbedre sin support til skoler og dagsinstitutioner.

Forvaltningen skal desuden arbejde med, at de decentrale lederes rammer og handlerum er tydelige nok og aktivt opfordre lederne til at udfylde deres handlerum. Dette arbejde vil, i tråd med budgetaftalen for 2016, indgå i forvaltningens arbejde med udarbejdelse af et oplæg vedr. administrativ understøttelse af ledere i dag-/fritidstilbud, der frigiver mere tid til faglig ledelse.

Samtidig skal forvaltningen fortsat følge med i, hvordan den faglige kvalitet forbedres i fri-enhederne – fx effekten af indsatsen for at nedbringe sygefraværet og metodeudviklingen inden for pejlemærkerne for pædagogisk kvalitet. Herunder skal der være fokus på, hvilken forskel frisættelsesforsøgene gør for børnene. Forvaltningen vil have fokus på dette frem mod den endelige evaluering.    

Derudover vil forvaltningen fortsat have fokus på og være insisterende i forhold til at skabe løsninger på problemstillinger og udfordringer på tværs af forvaltningerne til gavn for borgerne.