Internetbestillings- og betalingssystem til KØSS samt navneændring til Køss

Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 6. september 2006

 

 

5.      Internetbestillings- og betalingssystem til KØSS  samt navneændring til Køss

  J.nr. 318749

 

 

INDSTILLING

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne – og Ungdomsudvalget,

 

at      udvalget vælger en model for etablering af et internetbestillings- og betalingssystem for KØSS

 

at      navneændringen fra Københavns Økologiske Sunde Skolemad (KØSS) til Københavns sunde skolemad (Køss) godkendes

 

 

 

RESUME

På udvalgsmødet den 10. maj 2006 (sags nr. 301638) besluttede Børne- og Ungdomsudvalget, at der skal fremlægges et konkret forslag om et internetbestillings- og betalingssystem for udvalget.

 

For valtningen har derfor henvendt sig til tre virksomheder, der har præsenteret deres bud på et internetbestillings- og betalingssystem. Forvaltningen har vurderet de tre løsninger ud fra kriterierne: Etableringsomkostninger, driftsomkostninger, service, brugervenlighed for forældre, lærere og elever, mulighederne for elektronisk overførsel af data til Centralkøkkenet i De Gamles By og risikoen for opstartsvanskeligheder.

 

Navnet Københavns Økologiske Sunde Skolemad, KØSS, foranlediger, ifølge fødevareregionen brugerne til at tro, at maden er 100 % økologisk. Navnet er derfor i strid med fødevarelovens regler om anprisning af fødevarer. På den baggrund er det nødvendigt at ændre navnet KØSS. Forvaltningen anbefaler, at navnet ændres til Københavns sunde skolemad, forkortet Køss.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

På udvalgsmødet den 10. maj 2006 (sagsnr. 301638) besluttede udvalget, at forvaltningen skal fremlægge et konkret forslag om et internetbestillings- og betalingssystem.

 

Udvalget besluttede desuden, at der skal laves en brugerundersøgelse af forældre og elevers tilfredshed med maden og der skal arbejdes med menuudvikling. Brugerundersøgelsen er under udarbejdelse. Første fase i menuudviklingen, der ligeledes blev besluttet på udvalgsmødet den 10. maj 2006 er gennemført, og resultatet fremgår af efterårets menuplan. Anden fase af menuudviklingen integreres i arbejdet med initiativerne, der er iværksat på baggrund af beslutningerne i Faglighed for alle. Indstillingen om resultatet af brugerundersøgelsen fremlægges for udvalget i december 2006.

 

Betalingen for maden foregår i dag ved, at eleverne betaler kontant ved direkte køb i skoleboderne. Denne betalingsform tilgodeser især det spontane køb, hvor forældre på dagen beslutter at give deres børn penge med til mad.

 

Det synes dog hensigtsmæssigt at supplere det direkte salg med et internetbestillings- og betalingssystem. Et internetbestillings- og betalingssystem kan sikre, at den mad som eleverne og forældre har besluttet sig for at købe, ikke er udsolgt. Desuden imødekommer et internetbestillings- og betalingssystem nogle forældres bekymringer for at give deres børn penge med i skole.

 

Det vil med et internetbestillings- og betalingssystem f.eks. også være muligt at sælge tilbudsmenuer (mad og drikkevarer), spotvarer og retter, der kun er på menuen i en begrænset periode. Disse varer annonceres kun på nettet og vil derfor kun kunne købes når der bestilles og betales over nettet. På de menuplakater forvaltningen sender ud til samtlige elever og forældre, er det ikke muligt at tilbyde f.eks. spotvarer.

 

Et internetbestillings- og betalingssystem vil også give forvaltningen og køkkenet bedre mulighed for at kommunikere med forældrene, idet det må forventes, at flere forældre jævnligt besøger hjemmesiden end det er tilfældet i dag.

 

Forvaltningen forventer på den baggrund, at et internetbestillings- og betalingssystem kan være med til, at flere elever køber skolemad. Hvor mange der vil benytte sig af et bestillings- og betalingssystem, og hvor mange flere elever der vil købe skolemad er vanskeligt at vurdere. Det er i den forbindelse vigtigt med en effektiv markedsføring af systemet.

 

Herudover forventes, at et internetbestillings- og betalingssystem kan være en hjælp til at få reduceret madspildet. Madspildet varierer meget fra skole til skole, men ligger i gennemsnit på ca. 18 %. Hvor meget spildet kan reduceres afhænger af, hvor stor en andel af salget der kan flyttes over på de forudbestilte- og betalte varer.

 

Forvaltningen har henvendt sig til tre virksomheder, Skolemønt, DCC og Godskolemad.dk, der har præsenteret deres løsninger på et internetbestillings- og betalingssystem.

 

Alle tre systemer bygger på, at man fra hjemmets computer bestiller og betaler maden. Bestillingen går til køkkenet, som her registrerer, hvor meget mere mad, der skal produceres.

 

Systemet Skolemønt er baseret på, at man i hver skolebod ved salgsstederne har en pc og en stregkodescanner. Hvert barn har et kort med en stregkode, som er printet ud på hjemmets computer. På dette kort ligger oplysninger om barnet, f.eks. navn, klasse, kodeord, og hvilken mad, der er bestilt. Skolemønt er en anderledes måde at gennemføre bestillinger og betalinger på. Det er et uafprøvet system, og bestillingsdelen er endnu uudviklet. Skolemønt er interesserede i at indgå et samarbejde med KØSS om udviklingen og afprøvning af systemet.

 

DCC har et indgående kendskab til KØSS, idet de har stået for ombygningen af Centralkøkkenet i De Gamles By. I Centralkøkkenet i De Gamles By anvendes et edb-styringsprogram, som er udviklet af DCC. DCC's bestillings- og betalingssystem, vil have en snitflade, der stemmer overens med parametrene i dette styringsprogram, hvilket betyder, at der let vil kunne overføres data mellem systemerne uden yderligere omkostninger.  

 

DCC samarbejder med konsulentvirksomheden Kraftvaerk om at udvikle bestillings- og betalingsdelen. Krafvaerk har erfaringer med udvikling af bestillings- og betalingssystemer for store firmaer, som håndterer store og mange bestillinger.

 

 

Godskolemad.dk er et færdigudviklet bestillings- og betalingssystem, der bliver brugt på en række skoler i bl.a. Ålborg og Herning. For at det skal kunne bruges i KØSS skal der dog udvikles et program der kan sikre dataoverførselen fra bestillings- og betalingssystemet til køkkenets styringsprogram. Til udvikling af dette program må der påtænkes udgifter. De eksakte udgifter er på nuværende tidspunkt ukendte.

 

Alle tre systemer medfører øgede arbejdsopgaver i produktionskøkkenet.

 

Økonomisk sammenligning af de tre systemer

Ud over abonnement til virksomhederne, vil der være udgifter til administration, håndtering af retterne samt at sikre, at de forudbestilte- og betalte retter udleveres til de rigtige elever, og at de forudbestilte- og betalte retter ikke sælges. Der er følgende muligheder:

 

Model 1: Køkkenet udsender med maden en liste med navn, klasse og hvilke retter eleverne har bestilt. På skolen inden salg lægges de forudbestilte retter til side, således at de ikke risikerer at blive solgt. Det vurderes, at der skal afsættes ½ årsværk i køkkenet til administration og håndtering af denne opgave: 130.000 kr.

 

Model 2: I køkkenet klistres en label med elevens navn og klasse på de forudbestilte retter. Hermed minimeres risikoen for at de forudbestilte retter sælges i skoleboden. Det vurderes, at der skal afsættes 1½ årsværk i køkkenet til administration og håndtering af denne løsning: 390.000 kr.

 

Nedenstående økonomiske sammenligning er baseret på de indkomne tilbud.

 

	Etablering	Abonnement pr. år	Drift i køkkenet model 1	Drift i køkkenet model 2
Skolemønt	490.000 kr.	700.000 kr.	130.000 kr.	390.000 kr.
DCC	175.000 kr.	240.000 kr.	130.000 kr.	390.000 kr.
God skolemad	Udgifter til dataoverførselsprogram (Udgift ukendt)	378.000 kr.	130.000 kr.	390.000 kr.

 

Der er kalkuleret med, at 70 skoler er med i skolemadsordningen, idet nogle af specialskolerne vil kunne deltage i skolemadsordningen, såfremt der indføres et bestillings- og betalingssystem.

 

Forvaltningen har vurderet de forskellige løsningsmuligheder ud fra følgende kriterier: Etableringsomkostninger, driftsomkostninger, service, brugervenlighed for forældre, lærere og elever, mulighederne for elektronisk overførsel af data til Centralkøkkenet og risikoen for opstartsvanskeligheder. På den baggrund har forvaltningen valgt at indstille DCC's løsning (model 2) til Børne- og Ungdomsudvalget.

 

DCC's bestillingssystem skræddersyes til KØSS. Systemet kræver ikke installation af software, da alt kan klares via en almindelig browser, som eksempelvis Internet Explorer.

 

Bestillingen af mad foregår via en hjemmeside, der vil kunne designes efter Københavns Kommunes retningslinjer. På hjemmesiden indtastes brugernavn og adgangskode, hvorefter de retter og produkter, der er på menuen den pågældende dag, kan vælges. Retterne og produkterne vises med billeder og en tilhørende tekst som f.eks. ingrediensliste, næringsoplysninger, opskrift o.a.

 

Når bestillingen er færdig, returneres til betalingsdelen, der fungerer på samme måde som øvrige internetbetalingssider, hvor der kan betales med Dankort. Når købet er gennemført, får brugeren tilsendt en e-mail med kvittering, hvor produkt, pris og skole er anført.

 

Programmet sender oplysningerne til køkkenet som laver de ekstra retter til de respektive skoler, og køkkenet formidler til skolerne, hvilke elever der skal have hvilke retter. Eleverne henter selv de forudbestilte retter i skoleboden.

 

Bestillingsfristen vil i begyndelsen være 1 uge, men det forventes, at den kan bringes ned. Visse retter vil dog fra begyndelsen kunne have væsentlig kortere bestillingsfrist.

 

Internetbestillings- og betalingssystemet kan indføres med virkning fra den 1. januar 2007.

 

Navneændring

På udvalgsmødet den 21. juni 2006 blev en redegørelse om økologi i skolemaden uddelt.

 

I forlængelse heraf har Fødevareregionen over for forvaltningen indskærpet at navnet, Københavns Økologiske Sunde Skolemad er i strid med fødevarelovens regler om anprisning af fødevarer. Ordet Økologi i navnet foranlediger, ifølge fødevareregionen brugerne til at tro, at maden er 100 % økologisk. Det er ikke tilstrækkeligt, at andelen af økologi i maden oplyses. Fødevareregionen kræver, at ordet økologi slettes fra navnet, så længe skolemaden ikke lever op til kravene i lovgivningen om økologi.

 

På den baggrund anbefaler forvaltningen, at navnet ændres til Købehavns sunde skolemad. Navnet Køss kan således bevares, men ø`et referer til ø i Københavns i stedet for Ø som i økologi.

 

 

Økonomi

Nedenstående økonomiske sammenligning er baseret på de indkomne tilbud fra de tre virksomheder, samt udgifter i køkkenet til håndtering af de forudbestilte retter.

 

	2007	2007	2008	2009
	Etablering	Abonnement + drift i køkkenet (model 1/model 2)	Abonnement + drift i køkkenet (model 1/model 2)	Abonnement + drift i køkkenet (model 1/model 2)
Skolemønt	490.000 kr.	830.000 kr./ 1.090.000 kr.	830.000 kr./ 1.090.000 kr.	830.000 kr./ 1.090.000kr..
DCC	175.000 kr.	370.000 kr./ 630.000 kr.	370.000 kr./ 630.000 kr.	370.000 kr./ 630.000 kr.
God skolemad	Udgifter til dataoverførselsprogram	508.000 kr./ 768.000 kr.	508.000 kr./ 768.000kr.	508.000 kr./ 768.000 kr.

 

Der er kalkuleret med, at 70 skoler er med i skolemadsordningen, idet nogle af specialskolerne vil kunne deltage i skolemadsordningen, såfremt der indføres et bestillings- og betalingssystem.

 

Forvaltningen har bedt DCC om et bud på den økonomiske gevinst ved indførelse af et internetbestillings- og betalingssystem. DCC vurderer, at det er realistisk at reducere spildet fra 18 % til 12 %, hvilket vil give en økonomisk gevinst på 4-500.000 kr. på årsbasis.

 

Forvaltningen vurderer, at en økonomisk gevinst på  450.000 kr. som følge af reduceret spild kan anvendes til finansiering af internetbestillings- og betalingssystemet.

Forudsat at DCC's model 1 vælges og spildet reduceres fra 18 % til 12 % tyder det på, at udgifterne til etablering og drift kan finansieres inden for budgettet.

 

Hvis forudsætningerne ikke holder, fremlægger forvaltningen en redegørelse til udvalget inden 1. maj 2007.

 

Miljøvurdering

KØSS er omfattet af positivlisten for sagstyper, der skal miljøvurderes. Forvaltningen vurderer, at et internetbestillings- og betalingssystemet vil kunne være med til at reducere madspildet i skolemadsordningen og dermed affaldsmængden. Således kan et internetbestillings- og betalingssystem have positiv påvirkning i forhold til målsætningerne i affaldsplan 2008, om mindre affald, der er vedtaget af Borgerrepræsentationen

 

 

Høring

Ingen bemærkninger

 

 

BILAG  VEDLAGT

Ingen

 

 

 

 

 

Else Sommer

                                                                                       Marie Thun