Statusrapport pr. maj 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi
Statusrapport pr. maj 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi
Børne- og Ungdomsudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde onsdag den 6. juni 2007
3. Statusrapport pr. maj 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi
J.nr. 2006-3866
INDSTILLING OG BESLUTNING
Månedlig
statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi til
Økonomiudvalgets efterretning som følge af Borgerrepræsentationens beslutning
herom (BR678/06).
INDSTILLING OG Beslutning
|
Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, 1. at statusrapporten for maj tages til efterretning, idet det indskærpes, at Børne- og Ungdomsudvalget på førstkommende møde tager stilling til besparelser til sikring af balance i Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i overensstemmelse med den økonomiske genopretningsplan. 2. at Børne- og Ungdomsudvalget sikrer, at Børne- og Ungdomsudvalgets næste prognose giver et retvisende billede af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi, og at Børne- og Ungdomsudvalget snarest og senest inden næste statusrapportering skal fremsende dokumentation for de besparelser – på i alt 23 mio. kr. – som ikke er tilstrækkeligt dokumenteret. 3. at Børne- og Ungdomsudvalget sikrer fremdriften og overholdelse af tidsplanen for arbejdet med de projekter med prioriteten "høj". Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, 1. at det indskærpes overfor Børne- og Ungdomsudvalget nøje at sikre, at der afsættes de nødvendige ressourcer i Børne- og Ungdomsforvaltningen til gennemførelsen af den økonomiske genopretningsplan. Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i
mødet den 6. juni 2007 Indstillingen blev godkendt. Udvalget vedtog desuden, at forvaltningen redegør uddybende for, hvordan der sikres afsat de nødvendige resurser til genopretning af forvaltningen. Forvaltningen oplyste på mødet, at det er vurderingen, at den aftalte yderligere bistand fra Deloitte, en redefineret indsats fra PA, faglig og ressourcemæssig bistand fra PricewaterhouseCoopers og nytilførslen af medarbejdere kvantitativt vil tilvejebringe ressourcer af det nødvendige omfang til genopretning af økonomien. Forvaltningen gjorde dog også opmærksom på, at der først skal ske en oplæring af medarbejderne. |
Problemstilling
Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen på mødet d. 14. december 2006 og besluttede samtidigt, at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapportering på arbejdet fra januar 2007. Statusrapporten pr. maj 2007 gives her.
Løsning
Økonomi i Balance
Deloitte har gennemgået samtlige besparelser vedtaget siden budget 2007, i alt ca. 210 mio. kr., og har foretaget risikovurdering af besparelserne.
Gennemgangen viser, at:
- 20 mio. kr. af besparelserne er røde, jf. figur
- 119 mio. kr. af besparelserne er gule, jf. figur
- 67 mio. kr. af besparelserne er grønne, jf. figur
Den røde søjle viser de samlede besparelser på områder, hvor der er
væsentlig tvivl om, at besparelsen kan opnås i det forudsatte omfang. Den del
af den røde søjle, der for april er skraveret gul, angiver den del af besparelsen,
der forventes at forløbe som budgetteret. For maj er denne del flyttet til
grøn.
Den gule søjle viser de besparelser, hvor det endnu ikke er dokumenteret tilstrækkeligt, at besparelsen kan gennemføres, eller i øvrigt indeholder usikkerheder. Den del der er skraveret med grønt angiver generelle rammebesparelser som er udmeldt, men hvor realiseringen beror på decentral budgetoverholdelse. Den grønne søjle illustrerer de besparelser, hvor Deloitte har vurderet at besparelsen er effektueret.
Bruttolisten i bilag 2 vil danne grundlag for det interne arbejde i Børne- og Ungdomsforvaltningen omkring opfølgning på besparelserne.
Deloittes samlede vurdering af fremdriften i den økonomiske balance er, at der er sket fremskridt, men at der fortsat er besparelser for 23 mio. kr., som ikke er tilstrækkeligt dokumenteret, hvilket ikke er tilfredsstillende. Deloitte er i dialog med Børne- og Ungdomsforvaltningen om disse tiltag.
Herudover er den andel af de med rødt vurderede besparelser, hvor det er vurderet, at en del af besparelserne kan realiseres, flyttet fra den rødgule markering i april til grøn markering i maj måned. Dette drejer sig om ca. 10 mio. kr. De besparelser i den røde søjle, som ikke kan realiseres, er til gengæld øget fra 18 til 20 mio. kr. imellem april og maj måned. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil til Børne- og Ungdomsudvalgets møde d. 6. juni udarbejde en indstilling angående tilvejebringelse af finansiering af disse.
På baggrund af Børne- og Ungdomsudvalgets kvartalsprognose for 1. kvartal 2007 har Deloitte foretaget en vurdering af den samlede økonomi i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Deloitte vurderer, at:
- Prognosegrundlaget er usikkert, og at der ikke kan drages en sikker konklusion i forhold til det samlede resultat baseret på forbrugstal.
- Der er et akut behov for fortsat at få løst de bogførings- og lønproblematikker, som er adresseret igennem de enkelte punkter i genopretningsplanen.
- Der er et stærkt behov for at få gennemført en grundig budget- og forbrugsanalyse af det samlede budget, hvilket er iværksat i samarbejde mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Deloitte.
Forbedring af Økonomistyringen
Bilag 3 omfatter en status på arbejdet med den økonomiske genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Deloitte og Børne- og Ungdomsforvaltningen har gennemgået de punkter i planen for status på arbejdet med den økonomiske genopretning med betegnelsen "høj" prioritet.
Deloitte vurderer på baggrund af dokumentation for opfyldelse af milepæle, gennemgang af aktivitets- og projektplaner samt møder med Børne- og Ungdomsforvaltningen omkring fremdriften, at for 9 af projekterne er fremdriften tilfredsstillede og for 7 af projekterne er fremdriften enten ikke tilfredsstillende eller forsinket, således at der kan være risiko for at tidsplanen ikke nås. Samlet gælder for disse 7 tiltag, at ressourcesituationen i Børne- og Ungdomsforvaltningen bevirker, at der ved udgangen af maj måned ikke er allokeret de fornødne ressourcer til projektet. Børne- og Ungdomsforvaltningen oplyser dog, at man har foretaget nybesættelser og indgået konkrete aftaler om yderligere ekstern bistand som sikrer, at den samlede ressourcesituation i løbet af kort tid vil blive forbedret væsentligt.
Tabel 1. Risikovurdering af høj prioritetsprojekterne.
|
Nr. |
|
April* |
Maj |
|
3 |
Fremtidig budgetstyring |
|
|
|
12 |
Budgetansvar, instrukser og
forretningsgange samt dokumentation |
|
|
|
13 |
Understøttelse af decentral
økonomistyring |
|
|
|
14/15 |
Implementering og
forandring af plads- og kapacitetsstyringen |
|
|
|
16 |
Fraværsregistrering,
refusionspraksis på institutionerne |
|
|
|
17 |
Kontoplanstruktur |
|
|
|
21 |
Debitorsager |
|
|
|
22 |
Feriepenge, pensioner og
øvrige udeståender |
|
|
|
23 |
Gældsproblematik på skoler
og andre institutioner |
|
|
|
24 |
Udmøntning af besparelser i
Budget 2007 |
|
|
|
25 |
Betalinger til/fra andre
kommuner, oprydning |
|
|
|
26 |
Løn på fejlkonti, oprydning |
|
|
|
27 |
Statusposter, oprydning |
|
|
|
28 |
Refusioner, oprydning |
|
|
|
29 |
Husleje, afklaring |
|
|
|
30 |
Styring af udgifter til
IT-systemer |
|
|
* Bemærk vurderingen for april måned alene vedrørte hvorvidt projekterne var nedfældet i kommissorier og igangsat, mens maj måned indeholder en samlet vurdering af fremdrift.
Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen deler Deloittes samlede vurdering af Økonomi i Balance og Forbedring af Økonomistyringen – særligt behovet for,
- at Børne- og Ungdomsudvalget på førstkommende møde tager stilling til besparelser til sikring af balance i Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i overensstemmelse med den økonomiske genopretningsplan.
- at Børne- og Ungdomsudvalget sikrer, at Børne- og Ungdomsudvalgets næste prognose giver et retvisende billede af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi – herunder at bogføringen kommer på plads, og at Børne- og Ungdomsudvalget snarest og senest inden næste statusrapportering skal fremsende dokumentation for de besparelser – på i alt 23 mio. kr. – som ikke er tilstrækkeligt dokumenteret.
- at Børne- og Ungdomsudvalget sikrer fremdriften og overholdelse af tidsplanen for arbejdet med de projekter med prioriteten "høj".
Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget nøje følg er ressourcesituationen i Børne- og Ungdomsforvaltningen.
Endvidere er det aftalt mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen, at Børne- og Ungdomsforvaltningen udarbejder et notat – som kan forelægges ved behandlingen af statusrapporteringen for maj i Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget - der blandt andet redegør for hvorledes det sikres, at Børne- og Ungdomsudvalgets næste prognose giver et retvisende billede af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi
Den næste statusrapportering til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget vil ske i BUU d. 12. september 2007 og i ØU d. 25. september 2007.
Videre
proces
Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget d. 6. juni, og i Økonomiudvalget d. 12. juni 2007.
Bilag
1. Statusrapportering for maj 2007 vedrørende
Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance" fra Deloitte
2. Status på Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi
i 2007
3. Status på arbejdet med økonomisk
genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen
4. Møde- og procesplan for rapporteringer i 2.
halvår af 2007
5. Notat fra BUF om den økonomiske genopretning
Else Sommer / Claus Juhl