BUU mødeplan 2015

Udvalget skal tage stilling til mødeplan for Børne- og Ungdomsudvalget 2015.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender enten forslag 1, 2 eller 3 som mødeplan for udvalgets møder i 2015, jf. bilag 1

Efter § 2, stk. 2 i forretningsorden for BUU skal der for hvert regnskabsår træffes beslutning om en mødeplan, der angiver tidspunkter og sted for afholdelsen af møderne i udvalget.

BUU fik på sit møde den 24. september 2014 forelagt et forslag til mødeplan for 2015. BUU ønskede i den forbindelse at få forelagt flere forslag til mødeplan for 2015 inden der træffes endelig beslutning.

BUU behandlede den 24. september 2014 et forslag til mødeplan for udvalget for 2015, der tog udgangspunkt i sene eftermiddagsmøder om onsdagen af 3 timers varighed med 2 til 3 ugers mellemrum i tidsrummet fra kl. 16:00 til 19:00. På baggrund af udvalgets ønske om at få forelagt flere forslag til mødeplan for 2015, har forvaltningen udarbejdet en række nye forslag til mødeplan, jf. bilag 1.

Forslagene tager alle udgangspunkt i at både mødedatoer og mødetidspunkter er placeret på en sådan måde at der tages mest muligt hensyn til medlemmernes mulighed for at deltage. Møderne er derfor i videst muligt omfang placeret således at medlemmerne kan undgå at tage fri fra arbejde. Der er også taget hensyn til anden politisk mødeaktivitet, lige som der er sikret variation både med hensyn til mødedag og mødetidspunkter.

Der er i alt udarbejdet 3 forslag til mødeplan for udvalget i 2015 (inkl. forslaget fremlagt for BUU den 24. september 2014). Forslagene peger på møder enten mandag aften, onsdag morgen eller onsdag eftermiddag. 

For alle 3 forslag gælder det, at udvalgets møder afholdes i udvalgsværelset på Rådhuset og at møderne som udgangspunkt er af 3 timers varighed. Forslagene er koordineret med BR-sekretariatet og de øvrige forvaltninger. Der er i forslaget således taget højde for medlemssammenfald mellem udvalg, sikring af hurtig behandling af sagerne mellem de stående udvalg og BR mv.

Behovet for mødetid vil løbende blive vurderet, hvorfor enkelte møder - hvis dagsordenen tilsiger det - kan forlænges eller forkortes på ad hoc basis.
 
Forslagene til mødeplan indeholder 15-16 ordinære udvalgsmøder samt et fællesudvalgsmøde med SUD. Herudover indgår afholdelsen af to budgetseminarer i forslagene til mødeplan.

Øvrig mødevirksomhed som involverer BUU - fx Dialogforum for Folkeskolen, Dialogforum for Dagtilbud 0-18 og møde med MED-udvalget - vil blive placeret på hverdage inden for tidsrummet ca. kl. 16:00 til 19:00. 

Der er ikke planlagt møder i perioden 4. - 14. maj 2015 af hensyn til ØU's studietur. Ligeledes er mødeaktivitet undgået i uge 36 og 37 grundet budgetforhandlinger.

Udgifterne til udvalgets møder afholdes på funktion 6.42.41.1 kommunalbestyrelsesmedlemmer.

Forvaltningen sørger for at booke Børne- og Ungdomsudvalgets medlemmer i henhold til mødeplanen, der tillige offentliggøres på kommunens hjemmeside - www.kk.dk - efter vedtagelsen.


               Else Sommer                          /Kristina Koch Sloth

Forslag 1 blev godkendt, idet udvalget dog ønskede at muligheden for at inddrage lørdage til afvikling af de to budgetseminarer undersøges.