2. behandling af budgetforslag 2015

Udvalget skal godkende, at forvaltningen sender Børne- og Ungdomsudvalgets budgetforslag 2015 til Økonomiudvalget. Udvalgets forslag vil herefter indgå i København Kommunes samlede forslag til budget 2015.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender forslag til budget 2015, som er fremlagt med denne indstilling, og godkender at forvaltningen afleverer budgetforslag 2015 til Økonomiforvaltningen den 5. maj 2014 med henblik på, at det kan indgå i kommunens samlede budgetforslag
2. at forvaltningen frem mod budgetseminaret til august 2014 arbejder videre på at finde yderligere minimum 25 mio. kr. i strukturelle tiltag, som kan anvendes enten til intern omprioritering inden for udvalgets ramme eller til at nedsætte ledernes effektiviseringsbidrag
3. at udvalget på budgetseminaret bliver præsenteret for en tilbagemelding på de effektiviseringsforslag, der ligger i forhold til effektiviseringsopgaven blandt forvaltningens enheder samt resultaterne af de igangsatte strukturelle analyser

Forvaltningen foreslår, at håndteringen af finansieringsudfordringen i 2015 og de kommende år indtænkes i en flerårig effektiviseringsstrategi, der giver grobund for intelligente effektiviseringer og mulighed for at foretage de nødvendige investeringer og tilpasninger.

Forvaltningen foreslår på den baggrund, at finansieringsbehovet dels dækkes ved politiske prioriteringer og omlægninger med strukturelt og tværgående sigte, og dels gennem effektiviseringer på driften, hvor forvaltningens ledere går aktivt ind i arbejdet med at finde de rigtige steder at effektivisere.

Begge dele sker med et 4 årigt perspektiv, hvor løsninger og indsatser tænkes langsigtet, og med et vedvarende fokus og løbende opfølgning på gennemførte effektiviseringer.

Da strategien strækker sig over en 4-årig periode vil konkrete indsatser, analyser, understøttende aktiviteter mv. også udvikle sig og blive kvalificeret over de kommende år i et tæt samarbejde mellem forvaltningens forskellige fagpersoner og enheder. Derfor vil der fremadrettet også ske en tilbagevendende opfølgning og tilbagemelding til udvalget omkring, hvordan opgaven håndteres i både forvaltning og sektor generelt.

Resultaterne af både arbejdet med at finde yderligere strukturelle effektiviseringer og status på opgaven med at sikre en hensigtsmæssig håndtering af opgaven med at effektivisere driften, vil første gang blive forelagt udvalget til budgetseminaret til august.

1) Effektiviseringsbidrag ved politisk besluttede prioriteringer og omlægninger

I forhold til finansieringsudfordringen i budget 2015 på 139,5 mio. kr. foreslås det som udgangspunkt, at halvdelen findes via politisk besluttede prioriteringer og omlægninger svarende til 69,8 mio. kr.

Fra tidligere budgetter fremkommer der effektiviseringer, som giver stigende profiler i budget 2015 svarende til 26,6 mio. kr., og afledte effekter af tidligere beslutninger og mindreforbrug for yderligere 34,4 mio. kr.

Siden 1. behandlingen d. 19. marts 2014 er der desuden fundet 4 yderligere effektiviseringer for i alt 8,7 mio. kr.

Disse dele giver tilsammen 69,8 mio. kr. og forvaltningen foreslår, at de indregnes i håndteringen af udvalgets effektiviseringsbidrag og indarbejdes som konkrete forslag i udvalgets budgetforslag.

De enkelte forslag gennemgås og beskrives nærmere i bilag 1. Den tekniske fordeling af løsningerne på hhv. forvaltningsspecifikke effektiviseringer og øvrige effektiviseringer fremgår af bilag 2.

2) Ledernes effektiviseringsbidrag
Forvaltningen foreslår desuden, at den anden halvdel af finansieringsudfordringen som udgangspunkt findes ved ledernes effektiviseringsbidrag, hvor alle budgetansvarlige ledere i forvaltningen får udmeldt et måltal svarende til en procentdel af enhedens bevilling.

Måltallet udmeldes til samtlige skoleledere, klyngeledere, ledere af bydækkende tilbud og chefer i den administrative del af forvaltningen. Ved at inddrage de enkelte ledere er det hensigten, at effektiviseringerne besluttes og implementeres så tæt på den daglige drift som muligt, hvor der er størst viden om indsatser og effekt.  Ledernes effektiviseringsbidrag på 69,8 mio. kr. svarer til knap 1,0 % af enhedernes udmeldte bevilling i 2015.

Forvaltningen er opmærksom på og anerkender, at den foreslåede strategi giver den enkelte leder en stor opgave. Derfor vil der også være en klar understøttelse fra forvaltningen, som vil gå tæt ind i arbejdet og støtte op om processen gennem forskellige indsatser, som vil give mulighed for faglig sparring, videndeling og udbredelse af gode erfaringer enhederne imellem mv.

På den måde vil forvaltningen løbende arbejde med at understøtte lederne i opgaven, udbrede best practice, og sørge for en hensigtsmæssig udmøntning af den enkelte leders effektiviseringsbidrag, der sikrer, at de gode ideer realiseres. Resultaterne af dette arbejde og de forskellige indsatser der iværksættes med henblik på at kunne udmønte den lokale effektivisering i driften, vil blive forelagt udvalget til budgetseminaret til august.

Ved at lave en åben og bred proces er det forvaltningens klare opfattelse, at der kommer både bedre og mere af den rigtige effektivisering. Forvaltningen har stor tillid til, at lederne kan og vil disponere bedst muligt og dermed få mest mulig service til borgerne for pengene.

Inddragelse af ledere og medarbejdere i at finde effektiviseringer understøtter desuden den tillids- og dialogbaserede praksis i forvaltningen, der også udgør en væsentlig del af forvaltningens MED-aftale, og støtter op om forvaltningens principper om selvforvaltning blandt decentrale enheder. Den fremlagte strategi og proces har været drøftet i MED-udvalget, der udtrykker opbakning til ledernes effektiviseringsbidrag.

Strategien har desuden været drøftet med udvalget, senest under 1. behandlingen af budgetforslaget den 19. marts. Udvalget har ligeledes givet udtryk for opbakning til strategien betinget af, at der sker en tilbagemelding til udvalget omkring ledernes håndtering af opgaven. Dette vil som nævnt ske på budgetseminaret til august, samt forventeligt igen i løbet af 2015, når budgetåret er i gang og de konkrete indsatser implementeres.

Forvaltningen har herudover i marts og april afholdt budgetmøder med samtlige ledere i forvaltningen om opgaven og den forestående proces. Tilbagemeldingerne fra møderne er generelt positive, når det holdes op imod alternativet om at skulle håndtere ”centralt” udmeldte effektiviseringer. Det er således holdningen blandt størstedelen af lederne, at det er positivt, at der gives adgang til at tænke egne løsninger indenfor egen drift frem for generelt udmeldte effektiviseringer, der ikke nødvendigvis altid forekommer mulige eller umiddelbart som de mest meningsfulde for den enkelte enhed.

Ligeledes er meldingerne, at det er positivt, at strategien strækker sig over en årrække, hvorved der nu også sikres stabilitet omkring effektiviseringer. Lederne nævner også, at opgaven naturligvis ikke er nem, men at den nok skal løses.

Der er således generelt opbakning fra lederne til det kontinuerlige arbejde med egne effektiviseringer og generelt enighed om, at en bred og inddragende proces er den rigtige vej at gå, da det er her, at kendskab til opgaver og muligheder er størst. Den overordnede tilbagemelding fra budgetmøderne er uddybet i bilag 3. Heri fremgår ligeledes en første række af bud på mulige effektiviseringer i driften.

3) Yderligere strukturelle tiltag
Med henblik på at give mulighed for enten intern omprioritering, nedbringelse af ledernes effektiviseringsbidrag, eller fremskaffelse af yderligere effektiviseringer fra 2016 og frem, foreslår forvaltningen, at der til budget 2015 findes mulige strukturelle effektiviseringer for yderligere minimum 25 mio. kr. udover ovenstående. 

Beløbets størrelse er fastlagt, så det er tilstrækkeligt til at gennemføre nye indsatser, og samtidig er realistisk at finde i effektiviseringsstrategiens første år. Forvaltningen vil igangsætte analyser af forvaltningens hovedområder med henblik på at fremlægge forslag til budgetseminaret i august til de yderligere strukturelle tiltag.

I arbejdet vil der være tre gennemgående temaer: Det første er et fokus på kapacitet og struktur, hvor der særligt vil være fokus på at afvikle dyre tilbud og erstatte disse af billigere. Det andet fokus vil være på ensartet serviceniveau, hvor der vil blive set på tilbud, som modtager særlig finansiering ud over de almindelige tildelinger. Endelig vil der være fokus på, om ressourcer på givne områder udnyttes optimalt og måske bør udnyttes anderledes med bedre effekt.

På nuværende tidspunkt kan forvaltningen pege på følgende overordnede emner, som enten vil kunne bidrage til et yderligere effektiviseringspotentiale i 2015 eller vil indgå i opnåelsen af effektiviseringsbidraget i de kommende budgetår:

Skoleområdet:

1. To-sprogsområdet
2. Skolestruktur og kapacitetsudnyttelse
3. Skoler med særpræg
4. Fokus på kerneopgaver og reduktion i projekter

Dagområdet:

1. Fremtidens fritidsstruktur
2. Hvorfor er vi dyrere på dagtilbud? - Billigere pladser på dagområdet (herunder ikke-bæredygtige) + struktur
3. Dagplejen – tilpasning af udgiftsniveau ift. øvrige kommuner

Sundhed

1. Tandplejen (BUT)

Specialområdet

1. Specialområdet (udbygning special, special fritid og klub)
2. Dagbehandling – priser og samarbejde med SOF

Tværgående:

1. Ejendomsdrift
2. Befolkningssammensætning
3. Områdefora (ressourceteams osv.)
4. Elevbefordring
5. Vejledning og 10. klasse
6. Budgetmodeller
   1. Kommunal STU
   2. Basismodel på alm. skolerne
   3. Basismodel på specialskoler
   4. Basismodel på fritid

Øvrige analyser

• EAT-administration
• Vejlederkorps

For de strukturelle analyser er der igangsat projekter, og udvalget vil få fremlagt konkrete forslag til effektiviseringer i budget 2015 samt foreløbige resultater af de mere langsigtede analyser på budgetseminaret i august 2014.

Det er på den baggrund hensigten, at budgetseminaret til august danner rammen for en samlet drøftelse af yderligere strukturelle finansieringstiltag, ledernes opgave med at udmønte effektiviseringerne lokalt og politiske prioriteringer forud for budgetforhandlingerne til september. I bilag 4 fremgår en overordnet opsamling på udvalgets tilkendegivelser i forhold til effektiviseringsstrategien, herunder hvordan de håndteres i den fremadrettede proces.