Aflæggelse af 5 anlægsregnskaber

Børne- og Ungdomsudvalget forelægges 5 anlægsregnskaber for afsluttede anlægssager, inden disse fremsendes til Økonomiforvaltningen og kommunens Interne Revision.

Indstilling og beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

at udvalget tager aflæggelsen af 5 anlægsregnskaber til efterretning

Problemstilling

Aflæggelse af anlægsregnskaber skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet, jf. Økonomi- og Indenrigsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner.

I Børne- og ungdomsforvaltningen (BUF) anvendes budgettet til en given anlægssag primært til rådgivning, indvendig vedligeholdelse, montering og inventar. I BUF er en anlægssag først afsluttet, når de daglige brugere har indkøbt det nødvendige inventar, hvilket godt kan strække sig ud over selve færdiggørelsen af et givent byggeri. Derfor er der sjældent sammenhæng mellem de oplyste ibrugtagningsdatoer og færdiggørelsen af anlægsregnskabet, da ibrugtagningsdatoen henviser til det tidspunkt, hvorfra en given bygning bruges til formålet (institution, skole etc.).

Løsning

Denne indstilling indeholder anlægsregnskaber for 5 afsluttede anlægssager.

Ifølge kommunens kasse- og regnskabsregulativ skal anlægsregnskaber opgøres i regnskabsårets prisniveau for det år, hvor regnskabet aflægges.

Skema 1 viser både det faktiske resultat og resultatet opgjort i regnskabsårets prisniveau. Det faktiske resultat er fundet ved at fratrække faktisk forbrug i BUF fra den oprindelige anlægsbevilling i BUF. Samtidigt vises den samlede anlægsbevilling, som indeholder Kejd’s og BUF´s andele samt bevilling til evt. køb eller leje (deponering).

Procentangivelsen viser hvor stor en del af den oprindelige bevilling som er anvendt. I sager hvor procentsatsen er større end 100%, er der tale om et merforbrug.

Skema 2 viser regnskabsforklaringen til de enkelte sager.

Skema 1

			Oprindelig bevilling og resultat i 1.000 kr.			Fremskrevet til prisniveau 2012 og i 1.000 kr.
Anlægssag	BR-dato	Ibrugtagning	Oprindelig bevilling	BUF´s andel	Resultat	Bevilling	BUF´s Andel	Resultat
Monteringsudgifter	19/5-2010	Løbende	6.000	4.882	329 93%	6.396	5.204	452 91%
Studsgården	29/4-2010	Feb. 2010	3.950	3.950	-475 112%	4.311	4.311	-388 109%
Oehlenschlægergades skole	1/6-2008	Sept. 2009	2.500	500	-392 161%	2.767	553	-424 177%
Ellepilen, Satellit	7/5-2009	Apr. 2010	13.523	868	83 90%	14.761	947	107 89%
Småfolket og Æsken	7/5-2009	Nov. 2010	5.678	393	185 53%	6.223	432	221 49%
Sum			31.651	10.593	-269	34.458	11.447	-31

Skema 2

Anlægssag	Resultat i 1.000 kr.	Forklaring på mer-/mindreforbrug
Monteringsudgifter	452	Midlerne er anvendt til monteringsudgifter samt mindre ombygninger i forbindelse med, at en række daginstitutioner er blevet opnormeret. I alt er der tale om projekter på ca. 12 institutioner. Mindreforbruget, der udgør 7 % af bevillingen, kan ikke henføres til en specifik sag.
Studsgården	-388	Merforbruget skyldes, at der i budgetteringen ikke var medtaget udgifter til inventar, hvilket var nødvendigt da der var tale om en udvidelse med 2 vuggestue grupper.
Oehlenschlægergades skole	-424	Pavillonen var midlertidig placeret på Litauens Plads betydelig længere end planlagt. Det indebar forøgede driftsomkostninger bl.a. til husleje, udbedring efter hærværk og forøget sikring af pavillonen.
Ellepilen, Satellit	107	Mindreforbruget skyldes, at der i forbindelse med opførelsen af den nye satellit til Ellepilen var budgetteret med en mindre ombygning af vaskeriet – herunder udskiftning af maskiner – i moderinstitutionen. Ombygningen og udskiftning af maskiner viste sig at være unødvendig.
Småfolket og Æsken	221	I forbindelse med sammenlægningssagen blev der aftalt en normeringsændring fra børnehavebørn til vuggestuebørn og afsat midler til inventar til vuggestuebørn. Parallelt med sammenlægningssagen blev en udbygning af institutionen besluttet og de planlagte normeringsændringer blev derfor ikke gennemført. Der var derfor ikke behov for indkøb af inventar i sammenlægningssagen.

Økonomi

Ifølge kommunens kasse- og regnskabsregulativ skal anlægsregnskaber opgøres i regnskabsårets prisniveau for det år, hvor regnskabet aflægges. De aflagte regnskaber udviser et samlet netto merforbrug på 31.308 kr. (2013 P/L).

Løber et anlægsprojekt over flere år, vil der grundet prisfremskrivningen være en forskel mellem det faktiske resultat og resultatet opgjort i prisniveauet i regnskabsåret. Det faktiske resultat viser her et samlet merforbrug på 269.265 kr. Det er den sum kommunens kasse reelt er blevet påvirket med.

Efter de gældende principper i bestiller/udførermodellen for anlægssager bærer Børne- og Ungdomsforvaltningen det økonomiske ansvar for den del af anlægssagen, hvor bevillingen er givet til Børne- og Ungdomsforvaltningen, hvorfor et netto mindre forbrug er med til at finansiere et merforbrug på andre anlægssager hos Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Børne- og Ungdomsforvaltningen bærer her det budgetmæssige ansvar for samtlige ovenstående anlægsregnskaber, hvilke udgør et samlet netto merforbrug på 31.308 kr. (2013 P/L), svarende til en kassemæssig effekt på kr. -269.265.

Kassemæssig dækning for det samlede mer-/mindreforbrug er anvist indenfor Børne- og Ungdomsforvaltningens årlige samlede anlægsramme. Mindreforbruget i ovenstående sager dækker typisk et evt. merforbrug i andre anlægssager, som ikke indgår i denne indstilling.

Videre proces

Regnskaberne fremsendes til Økonomiforvaltningen og Intern Revision.

Børne- og Ungdomsforvaltningen forventede at aflægge ca. 85-90 anlægsregnskaber for afsluttede anlægssager i løbet af 2013.

Med denne indstilling er der aflagt 46 regnskaber som dækker ca. 75 sager, jf. tidligere behandling på BUU d. 12/6, 27/8, 25/9 og 20/11. De resterende sager fremlægges for udvalget primo 2014.

Årsagen til, at alle regnskaber endnu ikke er aflagt som planlagt, er bla., at det i forbindelse med bevillingerne vedr. skolemad er valgt at udskyde regnskabsforklaringen indtil den seneste bevilling, som er fra 2013, er afsluttet. På den måde aflægges der et samlet regnskab for hele skolemadsprojektet.

Else Sommer /Knud Langberg

Beslutning

Indstillingen blev taget til efterretning.