B-sag: FÆLLESINDSTILLING: Opdatering af samarbejdspapir mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget,

1. at samarbejdspapiret mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendes, herunder at udlånet ændres, så skoler med idrætshal har udlån kl. 16.00-23.00 på hverdage og kl. 08.00-23.00 i weekender, og skoler uden idrætshal har udlån kl. 16.00-22.00 på hverdage og kl. 09.00-22.00 i weekender (bilag 1).
2. at Børne- og Ungdomsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget tager stilling til, om det skal være muligt at overnatte på skoler.

Problemstilling

Samarbejdspapiret blev behandlet i Børne- og Ungdomsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget hhv. d. 18. og 19. december 2019. Børne- og Ungdomsudvalget godkendte indstillingen, mens Kultur- og Fritidsudvalget sendte indstillingen tilbage til forvaltningen, da udvalget ønskede, at følgende emner skulle tilføjes eller uddybes:

• Overnatning på skoler
• Hvilke lokaler, der skal stilles til rådighed

Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder videre med de ovenstående punkter, og forvaltningerne indstiller, at alle lokaler i udgangspunktet er tilgængelige til udlån. Der tages her forbehold for lokaler som fysiklokaler, kemilokaler og produktionskøkkener m.fl., som sikkerheds- og hygiejnemæssigt ikke er forsvarlige at udlåne.

De københavnske skolers udlån til folkeoplysende foreninger har hjemmel i Folkeoplysningslovens § 21 og § 22 og er udmøntet i et administrativt samarbejdspapir mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen (Snitfladeaftale for håndtering af fritidsbrugere mellem skole, BUF og Lokaleudlån). Folkeoplysningsloven § 21 og § 22 foreskriver, at ledige offentlige lokaler skal stilles til rådighed for folkeoplysende foreninger og aftenskoler med det fornødne udstyr.

Foreningslivet skal således have adgang til klasseværelser, faglokaler og idrætshaller/sale. At skolerne anvendes efter skoletid går godt i spænd med kommunens visioner om fælles brug af kommunale kvadratmeter, samt at skolerne skal åbne sig for omverdenen. Det læner sig også op ad Økonomiudvalgets beslutning den 10. september 2019, hvor der ifm. punktet ”Handleplan – Mere byggeri for pengene og smartere brug af m2” blev besluttet, at der skal arbejdes på en plan for at åbne skolerne for lokale, ikke-organiserede og foreningslivet efter skoletid, herunder forslag til driftsmodel.

I forlængelse af folkeskolereformen, beslutninger om at etablere idrætshaller på skoler, at samlokalisere fritidsinstitutioner og skoler, samt at flytte aftenskoler fra private til kommunale lokaler, er der et stigende pres på de københavnske skolers lokaler. Der er derfor behov for, at samarbejdspapiret, herunder udlånstiderne, ændres for at imødekomme uklarheder mellem foreninger og skoler samt det demografiske pres.

Samarbejdspapiret er ikke politisk vedtaget, hvilket har afstedkommet uklarhed og har afledt en stor variation af aftaler og udlånstider mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Det har givet anledning til usikkerhed og uklarhed blandt både skoler og foreninger.

Løsning

Samarbejdspapir

Samarbejdspapiret beskriver de opgaver, der er i relation til udlån af skolelokaler til folkeoplysende foreninger samt kommunale skolers brug af idrætsfaciliteter og svømmebade og danner baggrund for det daglige samarbejde mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Samarbejdspapiret beskriver den kommunale forpligtigelse til at stille offentlige faciliteter til rådighed for folkeoplysende foreninger med det udstyr, der hører til lokalets daglige funktion.

Derudover har samarbejdspapiret til formål at beskrive opgaver og ansvarsfordeling i forbindelse med folkeoplysende foreningers brug af skolelokaler.

Følgende punkter er beskrevet og uddybet i samarbejdspapiret:

• Lovgrundlag
• Hvilke foreninger er omfattet
• Hvilke lokaler er omfattet
• Udstyr, indretning og inventar
• Ekstraudstyr, herunder bordopstilling
• Benyttelsesperiode og udlånstider
• Indkvartering, stævner etc.
• Foreningers forpligtigelse ved benyttelse, herunder at udvise hensigtsmæssig adfærd, afstå fra hærværk samt efterlade døre og vinduer lukket
• Skiltning på den enkelte skole
• Aflysning ved renoveringer og skolens eget brug
• Rengøring
• Vagtkørsel fra Københavns Brandvæsen pga. alarm
• Adgangsforhold og alarm 
• Skolers lån af idrætsfaciliteter og svømmebade

Efter behandlingen af samarbejdspapiret på BUU-mødet d. 18. december og KFU-mødet d. 19. december 2019 skal udvalgene nu også tage stilling til, om det skal være muligt at overnatte på skoler. Hertil er der tilføjet to punkter vedr. faciliteter og overnatning. Herudover er der yderligere i samarbejdspapiret justeret i afsnit om "SMART-boards" og "Adgangsveje".

Forud for BUU-mødet d. 18. december og KFU-mødet d. 19. december 2019 blev følgende præciseret: Processen ved aflysninger ifm. større og mindre renoveringer på skolerne er uddybet, hvilket har betydning for fritidsbrugerne. Derudover er det ift. alarmer og låsesystemer blevet tydeliggjort, hvem der er ansvarlig for hvad. Udfordringer vedr. oprydning er også præciseret, hvilket i dag er en udfordring for både skolerne og foreningerne. Ydermere er det blevet tydeliggjort, hvilke lokaler skolerne skal stille til rådighed.

Endvidere er proceduren for skolers brug af Kultur- og Fritidsforvaltningens idrætsanlæg og svømmebade blevet tilføjet til samarbejdspapiret. Afsnittet er tilføjet med henblik på at give både kommunale skoler og idrætsanlæg et efterspurgt overblik over proceduren.

I forbindelse med opdateringen af samarbejdspapiret er skoleledere i Børne- og Ungdomsforvaltningen og bydelschefer i Kultur- og Fritidsforvaltningen blevet inddraget.

I forbindelse med inddragelsen er der peget på udfordringer med at stille udstyr til rådighed for foreningerne, oprydningsdilemmaer og slitage samt gråzoner i forhold til ansvar, hvis noget går i stykker. Derudover udfordringer med, at skoler aflyser foreningstider med kort frist, uklarhed i forhold til oprydning og rengøring og undren over forskellige udlånstider og dage på skolerne. Foruden dette var der et ønske om en beskrivelse af skolers brug af idrætsfaciliteter.

Løsningen på de forskellige udfordringer er indarbejdet i opdateringen af samarbejdspapiret.

Den største ændring i samarbejdspapiret omfatter udlånstider og overnatning, når proceduren for dette er udarbejdet.

Udlånstider

Som følge af Folkeskolereformen besluttede budgetparterne i Budget 15 at etablere fritidstilbud for de 6-9-årige tæt på skolen med henblik på at fastholde børn og unges trygge og aktive fritidsliv i en tid, hvor skoledagen bliver længere.

Ændringerne af udlånstiderne sker på baggrund af denne beslutning, da der i både skole- og fritidsinstitutionsregi er aktiviteter til senere på dagen i forhold til før Folkeskolereformen. 

De ændrede udlånstider giver skoler og fritidsinstitutioner større fleksibilitet i forhold til at afvikle aktiviteter i de tidsrum, hvor der er børn enten på skolen eller i fritidsinstitutionen. Til gengæld skal alle skoler og fritidstilbud som udgangspunkt omfattes af samarbejdspapiret således, at foreningerne oplever ensrettede retningslinjer i forbindelse med adgang på skolerne. 

Udlånstider i skoler med idrætshal er ændret på hverdage fra kl. 15.00 – 23.00 til 16.00 – 23.00 og i weekender fra 9.00 – 23.00 til 8.00 – 23.00. På skoler uden idrætshal er udlånstiderne ændret fra 15.00 – 22.00 på hverdage til 16.00 – 22.00. I weekenderne er der ikke foretaget ændringer, hvilket vil sige, at udlånstiden er 9.00 – 22.00.

Faciliteter

Alle ledige lokaler skal stilles til rådighed for folkeoplysende foreninger og aftenskoler både i hverdage og i weekender. Faciliteter uden ADK (adgangskontrol) skal være låst op og være tilgængelige, når fritidsbrugerne kommer. Der er dog lokaler, som ikke er hensigtsmæssige at stille til rådighed for fritidsbrugere som fx fysik- og kemilokaler samt produktionskøkkener.

Overnatning

Kultur- og Fritidsforvaltningen oplever efterspørgsel på muligheden for at overnatte på skoler i forbindelse med afholdelse af stævner, træningsweekender eller lignende. 

Foreninger har tidligere i meget lav grad haft mulighed for overnatning på kommunale skoler i forbindelse med deres aktiviteter. Den nuværende procedure er, at foreningen skal kontakte den pågældende skole og forhøre sig om muligheden for overnatning.

Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen udarbejder en model for overnatning på skoler og fremlægger modellen, herunder betaling. Børne- og Ungdomsforvaltningen skal ikke pålægges ekstraopgaver eller udgifter i forbindelse med overnattende foreninger.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces