Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 4. oktober 2006

 

 

7.      Beretning fra borgerrådgiveren

  J.nr. 295503

 

 

INDSTILLING

 

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

 

at                   udvalget drøfter Borgerrådgiverens beretning for 2005 og tager forvaltningens redegørelse herom til efterretning

 

 

 

RESUME

Borgerrepræsentationen fik i mødet den 14. juni 2006 (BR 391/06) forelagt Borgerrådgiverens beretning for 2005, som blev taget til efterretning, idet det samtidig blev pålagt de stående udvalg at drøfte beretningen i efteråret 2006.

 

I forhold til den tidligere Uddannelses- og Ungdomsforvaltning eller den nuværende Børne- og Ungdomsforvaltning har Borgerrådgiveren ikke fundet anledning til at udtale kritik eller komme med henstillinger.

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen finder ikke, at der er behov for yderligere tiltag som følge af Borgerrådgiverens beretning. Det skyldes, at forvaltningen løbende er opmærksom på de generelle problemstillinger som Borgerrådgiveren rejser, at forvaltningerne under ledelse af Økonomiforvaltningen skal følge op på beretningen og at det påklagede antal sager på Børne- og Ungdomsforvaltningens område blot udgør 1 procent af samtlige påklagede forhold siden 1. januar 2006.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

B orgerrådgiverens beretning 2005 har været forelagt for Borgerrepræsentationen i mødet den 14. juni 2006 (BR 391/06). Borgerrepræsentationen tog beretningen til efterretning og pålagde samtidig de stående udvalg snarest at drøfte den.

 

Beretningen indeholder bl.a. en redegørelse for Borgerrådgiverens vigtigste konstateringer på baggrund af arbejdet med borgernes henvendelser i beretningsperioden. Det fremgår, at Borgerrådgiveren i beretningsperioden fra den 1. april 2005 til den 31. marts 2006 har modtaget klager over 1228 forhold, heraf 35 klager på den tidligere Uddannelses- og Ungdomsforvaltnings område samt 4 klager på Børne- og Ungdomsforvaltningens område. Indtil den 31. december 2005 udgjorde klagerne over den daværende Uddannelses- og Ungdomsforvaltning 4 procent af det samlede antal klager. I perioden fra den 1. januar 2006 til den 31. marts 2006 udgjorde klagerne over Børne- og Ungdomsforvaltningen 1 procent af det samlede antal klager. 

 

De problemstillinger, som behandles i Borgerrådgiverens beretning omfatter bl.a. generelle problemer i kommunens sagsbehandling og betjening af borgere, herunder sagsbehandlingstid, manglende svar og underretning, lovpligtig opfølgning, medvirken, partshøring, vejledning mv.

 

De 4 påklagede forhold på Børne- og Ungdomsforvaltningens område omfatter afgørelse og vilkår (2), sagsbehandlingstid og manglende svar (1) samt en ikke-typificeret sag i kategorien "andre forvaltningsretlige spørgsmål mv.". I den tidligere Uddannelses- og Ungdomsforvaltning omhandlede næsten en tredjedel af klagerne forhold vedrørende inddragelse, vejledning og partshøring.

 

Borgerrådgiveren har ikke realitetsbehandlet klager på Børne- og Ungdomsforvaltningens område, men har oversendt 1 klage til behandling i Børne- og Ungdomsforvaltningen med henblik på besvarelse direkte over for borgeren. For så vidt angår den daværende Uddannelses- og Ungdomsforvaltning, har Borgerrådgiveren realitetsbehandlet 25 sager. Af disse sager resulterede 6 sager i kritik uden henstilling, 1 sag resulterede i kritik med henstilling og 18 sager endte uden kritik. Borgerrådgiveren oversendte 5 klager til behandling i den daværende Uddannelses- og Ungdomsforvaltning med henblik på besvarelse direkte over for borgeren.

 

Det konkluderes i beretningen, at der kan konstateres en række specifikke problemer som udelukkende eller hovedsageligt knytter sig til forvaltninger, der beskæftiger sig med sociale sager. Af generelle problemer, der vedrører samtlige forvaltninger nævnes en uensartet behandling af borgerne (typisk i forhold til vedtagne retningslinjer for design og kommunikation) samt utilstrækkelig imødekommelse af aktindsigtsbegæringer. Endelig nævnes, at omstruktureringen af kommunens forvaltninger i nogen grad har været til ulempe for borgerne, bl.a. som følge af intern usikkerhed med hensyn til fordelingen af opgaver, kompetence, sagsansvar mv.

 

Borgerrådgiverens anbefalinger 

Beretningen indeholder på baggrund af de skitserede problemstillinger en række forslag og anbefalinger med henblik på forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne.

 

Ud over en række specifikke anbefalinger fra Borgerrådgiveren til Socialforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, gives følgende generelle anbefalinger til samtlige forvaltninger:

 

• at forvaltningerne tilstræber fælles retningslinjer for journalisering, notatføring mv.
• at alle forvaltninger fastlægger uddannelsesplaner for at sikre medarbejderne tilstrækkeligt kendskab til borgernes grundlæggende retssikkerhedsgarantier
• at alle forvaltninger overvejer, hvorledes sikker håndtering af e-mails kan styrkes og kommunikationen via e-mail forbedres.

 

Den videre proces

Børne- og Ungdomsforvaltningen har løbende været i dialog med Borgerrådgiveren om de nævnte generelle problemstillinger og har været tilfreds med Borgerrådgiverens tilbagemeldinger og videndeling for til stadighed at kunne forbedre tilrettelæggelsen og behandlingen af sagerne. Forvaltningen er endvidere opmærksom på betydningen af kommunikationen i de enkelte sager, herunder at formidlingen af beslutninger og budskaber til borgere skal ske i overensstemmelse med kommunens kommunikations- og designpolitik og værdigrundlag.

 

Herudover skal det bemærkes, at Borgerrepræsentationen på sit møde den 14. juni 2006 pålagde kommunens forvaltninger under ledelse af Økonomiforvaltningen at gennemgå kritikpunkter og anbefalinger i Borgerrådgiverens beretning 2005, herunder spørgsmålet om uensartet sagsbehandlingspraksis og retssikkerhed med henblik på, at der udarbejdes en samlet handlingsplan med forslag til konkre t opfølgning på beretningen og beskrivelse af initiativer, som allerede måtte være iværksat i denne anledning. Handlingsplanen vil blive forelagt for Økonomiudvalget senest den 1. november 2006 med henblik på efterfølgende høring af de stående udvalg inden udgangen af 2006. På baggrund af høringssvarene vil Økonomiforvaltningen udarbejde en indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med henblik på endelig behandling af planen primo 2007.

 

Som følge heraf og som følge af at det påklagede antal sager på Børne- og Ungdomsforvaltningens område blot udgør 1 procent af samtlige påklagede forhold siden 1. januar 2006, finder forvaltningen ikke, at der er behov for yderligere tiltag end de beskrevne.

 

 

Økonomi

Ingen bemærkninger.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

Ingen bemærkninger.

 

 

BILAG VEDLAGT

·        Bilag 1: Beslutningsprotokol fra Borgerrepræsentationens møde den 14. juni 2006 vedr. Borgerrådgiverens beretning 2005

• Bilag 2:  Link: Borgerrådgiverens beretning 2005 (fremsendt tidligere til Borgerrepræsentationens møde den 14. juni 2006)

 

 

                                            Else Sommer                 

 

                                                                                       Elizabeth Bonde