Årsregnskab 2009, henvendelse fra Statsforvaltningen Hovedstaden

Udvalget skal tage stilling til besvarelsen af Statsforvaltningens bemærkninger til årsregnskabet for 2009 for Børne- og Ungdomsudvalget. 

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender forslag til bemærkninger til henvendelsen fra Statsforvaltningen Hovedstaden

Børne- og Ungdomsudvalget behandlede på møde den 1. september 2010 årsregnskabet for 2009. Herefter behandlede Borgerrepræsentationen Københavns Kommunes samlede revisionsberetning 2009 på møde den 16. december 2010. Beretningen sendes herefter til Statsforvaltningen Hovedstaden, der som tilsynsmyndighed skal have regnskabet til gennemsyn. Typisk udtaler tilsynsmyndigheden sig omkring formaliteter, som ikke er overholdt. Statsforvaltningen Hovedstaden har den 16. marts 2011 fremsendt brev vedrørendeKøbenhavns Kommunes årsregnskab for 2009, som blev behandlet på møde i Økonomiudvalget den 5. april 2011.

For at sikre, at kommunen afgiver én samlet besvarelse til Statsforvaltningen Hovedstaden, skal de omhandlende udvalg afgive deres bemærkninger, som samles af Økonomiudvalget. Der er 2 bemærkninger, som vedrører Børne- og Ungdomsudvalgets område.
 
Det skal pointeres, at bemærkningerne for Børne- og Ungdomsudvalgets vedkommende udelukkende af teknisk karakter og de vil derfor ikke have nogle direkte konsekvenser.

Det fremgår af Statsforvaltningens henvendelse, at Børne- og Ungdomsudvalget i 2009 havde et merforbrug uden, der var søgt om tillægsbevilling i Borgerrepræsentationen. Det skal bemærkes, at udvalget ved 3. regnskabsprognose 2009 forventede balance i årsregnskabet, hvorfor der ikke i den forbindelse blev ansøgt om tillægsbevilling i Borgerrepræsentationen. I forbindelse med årsafslutningen af 2009, hvor merforbruget var en realitet, blev det samlede merforbrug overført til 2010. I 2010 blev merforbruget delvist dækket af midler, som i 2010 blev tildelt ved en efterbevilling og den resterende del blev fundet inden for egen ramme i Børne- og Ungdomsudvalget. 

Fremadrettet vil forvaltningen efterleve de gældende retningslinjer og i givet fald ansøge om tillægsbevilling, hvis der forventes en overskridelse af de bevilligede budgetrammer. Forvaltningen har en budgetindstruks, som er udsendt til alle centrale og decentrale enheder. Instruksen beskriver, hvorledes roller og ansvar er fordelt, ligesom der er beskrevet Københavns kommunes bevillingsregler, bl.a. omkring tillægsbevillinger. Derudover er der i Børne- og Ungdomsforvaltningen vedtaget en politik om ledelsesansvar og økonomistyring, der fastlægger rammerne for tjenstlige konsekvenser overfor ledere, som ikke overholder deres budgetter. Dette kombineret med nye tiltag i Børne- og Ungdomsforvaltningen i forhold til økonomisk ledelsesinformation, som er er iværksat for at styrke økonomistyringen, giver forvaltningen en forventning om, at fremtidige merforbrug i den størrelsesorden, der har været tidligere, undgås, ligesom merforbrug ikke kan være ubevilget.

Statsforvaltningens kommenterer svagheder i forretningsgange og interne kontroller på lønområdet i Børne- og Ungdomsforvaltningen, hvor Statsforvaltningen ikke finder, at det klart fremgår, om der er tale om en fyldestgørende og dækkende opfølgning på revisionens bemærkning om, at svaghederne skyldes manglende eller utilstrækkelig dokumentation for gennemførte kontroller.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har i slutningen af 2010 udarbejdet en ny forretningsgang for lønområdet, som er udsendt via forvaltningens normale distributionsmedie "Ugepakken" og den er tilsvarende at finde på Opgaveportalen på KKnet. Ugepakken er forvaltningens informations og opgavedistribution, der en gang ugentligt sendes til samtlige decentrale enheder i forvaltningen. Ugepakken indeholder informationer om nye tiltag, forretningsgange og lignende samt opgaver som skal løses i den kommende tid.  Ligeledes er de 3 kontroller, som skal gennemføres lokalt, blevet beskrevet på Opgaveportalen. Opgaveportalen er et elektronisk webbaseret opslagsværk, hvor de udførende enheder kan finde trin for trin vejledninger til tilbagevendende opgaver. Under forvaltningens servicebesøg i de decentrale enheder vil det fremover desuden blive kontrolleret, om der sker en kontrol lokalt, som foreskrevet i forretningsgangen for lønområdet. I forbindelse med servicebesøg udarbejdes der efterfølgende en rapport som dokumentation over besøget og der følges op på enhedens evt. manglende kontroller. 

-

Udvalgets beslutning skal videresendes til Økonomiudvalget til en samlet besvarelse for Københavns kommune. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen vil henholdsvis den 31. maj og 15. juni 2011 få forelagt en samlet indstilling, der adresserer Statsforvaltningen Hovedstadens bemærkninger til årsregnskabet for 2009. Efter Borgerrepræsentationens godkendelse sendes én samlet besvarelse til Statsforvaltningen Hovedstaden.


                                    Else Sommer                 
                                                                                         /Sti Andreas Garde 

Indstillingen blev godkendt.