B-sag: Risikobaseret ledelsestilsyn 2017

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget:

1. at Børne- og Ungdomsudvalget tager revisionsrapport om Risikobaseret Ledelsestilsyn 2017 samt tilhørende handleplan til efterretning.

Problemstilling

Det øgede fokus på dokumentation af forretningsgange og kontrolopgaver, som både udspringer af kommunens eget fokus på sikring af et såkaldt betryggende kontrolmiljø og af eksterne krav fra bl.a. EU-dataforordning, gør, at forvaltningen skal prioritere ressourcer administrativt og ledelsesmæssigt til disse opgaver. Dette både centralt, men også decentralt, hvor ledere vil opleve skrappere krav om efterlevelse af forretningsgange samt øgede dokumentationsopgaver. Som følge af tiltagene i handleplanen i revisionsrapport om Risikobaseret Ledelsestilsyn 2017 for BUF vil forretningsgange i Ungdomsskolen, Billedskolen og Musikskolen skulle tilpasses med forventeligt nye ledelsestilsynsopgaver med skærpede dokumentations- og vedligeholdelseskrav.

Baggrund

Økonomiudvalget vedtog i 2016 at anmode revisionen om fremover i forbindelse med årsregnskabet proaktivt at rapportere til Økonomiudvalget om, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende. Intern Revision har nu for andet år udarbejdet en revisionsrapport om forvaltningernes ledelsestilsyn. BUF får bl.a. kritiske bemærkninger for ikke at være nået i mål med egen handleplan for 2017. Konkret udestår

• implementering af delegationsskrivelser, der skal sikre tydelig ansvarsplacering for processer og kontroller
• dokumentation af BUF-specifikke forretningsgange samt implementering/revision af kontroller og tilsyn
• implementering af en årlig gennemgang og opdatering af delegationsbeskrivelser samt forretningsgangsdokumentation.

Løsning

Forvaltningen har i dialog med Intern Revision udarbejdet en handleplan for 2018, som skal sikre, at dokumentation af forretningsgange for it-systemer, der anvendes til ud-/indbetalinger færdiggøres i 2018, samt at delegationsskrivelser udrulles i organisationen. Herefter igangsættes og færdiggøres dokumentation af forretningsgange planlagt i samarbejde med Intern Revision.

Økonomi

Arbejdet med delegationsskrivelser og forretningsgangsdokumentation afholdes inden for de eksisterende økonomiske rammer.

Videre proces

Efter Børne- og Ungdomsudvalgets behandling af sagen forelægges Økonomiudvalget og revisionsudvalget revisionsrapporten.

Tobias Børner Stax                                /                      Sti Andreas Garde