Opfølgning på Fremtidsseminar 22. februar 2015

Lokaludvalget skal drøfte og vedtage den videre proces for lokaludvalgets projektaktiviteter og opdatering af hjemmesiden, på baggrund af anbefalinger fra fremtidsseminaret.

Formanden for Amager Vest Lokaludvalg indstiller,
1) at lokaludvalget drøfter og vedtager den videre proces for lokaludvalgets projektaktiviteter og opdatering af hjemmesiden.

Den 22. februar 2015 afholdt lokaludvalget fremtidsseminar i det Maritime Ungdomshus ved Amager Strand. Formålet med fremtidsseminaret var dels at blive inspireret i arbejdet med frivillige og frivillighed, samt at gennemgå udvalgets egne projekter og initiativer. Endelig var formålet at drøfte om udvalget bruger sine kræfter på den rigtige måde.

Seminaret startede med en velkomst af Ole Pedersen, formand for Amager Øst Lokaludvalg, bl.a. med en opfordring til et tættere samarbejde på tværs af de to bydele. Dernæst var der oplæg fra Frederik Boll fra Ingerfair, som handlede om en status på frivilligheden i Danmark, og et kig på forskellige typer af frivillige og hvad der interesserer/ engagerer den enkelte. Det sidste oplæg var en beretning fra udvalgssekretæren om sekretariatets samlede opgaver, et tilbageblik på 2014 og overvejelser over 2015.

Herefter gennemgik deltagerne i fællesskab alle bydelsplansprojekter for at gøre status, sætte eventuelle navne på, og for at vurdere, om der skal allokeres ressourcer til projektet. Derefter blev der også fremsat nye projektforslag/tema-forslag. En opsamling af denne gennemgang er vedhæftet som bilag.

Drøftelsen af anvendelsen af udvalgets tid og kræfter stod Niels Balling for. Ud fra en række spørgsmål diskuterede deltagerne udfordringer og muligheder i såvel den nuværende som i alternative organiseringer. Niels Ballings oplæg og spørgsmål, og en opsamling på deltagernes svar, er vedhæftet i bilag.   

Kort opsummeret var der blandt deltagerne på fremtidsseminaret interesse i at arbejde mere projektorienteret, og interesse for at arbejde mere organiseret med projekterne via årsplaner. Der var ikke enighed om på hvilken måde organiseringen af udvalgets kræfter eventuelt skulle laves om for at frigive flere kræfter til projekterne, eller om der skulle laves noget om. Der er  derfor ikke nogen anbefalinger til dette punkt. 
Mht. kommunikation om lokaludvalget og bydelspuljen var der enighed om at bruge hjemmesiden mere, fx til at instruere bedre om at søge puljemidler.  

På baggrund af drøftelserne under fremtidsseminaret anbefales følgende proces for lokaludvalgets projektaktiviteter og information på hjemmesiden:
 
- Arbejdsgrupper/tovholdere/deltagere får listen over projekter til gennemsyn.

- Hvis arbejdsgrupper/tovholdere/deltagere ønsker at igangsætte aktiviteter for 2015, skal der udfyldes en projektskabelon senest 1. juni. På juni-mødet beslutter lokaludvalget, hvis relevant, en efterårsplan for 2015. Efterårsplanen tager hensyn til de aktiviteter, der er aftalt og opstår løbende. 

- Hvis arbejdsgrupper/tovholdere/deltagere ønsker at igangsætte aktiviteter for 2016, skal der udfyldes en projektskabelon senest 1. november. På november-mødet 2015 beslutter lokaludvalget en årsplan for 2016. Årsplanen tager hensyn til de aktiviteter, der opstår løbende.

- Det er tovholderen/arbejdsgruppen for projektet, der har ansvar for at der udarbejdes en projektbeskrivelse. Er der behov for sekretariatsressourcer i et projekt, aftales dette med sekretariatet, og skrives ind i projektskabelonen.

-Ved siden af denne proces, skal LU-medlemmer indsende en lille tekst om sig selv til brug for mere uddybende info om lokaleudvalgets medlemmer til hjemmesiden. Sekretariatet sender en mail ud om dette. Indsamlingen skal være klar i juni 2015. 

-Sekretariatet har i 2015 fokus på at opdatere hjemmesidens udseende, at informere mere om lokaludvalgets medlemmer på siden, samt gøre informationen om ansøgning til bydelspuljen bedre.

Udvalget vedtog uden ændringer at følge den proces beskrevet under løsninger ifm. udvalgets projekter og informationen på udvalgets hjemmeside. Sekretariatet udarbejder et projektskema til anvendelse ifm. lokaludvalgets egne projekter og initiativer allerede fra foråret 2015. Projektskemaet skal desuden fungere som redskab til at kunne prioritere sekretariatets ressourcer.