Orientering om oprettelse af digitalt puljeansøgningsskema

Formanden for Amager Vest Lokaludvalg indstiller,

1. at lokaludvalget tager orienteringen til efterretning.

Med vedtagelsen af Koncept for Lokaludvalg (BR-15-06-2011) besluttedes det at indføre en digital løsning til ansøgninger til lokaludvalgenes puljemidler. 

Indførelsen af et digitalt system til administration af lokaludvalgenes puljemidler forventes at kunne lette sagsgangene omkring ansøgningsproceduren samt ligeledes den politiske behandling af ansøgningerne. Dette vil kunne frigøre ressourcer i sekretariaterne. Samtidigt vil det ensrette procedurer på tværs af lokaludvalg, minimere fejl, højne den juridiske kvalitet i sagsbehandlingen og gøre det mere gennemskueligt for ansøgere at søge om støtte fra lokaludvalgene.

Blandt fordelene kan nævnes:

• Det vil ikke længere være muligt at indsende et regnskab, der adskiller sig fra det indsendte budget. Lokaludvalgets sekretariat bruger pt meget tid på at indhente supplerende oplysninger om de indsendte regnskaber.
• Der vil med det nye ansøgningsskema være en langt grundigere vejledning til ansøgerne end i dag.
• Det nye ansøgningsskema vil indeholde langt flere og mere sammenlignelige oplysninger end det nuværende ansøgningsskema. Dette vil lette lokaludvalgets sagsbehandling betydeligt.
• Ansøgere får automatisk påmindelser, når regnskabsfristen nærmer sig. Dette vil spare meget tid for sekretariatet. 

Systemet skal afprøves frem til sommerferien, hvorefter det evalueres og rettes, hvor det måtte være nødvendigt. Systemet vil efter den nuværende tidsplan være fuldt implementeret til oktober.
Det vil til enhver tid - også efter at ansøgningsskemaet er blevet implementeret - være muligt at kontakte lokaludvalgets sekretariat for hjælp til at udfylde skemaet.

Der vil fra lokaludvalgets hjemmeside www.avlu.dk være link direkte til det nye ansøgningsskema.
Lokaludvalgets nuværende støttekriterier og retningslinjer vil naturligvis stadig gælde.

Der er vedlagt en foreløbig gennemgang af de skridt, man som ansøger skal gennemgå for at benytte det nye ansøgningsskema.

Engangsudgiften til systemudvikling af det nye ansøgningsskema, samt uddannelse af relevante medarbejdere, forventes i alt at være på ca. 127.000 kr. ex. moms.
Udgifterne hertil afholdes dels af Center for Sikker Bys driftsbudget og dels af lokaludvalgenes sekretariatsbudgetter, således at 50 % dækkes af Sikker By-rammen og de resterende 50 % dækkes ligeligt af de ti lokaludvalgssekretariater.
Det svarer til 6.350 kr. per sekretariat for etableringen.
De årlige driftsudgifter afholdes ligeledes inden for Centrets – herunder lokaludvalgenes – eksisterende ramme til sekretariatsbetjening.