Opstramning af praksis for udbetaling af støtte fra bydelspuljen

Lokaludvalget skal tage stilling til et forslag om at ændre praksis for udbetaling af støtte fra bydelspuljen.

Formanden for Amager Vest Lokaludvalg indstiller,

1. at udvalget drøfter og tager stilling til forslaget om at ændre praksis for udbetaling af støtte fra bydelspuljen.

Amager Vest Lokaludvalg uddeler hvert år støtte via lokaludvalgets bydelspulje. I 2012 modtog 69 ansøgere støtte fra bydelspuljen, og i 2011 var antallet af støttede projekter 61.

For at få støtten udbetalt skal sekretariatet modtage og godkende et endeligt regnskab for det pågældende projekt.
Støttemodtagerne får efter det lokaludvalgsmøde, hvor støtten er blevet tildelt, et tilsagnsbrev, der oplyser om de krav, lokaludvalget stiller i forbindelse med aflæggelse af regnskabet. 
I tilsagnsbrevet er der bl.a. angivet en regnskabsfrist, som er sat til ca. seks uger efter projektets afslutning (korrigeret for sommerferie). Hvis støttemodtageren ved regnskabsfristens udløb ikke har indsendt regnskabet, sender sekretariatet en rykkermail. I mange tilfælde kontakter ansøger sekretariatet og beder om udsættelse af regnskabsfristen. Som hovedregel sætter sekretariatet herefter en ny ansøgningsfrist.

Baseret på de seneste års erfaringer er der hvert år mellem 10-15 støttemodtagere, som ikke indsender regnskaber rettidigt, selv efter de er blevet gjort opmærksomme på regnskabsfristens udløb. Lokaludvalgets bevilling af puljemidler er et-årig, og det vil således ikke være muligt at udbetale støtte til det pågældende projekt efter regnskabsårets udløb. 

Sekretariatet har på nuværende tidspunkt ikke en tydelig instruks fra lokaludvalget om at meddele ansøger, at støtten bortfalder ved fortsat overskridelse af regnskabsfrister. Dette betyder, at sekretariatet bruger meget tid på at være i kontakt med ansøgerne for at sikre, at der bliver indsendt regnskab inden regnskabsårets udløb.
Så længe der er en god dialog mellem ansøger og sekretariatet vedr. regnskabsaflæggelsen, er dette ikke et problem i forhold til lokaludvalgets muligheder for effektiv styring af dets puljemidler.

I de tilfælde, hvor det støttede projekt helt bliver aflyst eller væsentligt billigere at gennemføre end budgetteret, tilbageføres de uforbrugte midler til lokaludvalgets disposition. Der er i 2012 samt i de foregående år flere eksempler på, at sekretariatet først sent på regnskabsåret har modtaget besked om, at et støttet projekt ikke skal have det fulde støttebeløb udbetalt, eller at projektet helt er blevet aflyst. Herudover er der i 2012 flere ansøgere, som ikke har svaret på sekretariatets regnskabsrykkere. Her har sekretariatet ikke haft tydelig hjemmel til at afslutte projektet og tilbageføre midlerne til bydelspuljen.

Dette har betydet, at lokaludvalget i 2012 reelt ikke kunne nå at anvende de uforbrugte midler til andre netværksskabende aktiviteter i bydelen.
Ved at stramme op på praksis for udbetaling af støtte fra bydelspuljen vil lokaludvalget have bedre muligheder for at styre forbruget af dets puljemidler.
Herudover er det en relativ stor arbejdsopgave for sekretariatet at være i løbende kontakt med alle ansøgere, der enten har regnskabsfrist sidst på året eller blot overskrider den fastsatte regnskabsfrist.

Det foreslås, at lokaludvalget vedtager følgende praksis for udbetaling af støtte fra bydelspuljen:

• Sekretariatet angiver en regnskabsfrist ca. seks uger efter det pågældende projekts afslutning.
• Hvis sekretariatet ved regnskabsfristens udløb ikke har hørt fra ansøger, sender sekretariatet en 1. rykker for regnskabet. Heri angives en ny regnskabsfrist på to uger (gældende fra dato for udsendelse af 1. rykker).
• Hvis sekretariatet efter den i 1. rykker angivne regnskabsfrist stadig ikke har modtaget et regnskab, sendes en 2. rykker med angivelse af en fornyet regnskabsfrist på én uge (gældende fra dato for udsendelse af 2. rykker). Herudover gøres der tydeligt opmærksom på, at hvis denne frist ikke overholdes, vil støtten fra lokaludvalgets bydelspulje bortfalde.
• Hvis ansøger efter udløbet af 2. rykkers regnskabsfrist ikke har indsendt regnskab, vil støttebeløbet blive tilbageført til bydelspuljen.

Det vil stadig til enhver tid være muligt for ansøger at bede om udsættelse af regnskabsfristen, og hvis der ikke er uopsættelige grunde (f.eks. regnskabsårets kommende afslutning) til at afvise en sådan anmodning, vil den blive imødekommet.

Ved projekter, der først afsluttes i december i det pågældende regnskabsår, og hvor regnskabsfristen følgelig ligger i starten af det kommende år (regnskabsmæssigt den 13. måned), vil det ofte ikke være muligt at sende flere rykkere, da lokaludvalgets bevilling af puljemidler er et-årig. For ansøgninger med regnskabsfrist meget sent på regnskabsåret er det en risiko, at lokaludvalget ikke kan nå at anvende hidtil disponerede midler.